Ang iyong Desk Calendar ba ay nakakalat sa iyong espasyo? Ayusin Ito

Makakatulong sa akin ang isang desk calendar na masubaybayan ang mga pagpupulong, mga deadline, at mga personal na gawain. Maaari rin itong maging isa pang pinagmumulan ng kalat kapag ang mga maluwag na tala, lumang pahina, panulat, at mga paalala ay nakolekta sa paligid nito. Nakita kong nangyari ito sa maliliit na opisina at mga workspace sa bahay. Ang isang kalendaryo ay nagsisimula sa isang malinaw na layunin. Pagkalipas ng ilang linggo, natatakpan ito ng mga malagkit na tala, naka-cross-out na appointment, at mga paalala na hindi na kapaki-pakinabang. Pakiramdam ng mesa ay masikip, at ang paghahanap ng isang mahalagang petsa ay nangangailangan ng higit na pagsisikap kaysa sa nararapat. Ang isang simpleng sistema ay maaaring gawing mas madaling gamitin ang kalendaryo nang hindi inaalis ang impormasyong kailangan ko. ### Panatilihin ang isang trabaho para sa desk calendar Ginagamit ko ang aking desk calendar para sa mga petsa na nangangailangan ng isang mabilis na visual na paalala: - Mga Pagpupulong - Mga deadline ng proyekto - Mga Appointment - Paglalakbay sa trabaho - Mga kaganapan sa pamilya - Mga maikling tala na naka-link sa isang partikular na petsa Hindi ko ito ginagamit bilang isang buong listahan ng gawain. Ang mahahabang tagubilin, listahan ng pamimili, at mga detalyadong plano ng proyekto ay nabibilang sa isang notebook o digital app. Kapag ang bawat uri ng impormasyon ay napupunta sa parehong kalendaryo, nagiging mahirap basahin ang pahina. Ang isang malinaw na kalendaryo ng desk ay dapat sumagot sa isang tanong: "Ano ang nangyayari sa petsang ito?" ### Alisin ang impormasyong nag-expire na Ang mga lumang tala ay kadalasang gumagawa ng karamihan sa visual na gulo. Sinusuri ko ang kalendaryo sa katapusan ng bawat linggo at nag-aalis ng mga paalala na hindi na nangangailangan ng pansin. Tinatanong ko ang aking sarili: - Kapaki-pakinabang pa ba ang petsang ito? - Kailangan ba ng gawaing ito ng isa pang paalala? - Maaari ko bang ilipat ang impormasyong ito sa isang listahan ng proyekto? - Kailangan ba ng ibang tao na kumilos dito? Ang natapos na appointment ay hindi kailangang manatiling nakikita. Ang isang naantalang gawain ay maaaring mangailangan ng bagong petsa sa halip na ilang mga naka-cross-out na tala. Ang maliit na ugali na ito ay nagpapanatili sa kalendaryo na nababasa. ### Gumamit ng isang simpleng sistema ng pagmamarka Ang masyadong maraming kulay ay maaaring magmukhang abala sa isang desk calendar. Mas gusto ko ang isang maliit na hanay ng mga marka na mabilis kong naiintindihan. Halimbawa: - Asul para sa mga pulong sa trabaho - Berde para sa mga personal na plano - Pula para sa mga huling araw - Isang maliit na tuldok para sa mga gawaing nangangailangan ng aksyon Gumagamit ako ng isang panulat o ilang pare-parehong kulay sa halip na ibang kulay para sa bawat uri ng kaganapan. Ang layunin ay mabilis na pagbabasa, hindi dekorasyon. Kung kailangan ko ng tala sa tabi ng isang petsa, pinaikli ko ito. Ang "Magpadala ng draft" ay mas madaling i-scan kaysa sa isang buong pangungusap tungkol sa proyekto. ### Magbigay ng mga maluwag na tala sa isang hiwalay na lugar Ang mga sticky notes ay kapaki-pakinabang, ngunit nagiging kalat ang mga ito kapag tinakpan nila ang kalendaryo o kumalat sa desk. Nagtabi ako ng isang maliit na lugar ng tala sa tabi ng kalendaryo. Maaari itong maging isang notepad, isang clipboard, o isang solong seksyon ng isang tagaplano. Ang bawat tala ay dapat na may isa sa tatlong mga aksyon: - Gawin - Iskedyul - Alisin Ang isang tala na nagsasabing "Tumawag sa supplier" ay nangangailangan ng isang petsa o isang malinaw na susunod na hakbang. Ang isang tala na walang aksyon ay madalas na nananatili sa desk nang mas matagal kaysa kinakailangan. Gumagana rin ang panuntunang ito para sa isang opisina sa bahay. Kung ang isang paalala ay nauugnay sa isang bayarin, kaganapan sa paaralan, o pagbisita sa pagkumpuni, inilalagay ko lamang ito sa kalendaryo kapag mahalaga ang petsa. ### Limitahan ang mga item sa paligid ng kalendaryo Ang kalendaryo ay nangangailangan ng walang laman na espasyo sa paligid nito. Kapag ang mga panulat, resibo, kable, at papel ay nasa tabi ng kalendaryo, pakiramdam ng buong lugar ay masikip kahit na ang kalendaryo mismo ay maayos. Ang mga gamit ko lang na ginagamit ko araw-araw ay naaabot ko. Ang mga karagdagang stationery ay ilalagay sa isang drawer o maliit na lalagyan. Ang mga resibo ay inilipat sa isang hiwalay na folder. Ang mga cable ay mananatiling magkasama sa halip na magpahinga sa buong pahina ng kalendaryo. Ang isang kapaki-pakinabang na pagsubok ay upang i-clear ang lugar at ibalik ang bawat item nang paisa-isa. Kung hindi sinusuportahan ng isang bagay ang gawaing ginagawa ko sa desk, hindi nito kailangang manatili doon. ### Itugma ang kalendaryo sa desk Ang laki at posisyon ng kalendaryo ay nakakaapekto sa kung gaano kadali itong gamitin. Maaaring harangan ng malaking kalendaryo ang isang keyboard o bawasan ang espasyo sa pagsusulat. Ang isang maliit na kalendaryo ay maaaring pilitin akong magsulat ng masyadong marami sa isang limitadong lugar. Inilalagay ko ang kalendaryo kung saan ko ito makikita nang hindi gumagalaw ang iba pang mga item. Kung nagtatrabaho ako sa tabi ng isang monitor, pinananatili ko ang kalendaryo sa loob ng maikling sulyap. Kung madalas akong sumulat sa pamamagitan ng kamay, nag-iiwan ako ng sapat na espasyo upang buksan ang mga pahina at magdagdag ng maikling tala. Dapat suportahan ng isang desk calendar ang aking routine, hindi makipagkumpitensya dito. ### Magtakda ng maikling lingguhang pag-reset Gumugugol ako ng ilang minuto sa pagtatapos ng linggo ng trabaho sa pagsuri sa kalendaryo. Inalis ko ang mga nag-expire na tala, sinusuri ang mga paparating na petsa, at inililipat ang mga mas mahabang gawain sa tamang system. Tinutulungan ako ng routine na ito na mapansin ang mga pattern. Kung lumilitaw ang parehong paalala bawat linggo, maaaring kabilang ito sa isang umuulit na listahan ng gawain. Kung mapupuno ang kalendaryo ng mga detalye ng proyekto, maaaring kailangan ko ng hiwalay na project board. Ang pinakamahusay na desk calendar system ay hindi ang may pinakamaraming label o supply. Ito ang maaari kong mapanatili sa kaunting pagsisikap. Panatilihing malinaw ang mga petsa, ilipat ang mga detalyadong gawain sa ibang lugar, at mag-iwan ng bukas na espasyo sa paligid ng kalendaryo. Ang isang malinis na kalendaryo sa desk ay ginagawang mas madaling mahanap ang susunod na appointment at mas madaling simulan ang susunod na gawain.

Ang isang masikip na desk ay maaaring gumawa ng isang simpleng gawain na mas mahirap kaysa ito. Sinasaklaw ng mga papel ang espasyo, magkakahalo ang mga kable, at ang maliliit na bagay ay nananatili sa mga lugar kung saan hindi sila kabilang. Madalas kong napapansin na ang gulo ay hindi ang tunay na problema. Ang tunay na problema ay ang walang malinaw na paraan sa pagharap dito. Kapag kailangan kong linisin nang mabilis ang aking mesa, hindi ko sinusubukang ayusin ang bawat drawer o linisin ang buong silid. Nakatuon lang ako sa ibabaw ng desk at gumamit ng maikli, simpleng proseso. 1. Alisin ang lahat sa pangunahing lugar ng trabaho Alisin ang mga tasa, notebook, papel, device, at maliliit na bagay. Ilagay ang mga ito sa sahig, malapit na upuan, o iba pang ligtas na ibabaw. Nagbibigay ito sa akin ng isang malinaw na view ng desk. Pinipigilan din ako nito mula sa paglipat ng parehong item mula sa isang sulok patungo sa isa pa. Nag-iiwan ako ng malalaking kagamitan, tulad ng monitor o desk lamp, sa lugar kung ito ay kapaki-pakinabang na doon. Ang layunin ay lumikha ng working space, hindi upang muling itayo ang buong desk. 2. Gumawa ng apat na simpleng grupo Pagbukud-bukurin ko ang mga bagay sa apat na grupo: - Itago sa mesa - Ilipat sa ibang lugar - Itapon o i-recycle - Magpasya mamaya Ang unang grupo ay dapat maglaman lamang ng mga item na madalas kong ginagamit, tulad ng keyboard, notebook, panulat, o charger. Kasama sa pangalawang pangkat ang mga bagay na kabilang sa ibang silid o drawer. Ang isang libro para sa kwarto, isang resibo para sa isang folder, at mga ekstrang baterya para sa isang storage box ay kasya rito. Kasama sa ikatlong pangkat ang walang laman na packaging, lumang mga tala, sirang panulat, at mga papel na wala nang layunin. Sinusuri ko ang personal na impormasyon bago i-recycle ang mga dokumento. Tinutulungan ako ng huling grupo na maiwasan ang makaalis. Kung hindi ako makapagdesisyon nang mabilis, inilalagay ko ang item doon at magpatuloy. Ang pangkat na "magpasya mamaya" ay mas kapaki-pakinabang kaysa sa pagpapahinto sa buong gawain sa isang lumang cable. 3. Panatilihin lamang ang mga pang-araw-araw na tool sa malapit Tinatanong ko ang aking sarili ng isang tanong: "Gagamitin ko ba ito sa panahon ng isang normal na sesyon ng trabaho?" Kung ang sagot ay hindi, ang item ay hindi kailangang manatili sa pangunahing lugar ng trabaho. Halimbawa, maaari akong magtago ng isang kuwaderno at dalawang panulat sa mesa. Ang mga karagdagang notebook ay maaaring mapunta sa isang drawer. Maaari kong ilagay sa malapit ang charger para sa aking kasalukuyang laptop habang inililipat ang mga hindi nagamit na cable sa isang kahon na may label. Ang panuntunang ito ay nagbibigay sa bawat item ng dahilan upang manatili. Ginagawa rin nitong mas madaling i-reset ang desk pagkatapos ng trabaho. 4. Bigyan ng mga maluwag na bagay ang tahanan Ang maliliit na bagay ay nagdudulot ng malaking gulo sa paningin. Gumagamit ako ng maliit na tray para sa mga susi, earbud, at USB drive. Inilalagay ko ang mga papel sa isang patayong file sa halip na iwanan ang mga ito sa magkahiwalay na mga tambak. Gumagamit ako ng isang cable box sa halip na ilang maluwag na bundle. Ang imbakan ay hindi kailangang magastos. Ang isang malinis na kahon, isang mug para sa mga panulat, o isang folder ay maaaring gumana nang maayos. Ang pinakamahusay na solusyon ay ang isa na patuloy kong gagamitin nang walang labis na pagsisikap. 5. Kontrolin ang mga kable Dahil sa mga maluwag na kable, ang malinis na mesa ay mukhang hindi malinis muli. Tinatanggal ko sa pagkakasaksak ang mga charger na hindi ko na ginagamit at pinapangkat ang natitirang mga cable ayon sa layunin. Ang isang cable ay maaaring manatiling konektado sa laptop. Ang iba ay maaaring lagyan ng label ng maliliit na tag, gaya ng "telepono," "monitor," o "backup." Itinatago ko ang sobrang haba sa likod ng desk na may reusable tie. Iniiwasan kong itulak ang bawat cable sa labas ng paningin. Kung kailangan kong maabot ang isang cable nang madalas, dapat itong manatiling madaling ma-access. 6. Linisin ang walang laman na ibabaw Kapag malinaw na ang desk, pinupunasan ko ang ibabaw gamit ang angkop na tela. Nililinis ko ang paligid ng keyboard, mouse, monitor stand, at mga gilid ng desk. Tiningnan ko din ang espasyo sa ilalim ng desk. Ang ilang minutong paglilinis doon ay mapipigilan ang alikabok at mga nawawalang bagay mula sa muling pagtatayo. Ang mga elektroniko ay dapat linisin ayon sa mga tagubilin sa pangangalaga ng gumagawa. Hindi ako nag-spray ng likido nang direkta sa isang screen o keyboard. 7. Ibalik ang mas kaunting mga item Ibinabalik ko lamang ang mga tool na sumusuporta sa aking kasalukuyang gawain. Ang isang karaniwang setup para sa akin ay isang laptop o monitor, keyboard, mouse, notebook, at isang panulat. Ang isang taong gumuhit ay maaaring mangailangan ng isang sketchbook at isang maliit na hanay ng mga tool. Maaaring kailanganin ng isang nag-aaral ang isang book stand at isang folder. Ang isang malinaw na mesa ay hindi kailangang magmukhang walang laman. Kailangan itong tumugma sa gawaing nagaganap doon. Minsan ay may tatlong notebook ako sa tabi ng keyboard ko dahil naisip ko na baka kailanganin ko ito. After a week, napansin kong isa lang ang ginamit ko. Ang paglipat ng dalawa pa sa isang drawer ay naging mas madaling gamitin ang desk nang hindi binabago ang aking gawain. 8. Lumikha ng simpleng ugali sa pag-reset Sa pagtatapos ng sesyon ng trabaho, ibinabalik ko ang bawat item sa nakatalagang lugar nito. Isinasara ko ang mga notebook, nag-aalis ng mga tasa, naglalagay ng mga papel sa file, at nagsusuri ng maliliit na bagay. Ang ugali na ito ay nangangailangan ng mas kaunting pagsisikap kaysa sa pagharap sa isang malaking tumpok mamaya. Sinusubukan ko ring simulan ang bawat panahon ng trabaho na may isang bukas na lugar sa harap ko. Ang maliit na espasyong iyon ay tumutulong sa akin na magsimula nang hindi naghahanap ng silid. Ang isang malinaw na mesa ay hindi isang senyales na ang bawat bahagi ng buhay ay organisado. Isa itong praktikal na setup na nagpapababa ng maliliit na distractions. Kapag nag-alis ako ng mga item nang walang layunin, pangkatin kung ano ang natitira, at bigyan ang bawat tool ng bahay, ang desk ay nagiging mas madaling gamitin at mas madaling mapanatili. Ang pinakamahusay na paraan ng paglilinis ng desk ay isa na umaangkop sa aking pang-araw-araw na gawain. Hindi ko na kailangan ng higit pang mga lalagyan kung mayroon na akong masyadong maraming mga bagay. Kailangan ko ng mas kaunting item, malinaw na lugar, at simpleng pag-reset na maaari kong ulitin.

Akala ko noon, kailangang isama ng isang magandang plano ang bawat gawain, deadline, tala, at ideya. Ang aking kalendaryo ay naging masikip, ang aking listahan ng gawain ay patuloy na lumalaki, at hindi ko pa rin nakalimutan ang gawaing pinakamahalaga. Ang problema ay hindi kakulangan ng pagsisikap. Walang malinaw na hugis ang plano. Ang isang kapaki-pakinabang na plano ay dapat makatulong sa akin na magpasya kung ano ang nararapat pansin, kung ano ang maaaring maghintay, at kung ano ang hindi kabilang sa aking listahan. Pinapanatili kong simple ang proseso upang magamit ko ito sa isang abalang araw ng trabaho, hindi lamang sa isang tahimik na sesyon ng pagpaplano. Nagsisimula ako sa isang malinaw na resulta. Sa halip na magsulat ng "trabaho sa website," sumulat ako ng "i-publish ang bagong pahina ng serbisyo." Ang pangalawang bersyon ay nagbibigay sa akin ng isang bagay na maaari kong suriin. Tinutulungan din ako nitong makita ang mga hakbang na sumusuporta sa resulta: - Ipunin ang mga detalye ng pahina - Isulat ang unang draft - Suriin ang mga salita - Magdagdag ng mga larawan at link - I-publish ang pahina Ang maliit na pagbabagong ito ay nag-aalis ng maraming kalituhan. Ang isang malawak na gawain ay maaaring manatili sa isang listahan ng mga linggo. Ang isang malinaw na resulta ay nagpapakita sa akin kung ano ang hitsura ng pag-unlad. Pagkatapos ay pumili ako ng isang maikling listahan ng mga priyoridad. Para sa isang normal na araw ng trabaho, maaari akong pumili ng tatlong pangunahing gawain: - Kumpletuhin ang panukala ng customer - Suriin ang quote ng supplier - Maghanda ng mga tala para sa pulong ng pangkat Ang iba pang mga gawain ay maaaring manatiling nakikita nang hindi nakikipagkumpitensya para sa aking atensyon. Maaari ko silang itago sa isang hiwalay na listahan na tinatawag na "Mamaya." Pinipigilan nito ang mga kapaki-pakinabang na ideya mula sa pagkuha sa gawain ngayon. Ang isang plano ay nangangailangan din ng espasyo para sa mga gawaing lumilitaw nang walang babala. Iniiwan kong bukas ang isang maliit na bahagi ng aking araw para sa mga tanong ng customer, mga pagbabago mula sa isang kasamahan, o isang problema na nangangailangan ng mabilis na sagot. Ang isang iskedyul na nakaimpake mula umaga hanggang gabi ay mukhang produktibo, ngunit hindi ito nag-iiwan ng puwang para sa normal na aktibidad ng negosyo. Hinahati ko ang malalaking gawain sa mga aksyon na hindi gaanong pagsisikap para magsimula. Ang "Maghanda ng ulat" ay mabigat sa pakiramdam. Ang "Buksan ang mga numero ng nakaraang buwan" ay pakiramdam na mapapamahalaan. Kapag binuksan ko ang file, ang susunod na aksyon ay nagiging mas madaling makita. Tinutulungan ako ng paraang ito na makalampas sa pagkaantala na kadalasang kasama ng hindi malinaw na trabaho. Kapag nagpaplano ako ng proyekto, gumagamit ako ng apat na simpleng tanong: 1. Anong resulta ang kailangan ko? 2. Anong aksyon ang maaari kong gawin sa susunod? 3. Anong impormasyon o tao ang kailangan ko? 4. Ano ang maaaring makapagpabagal sa gawain? Kumuha ng isang maliit na online na tindahan na naghahanda ng isang update ng produkto. Maaaring kailanganin ng may-ari ang mga bagong larawan, mga detalye ng produkto, impormasyon ng stock, at petsa ng paghahatid. Ang isang maluwag na tala na nagsasabing "produkto sa paglulunsad" ay hindi nagpapakita ng gawaing kasangkot. Maaaring ganito ang hitsura ng isang praktikal na plano: - Kumpirmahin ang pangalan at presyo ng produkto - Tanungin ang supplier para sa mga detalye ng stock - Kumuha o humiling ng mga larawan ng produkto - Isulat ang paglalarawan ng produkto - Suriin ang impormasyon sa pagpapadala - I-publish ang pahina ng produkto - Suriin ang pahina sa isang telepono Malinaw ang plano nang hindi nagiging mahabang dokumento. Ang bawat gawain ay may dahilan, at makikita ng may-ari kung ano ang kulang pa. Sinusuri ko ang aking plano sa pagtatapos ng araw, ngunit hindi ko muling isinulat ang lahat. Sinusuri ko ang tatlong puntos: - Ano ang natapos ko? - Ano ang nangangailangan ng bagong panahon o ibang tao? - Ano ang hindi na sumusuporta sa pangunahing resulta? Maaaring magmukhang kapaki-pakinabang ang isang gawain sa Lunes at maging hindi na kailangan pagdating ng Huwebes. Ang pag-alis nito ay hindi kabiguan. Ito ay bahagi ng pagpapanatiling tumpak sa plano. Iniiwasan ko ring ilagay ang bawat tala sa loob ng aking listahan ng gawain. Ang mga tala sa pagpupulong, mga ideya, mga link ng sanggunian, at mga aksyon ay nagsisilbi sa iba't ibang layunin. Kapag pinaghalo ko ang mga ito, gumugugol ako ng masyadong maraming oras sa paghahanap. Inilalagay ko ang mga aksyon sa listahan ng gawain, background na impormasyon sa mga tala, at mga ideya sa hinaharap sa isang hiwalay na espasyo. Ang aking pananaw ay simple: ang pagpaplano ay dapat mabawasan ang mga desisyon, hindi lumikha ng higit pa sa mga ito. Ang isang plano na nangangailangan ng patuloy na pagkumpuni ay maaaring naglalaman ng napakaraming detalye o hindi malinaw na mga priyoridad. Magsimula sa isang resulta, pumili ng isang maliit na hanay ng mga aksyon, mag-iwan ng puwang para sa pagbabago, at suriin kung ano pa rin ang mahalaga. Ang layunin ay hindi kontrolin ang bawat bahagi ng araw. Ang layunin ay gawing madaling makita ang susunod na kapaki-pakinabang na hakbang.

Akala ko dati, ang focus ay isang personal na kasanayan. Kung hindi ko matatapos ang isang gawain, sinisisi ko ang aking mga gawi, ang aking telepono, o ang aking kawalan ng disiplina. Sa paglipas ng panahon, napansin ko ang ibang problema: ang aking espasyo ay humihingi ng atensyon mula sa bawat direksyon. Ang mga bukas na tab, mga alerto sa mensahe, mga papel sa desk, ingay sa background, at isang mahabang listahan ng gawain ay maaaring hatiin ang isip bago magsimula ang trabaho. Kapag gumawa ako ng puwang sa aking sarili, ang nakatutok na trabaho ay nagiging mas madaling simulan at mas madaling mapanatili. ## Magsimula sa isang malinaw na gawain Ang malabong plano ay lumilikha ng ingay sa pag-iisip. Ang "Trabaho sa proyekto" ay masyadong malawak. Maaari akong umupo sa aking mesa, suriin ang email, maghanap ng impormasyon, mag-edit ng file, at hindi pa rin sigurado sa kung ano ang aking nakamit. Sa halip ay isinusulat ko ang susunod na kapaki-pakinabang na aksyon: - I-draft ang pambungad na talata - Suriin ang tatlong tugon ng customer - Lumikha ng istraktura ng talahanayan - Basahin ang mga pahina 20 hanggang 30 - Ihanda ang mga tala sa pagpupulong Ang isang malinaw na aksyon ay nagbibigay sa aking pansin ng isang lugar upang makarating. Ginagawa rin nitong mas madaling makita ang pag-unlad. ## Alisin ang mga nakikitang distractions Hindi kailangang walang laman ang aking desk. Kailangan nitong suportahan ang gawain sa harap ko. Bago ako magsimula, itinatago ko lamang ang mga bagay na inaasahan kong gagamitin. Maaaring sapat na ang isang notebook, panulat, computer ko, at isang basong tubig. Ang ibang mga bagay ay napupunta sa isang drawer, isang bag, o ibang silid. Nakakatulong ang maliit na pagbabagong ito dahil binibigyang pansin ang visual na impormasyon, kahit na hindi ko ito planong gamitin. Ang isang tumpok ng mga resibo ay maaaring magpaalala sa akin ng mga hindi nabayarang bayarin. Ang pangalawang monitor ay maaaring mag-imbita sa akin na suriin ang mga hindi nauugnay na pahina. Ang isang telepono sa tabi ng aking keyboard ay maaaring hilahin ang aking mga mata patungo sa bawat bagong alerto. Ang isang malinaw na ibabaw ay hindi malulutas ang bawat focus na problema, ngunit binabawasan nito ang bilang ng mga pagpipilian na aking kinakaharap. ## Lumikha ng isang tahimik na digital na espasyo Ang digital na kalat ay maaaring mas mahirap mapansin kaysa sa pisikal na kalat. Isinasara ko ang mga tab na hindi sumusuporta sa aking kasalukuyang gawain. Pini-pause ko ang mga notification ng mensahe habang nasa trabaho. Inilalayo ko ang email sa pangunahing screen kapag nagsusulat ako o nag-aaral. Ang isang praktikal na paraan ay ang paggamit ng hiwalay na mga window ng browser: - Isang window para sa kasalukuyang proyekto - Isang window para sa reference na materyal - Isang window para sa mga personal na gawain Pinipigilan nito ang hindi magkakaugnay na gawain mula sa paghahalo nang magkasama. Noong gumawa ako ng ulat, iniiwan kong bukas ang email sa tabi ng dokumento. Bawat bagong mensahe ay pumukaw sa aking atensyon. Pagkatapos ilipat ang email sa isang hiwalay na window at suriin ito sa mga set point, mas kaunting oras ang ginugol ko sa paglipat sa pagitan ng mga gawain. Ang pagbabago ay hindi nangangailangan ng bagong app. Nangangailangan ito ng malinaw na hangganan. ## Bigyan ang iyong trabaho ng isang hugis ng oras Ang isang gawain na walang limitasyon sa oras ay maaaring lumawak sa buong araw. Pumili ako ng panahon ng trabaho na sa tingin ko ay posible, gaya ng 25, 40, o 60 minuto. Sa panahong iyon, nakatuon ako sa isang gawain. Kapag natapos na ang panahon, nagpapahinga ako ng maikling panahon, nag-uunat, o nagre-review kung ano ang susunod na kailangang mangyari. Ang haba ay depende sa trabaho. Maaaring kailanganin ng malalim na pagbabasa ang mas mahabang bloke. Ang isang simpleng gawain ng admin ay maaaring magkasya sa 20 minuto. Nag-iiwan din ako ng maliit na buffer sa pagitan ng mga gawain. Kung ang isang pulong ay matatapos sa 10:00 at ang susunod na gawain ay magsisimula sa 10:00, wala akong oras upang i-reset. Ang limang minutong pag-pause ay makakatulong sa akin na isara ang isang mental file bago buksan ang isa pa. ## Panatilihin ang isang listahan ng pagkuha sa malapit Madalas na lumalabas ang mga bagong kaisipan kapag sinusubukan kong mag-focus. Maaaring may naaalala akong bayarin, nag-iisip ng tanong, o nakapansin ng gawain na nangangailangan ng pansin. Kung kikilos ako sa bawat pag-iisip, mawawala ang pangunahing gawain. Kung susubukan kong alalahanin ang lahat, ang bahagi ng aking atensyon ay nananatiling abala. Nag-iingat ako ng isang simpleng listahan ng pagkuha. Sinusulat ko ang kaisipan sa ilang salita at bumalik sa aking trabaho. Mga halimbawa: - Tumugon kay Sam - Suriin ang mga oras ng tren - Mag-order ng papel ng printer - Magtanong tungkol sa invoice Ang listahan ay hindi pangalawang plano ng gawain. Ito ay isang lugar upang mag-imbak ng mga pagkaantala hanggang sa piliin kong suriin ang mga ito. ## Gawing mas madali ang pagsisimula Maraming tao ang hindi nahihirapan sa trabaho mismo. Nahihirapan sila sa unang limang minuto. Inihahanda ko ang panimulang punto bago ako huminto sa pagtatrabaho. Hinahayaan kong bukas ang dokumento sa susunod na seksyon. Naglalagay ako ng mga tala sa pananaliksik sa tabi ng draft. Sumulat ako ng isang pangungusap tungkol sa susunod na hakbang. Inaalis nito ang pangangailangang muling buuin ang konteksto sa ibang pagkakataon. Para sa pag-aaral, maaari kong markahan ang pahina kung saan ako dapat magpatuloy. Para sa ehersisyo, maaari kong ilagay ang aking mga damit malapit sa pinto. Para sa pagpaplano, maaari akong magbukas ng blangkong pahina na may nakasulat na mga pangunahing tanong. Ang maliit na paghahanda ay binabawasan ang paglaban. ## Itugma ang puwang sa uri ng pagtutok Ang iba't ibang gawain ay nangangailangan ng iba't ibang setting. Ang pagsusulat ay maaaring mangailangan ng tahimik at malinis na screen. Ang pagbabasa ay maaaring gumana nang mas mahusay sa mga naka-print na pahina. Maaaring kailanganin ng pagpaplano ang isang whiteboard o isang notebook. Maaaring mangyari minsan ang nakagawiang gawain na may mahinang tunog sa background. Binibigyang-pansin ko ang mga kondisyon na tumutulong sa akin na manatili sa bawat gawain. Hindi ko pinipilit ang bawat aktibidad sa parehong setup. Nakakatulong ang isang simpleng pagsubok: pagkatapos ng 20 minuto, tanungin kung sinusuportahan ng espasyo ang gawain o nakipagkumpitensya dito. Kung ito ay nakipagkumpitensya, baguhin ang isang kadahilanan. Ilipat ang telepono, isara ang isang tab, bawasan ang ingay, o pumili ng mas maliit na gawain. Mas madaling mabuo ang focus kapag nagpapadala ang espasyo ng isang malinaw na mensahe: ito ang ginagawa ko ngayon. ## Protektahan ang dulo ng work block Ang paghinto ay nakakatulong na magsimula ang susunod na session. Itinatala ko ang natapos ko at isinulat ang susunod na aksyon. Isinasara ko ang mga file na hindi na mahalaga. Ibinalik ko ang mga gamit sa kanilang mga lugar. Ito ay tumatagal ng ilang minuto, ngunit pinipigilan nito ang trabaho bukas na magsimula sa pagkalito. Ang isang nakatutok na espasyo ay hindi kailangang magmukhang perpekto. Kailangan nitong bawasan ang alitan, limitahan ang mga nakikipagkumpitensyang signal, at gawing nakikita ang susunod na pagkilos. Kapag lumikha ako ng silid sa paligid ng gawain, hindi ko kailangang pilitin ang atensyon bawat minuto. Ang kapaligiran ay nagdadala ng bahagi ng gawain.

Ang isang masikip na desk ay maaaring gawing mas mahirap ang isang simpleng gawain kaysa sa kailangan nito. Nakatago ang mga papel sa ilalim ng mga notebook, nakakalat ang mga cable sa lugar ng trabaho, at nawawala ang maliliit na bagay kapag kailangan ko ang mga ito. Maaari akong gumugol ng mas maraming oras sa paghahanap ng panulat kaysa sa paggamit nito. Ang isang mas malinis na mesa ay nagbibigay sa akin ng isang mas malinaw na lugar upang magtrabaho. Hindi ito nangangailangan ng malaking makeover o magastos na setup. Ang ilang maliliit na pagbabago ay maaaring gawing mas madaling gamitin ang ibabaw at mas madaling mapanatili. Sinimulan ko sa pamamagitan ng pag-alis ng lahat mula sa mesa. Nagbibigay ito sa akin ng isang malinaw na pagtingin sa espasyo. Pinagbukud-bukod ko ang bawat item sa tatlong pangkat: - Mga item na ginagamit ko araw-araw - Mga item na ginagamit ko paminsan-minsan - Ang mga item na hindi kasama sa desk Ang mga pang-araw-araw na item ay nananatiling madaling maabot. Maaaring kailanganin ng keyboard, notebook, panulat, at telepono ang isang lugar malapit sa akin. Ang mga karagdagang dokumento ay maaaring ilipat sa isang drawer o file holder. Maaaring umalis sa workspace ang mga walang laman na tasa, lumang resibo, at hindi nagamit na packaging. Ang simpleng hakbang sa pag-uuri na ito ay madalas na nagpapakita kung gaano karaming espasyo ang kinukuha ng mga bagay na bihira kong hawakan. Susunod, binibigyan ko ang bawat item ng isang nakapirming lugar. Ang isang may hawak ng panulat ay maaaring panatilihing magkasama ang mga tool sa pagsusulat. Ang isang maliit na tray ay maaaring maglaman ng mga susi, clip, o isang charging cable. Ang isang file stand ay maaaring panatilihing patayo ang mga papel sa halip na hayaan silang bumuo ng isang maluwag na pile. Binabawasan ng maliliit na pagpipiliang imbakan ang bilang ng mga item na direktang nakaupo sa desk. Mas gusto ko ang storage na nagpapanatili ng mga kapaki-pakinabang na item na nakikita nang hindi natatakpan ang buong ibabaw. Kapag nakikita ko kung saan ang isang bagay, mas malamang na ibalik ko ito pagkatapos gamitin. Ang mga cable ay nangangailangan din ng isang malinaw na landas. Ang mga maluwag na cable ay maaaring magmukhang hindi malinis ang isang mesa kahit na ang lahat ay nasa lugar. Ginagabayan ko ang bawat cable patungo sa gilid o likod ng desk, pagkatapos ay i-secure ang sobrang haba gamit ang isang reusable tie. Maaaring manatiling konektado ang mga charger na ginagamit ko araw-araw. Ang mga hindi gaanong ginagamit na cable ay maaaring mapunta sa isang may label na kahon o drawer. Nakakatulong ang mga label kapag magkamukha ang ilang cable. Ang isang maliit na tag na may markang "lampara," "telepono," o "monitor" ay maaaring makatipid ng oras sa ibang pagkakataon. Ang lugar sa paligid ng monitor ay nararapat ding pansinin. Pinananatili ko ang screen sa komportableng taas at nag-iiwan ng sapat na bukas na espasyo para sa pagsusulat. Ang mga tala na nananatili sa dingding o sa isang kuwaderno ay mas madaling pamahalaan kaysa sa mga maluwag na piraso ng papel sa ibabaw ng mesa. Ang isang malinis na mesa ay hindi kailangang magmukhang walang laman. Kailangan nitong suportahan ang paraan ng pagtatrabaho ko. Noong nagtrabaho ako sa isang maliit na mesa, naglagay ako ng makitid na tray sa tabi ng monitor para sa aking telepono, mga susi, at USB drive. Bago iyon, ang mga item na iyon ay lumipat mula sa isang sulok patungo sa isa pa sa buong araw. Ang tray ay hindi nagdagdag ng maraming imbakan, ngunit binigyan nito ang bawat item ng isang malinaw na tahanan. Mas madaling gamitin ang desk dahil hindi ko na kailangang maghanap ng maliliit na mahahalagang gamit. Ang huling hakbang ay isang maikling pag-reset. Sa pagtatapos ng isang sesyon ng trabaho, ibinabalik ko ang bawat item sa lugar nito, inaalis ang anumang basura, at tinitingnan ang sahig sa paligid ng desk. Ito ay tumatagal lamang ng ilang minuto kapag ang sistema ng imbakan ay simple. Makakatulong ang lingguhang tseke sa pag-alis ng mga papel at bagay na dahan-dahang natipon muli. Nalaman ko na ang isang malinis na mesa ay hindi gaanong tungkol sa mahigpit na mga panuntunan at higit pa tungkol sa pagbabawas ng maliliit na pinagmumulan ng alitan. Kapag ang bawat regular na item ay may isang makabuluhang lugar, ang ibabaw ng trabaho ay mananatiling bukas, ang mga cable ay nagiging mas madaling pamahalaan, at ang susunod na gawain ay parang mas madaling lapitan. Ang isang mas malinaw na desk ay maaaring magsimula sa isang tray, isang file holder, at ilang minuto ng pag-uuri. Ang layunin ay hindi isang perpektong pagpapakita. Ang layunin ay isang workspace na tumutulong sa akin na magsimula, tumuon, at tapusin nang may kaunting paghahanap.

Ang isang masikip na kalendaryo ay maaaring magpahirap sa isang normal na araw bago pa man ito magsimula. Ang mga pagpupulong ay nagsasapawan, ang maliliit na gawain ay tumatagal ng masyadong maraming espasyo, at ang mga personal na plano ay nawawala sa mga paalala sa trabaho. Nalaman ko na ang isang maayos na kalendaryo ay hindi tungkol sa pagpuno sa bawat bakanteng puwang. Ito ay tungkol sa paggawa ng bawat item na madaling makita, maunawaan, at pamahalaan. Ang isang malinis na kalendaryo ay nagbibigay sa akin ng isang mas mahusay na pagtingin sa aking oras. Nakikita ko kung ano ang nangangailangan ng pansin, kung saan ako may puwang para magtrabaho, at kung kailan kailangan ko ng pahinga. ### Gumamit ng isang kalendaryo bilang iyong pangunahing view na ginamit ko upang panatilihin ang mga pulong sa trabaho sa isang app, mga personal na plano sa isa pa, at mga tala sa isang papel na notebook. Dahil sa setup na ito, mas mahirap subaybayan ang mga simpleng plano. Ngayon ay gumagamit ako ng isang pangunahing kalendaryo para sa anumang konektado sa isang partikular na petsa o oras. Ang mga tawag sa trabaho, pagbisita sa doktor, mga kaganapan sa paaralan, mga plano sa paglalakbay, at mahahalagang deadline ay lumalabas sa parehong lugar. Kung kailangan ng ilang kalendaryo, ikinokonekta ko ang mga ito sa isang view. Maaari ko pa ring panatilihing hiwalay ang trabaho at mga personal na item, ngunit hindi ko kailangang suriin ang ilang mga app sa buong araw. ### Bigyan ang bawat kaganapan ng isang malinaw na pangalan Ang hindi malinaw na pangalan ng kaganapan ay lumilikha ng karagdagang trabaho. Hindi sinasabi sa akin ng “Meeting” kung sino ang aking makikilala, kung ano ang ating tatalakayin, o kung ano ang kailangan kong ihanda. Gumagamit ako ng mga pangalan na sumasagot sa isang pangunahing tanong: - Sino ang kasangkot? - Ano ang layunin? - Kailangan ko bang magdala o maghanda ng kahit ano? Halimbawa: - Ang “project call” ay naging “Project budget call with Mia” - “Appointment” ay naging “dental checkup” - “Trabaho” ay naging “Write product page draft” Tinutulungan ako ng isang malinaw na pangalan na maunawaan ang araw sa isang mabilis na pagtingin. ### Idagdag ang mga detalyeng maaaring kailanganin ko sa ibang pagkakataon Ang isang kaganapan ay dapat maglaman ng kapaki-pakinabang na impormasyon, hindi lamang isang oras. Idinaragdag ko ang lokasyon, link ng pulong, numero ng telepono, tala sa paradahan, o gawain sa paghahanda sa loob ng kaganapan. Para sa isang tawag sa kliyente, maaari kong isama ang: - Ang link ng pulong - Pangalan ng kliyente - Ang pangunahing paksa - Isang link sa kaugnay na file - Isang tanong na gusto kong itanong. ### Panatilihing simple ang mga kulay Ang masyadong maraming kulay ay maaaring maging mas mahirap basahin ang kalendaryo. Gumagamit ako ng isang maliit na sistema ng kulay na natatandaan ko nang hindi tumitingin sa isang gabay. Halimbawa: - Asul para sa trabaho - Berde para sa mga personal na plano - Dilaw para sa kalusugan - Lila para sa mga kaganapan sa pamilya - Gray para sa mga karaniwang gawain Ang kulay ay dapat na sumusuporta sa teksto, hindi palitan ito. Maaaring magmukhang aktibo ang isang kalendaryong puno ng maliliwanag na bloke, ngunit maaaring hindi nito ipinapakita kung ano ang nararapat na pansinin. ### Magtakda ng mga makatotohanang bloke ng oras na minsan kong pinlano ng isang buong araw na may mga back-to-back na gawain. Ang iskedyul ay mukhang produktibo, ngunit ang isang naantalang pulong ay nakaapekto sa lahat pagkatapos nito. Ngayon ay nag-iiwan ako ng espasyo sa pagitan ng mga aktibidad. Maaaring makatanggap ng 45 minutong pagpupulong ang 30 minutong pagpupulong kung kailangan ang paglalakbay, pag-setup, o pag-follow-up. Ang isang gawain sa pagsulat ay maaaring mangailangan ng dalawang oras sa halip na isa kung ang pananaliksik ay bahagi ng gawain. Ang isang kapaki-pakinabang na kalendaryo ay nagpapakita kung paano nangyayari ang mga gawain sa totoong buhay. Hindi ito nagpapakita ng perpektong araw na walang puwang para sa paggalaw. ### Suriin ang kalendaryo tuwing gabi na gumugugol ako ng ilang minuto sa pagsuri sa susunod na araw. Inalis ko ang mga lumang paalala, kinukumpirma ko ang mga oras ng pagpupulong, at nagdaragdag ako ng mga tala para sa mga gawaing nangangailangan ng paghahanda. Ang maliit na ugali na ito ay tumutulong sa akin na mapansin ang mga problema habang ang mga ito ay madaling ayusin. Kung mag-overlap ang dalawang kaganapan, maaari akong makipag-ugnayan sa isang tao nang maaga. Kung walang puwang ang isang gawain, maaari ko itong ilipat sa isang mas magandang araw. Nakakatulong din ang lingguhang pagsusuri. Naghahanap ako ng mga paulit-ulit na pagpupulong, hindi nagamit na mga pagharang sa oras, at mga plano na hindi na tumutugma sa aking mga priyoridad. ### Paghiwalayin ang mga gawain sa mga appointment Karaniwang may takdang oras ang appointment. Ang isang gawain ay maaaring makumpleto sa isang hanay ng oras. Ang pagtrato sa pareho sa parehong paraan ay maaaring makaramdam ng masikip sa kalendaryo. Naglalagay muna ako ng mga fixed commitment sa kalendaryo. Nagdaragdag ako ng mga flexible na gawain sa kanilang paligid, gamit ang mas maiikling mga bloke kung posible. Ang ilang mga gawain ay nananatili sa isang hiwalay na listahan ng gawain hanggang sa malaman ko kung kailan ko ito mahawakan. Pinapanatili nitong kapaki-pakinabang ang kalendaryo nang hindi ginagawang isa pang may kulay na kahon ang bawat maliit na aksyon. ### Alisin ang hindi na nakakatulong Ang isang maayos na kalendaryo ay nangangailangan ng regular na paglilinis. Nagde-delete ako ng mga lumang paalala, nagkansela ng mga paulit-ulit na kaganapan, at nag-aayos ng mga notification na wala nang layunin. Kung nakatanggap ako ng mga alerto para sa bawat maliit na gawain, sisimulan kong hindi papansinin ang mga ito. Nagpapanatili ako ng mga paalala para sa mga item na may tunay na halaga kung nakalimutan, gaya ng paglalakbay, mga appointment, mga deadline, o mga tawag. Dapat bawasan ng isang kalendaryo ang mental clutter. Kapag ito ay naging isa pang pinagmumulan ng ingay, kailangan nito ng pagsusuri. ### Isang simpleng halimbawa Isipin na mayroon akong 10 am team meeting, isang ulat na isusulat, isang grocery trip, at isang medikal na appointment sa 4 pm Maaaring ilagay ng masikip na plano ang bawat aktibidad sa isang mahabang listahan. Maaaring ganito ang hitsura ng isang mas malinis na plano: - 9:30–10:00 — Suriin ang mga tala para sa pulong ng pangkat - 10:00–11:00 — Pagpupulong ng pangkat - 11:15–12:30 — Isulat ang ulat - 12:30–1:30 — Tanghalian at maikling pahinga - 2:00–2:30 — Paglalakbay sa grocery - 4:30 — Paglalakbay sa grocery - 4 4:00–5:00 — Medical appointment Kasama sa iskedyul ang paghahanda, paglalakbay, at pahinga. Nagbibigay ito ng sapat na espasyo sa bawat plano nang hindi nagpapanggap na tatakbo ang araw nang walang pagkaantala. Ang layunin ko ay hindi lumikha ng perpektong kalendaryo. Gusto ko ng kalendaryong nagsasabi ng totoo tungkol sa oras ko. Pinapadali iyon ng mga malilinaw na pangalan, simpleng kulay, kapaki-pakinabang na tala, open space, at regular na pagsusuri. Kapag naiintindihan ko ang aking araw sa isang sulyap, mas kaunting oras ang ginugugol ko sa paghahanap ng impormasyon at mas maraming oras sa paghawak sa kung ano ang nasa harapan ko. Makipag-ugnayan sa amin ngayon para matuto pa Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen 2015 Getting Things Done Cal Newport 2016 Deep Work Marie Kondo 2014 The Life-Changing Magic of Tidying Up James Clear 2018 Atomic Habits Gloria Mark 2023 Attention Span Daniel H Pink 2018 Kailan