Ang Sikreto sa 30% Mas Mabilis na Pagpaplano kasama ang Mga Pang-araw-araw na Planner

Maraming tao ang gumugugol ng masyadong maraming oras sa pagpaplano ng kanilang araw at masyadong kaunting oras sa paggawa ng trabaho. Nagsusulat ako noon ng mahahabang listahan ng gawain, inilipat ang hindi natapos na mga bagay sa susunod na araw, at iniisip kung saan napunta ang oras ko. Ang problema ay hindi kakulangan ng pagsisikap. Masyadong maraming bukas na gawain ang aking plano at walang malinaw na limitasyon sa kung gaano karaming trabaho ang maaaring magkasya sa isang araw. Nakatulong sa akin ang isang simpleng pang-araw-araw na trick ng planner na gumawa ng mas maikli, mas magagamit na mga plano: 70% lang ng aking available na oras ng trabaho ang pinlano ko at iniwan ang natitirang 30% para sa mga mensahe, pagkaantala, pahinga, at maliliit na gawain. Hindi ito nangangako na lahat ay magplano ng 30% na mas mabilis. Nagbibigay ito ng mas maraming espasyo sa araw, na maaaring gawing mas madali ang pagpaplano at mabawasan ang mga huling-minutong pagbabago. ## Ang 70% araw-araw na tuntunin sa pagpaplano Kunin ang bilang ng mga oras ng trabaho na mayroon ka. Gumamit ng humigit-kumulang 70% para sa mga nakaplanong gawain. Kung mayroon akong walong oras ng pagtatrabaho, hindi ko pinupuno ang lahat ng walong oras ng mga pagpupulong at mga bloke ng gawain. Nagpaplano ako ng halos lima at kalahating oras ng nakatutok na trabaho. Ang natitira ay nananatiling bukas para sa mga normal na pagkaantala. Maaaring ganito ang hitsura ng isang simpleng iskedyul: - 9:00–10:30 — Isulat ang ulat ng kliyente - 10:30–11:00 — Mga mensahe at email - 11:00–12:00 — Suriin ang data - 1:00–2:30 — Ihanda ang presentasyon - 2:30–3:00 — Buffer para sa mga hindi natapos na gawain -:3: trabaho Ang bukas na espasyo ay hindi nasayang ng oras. Pinoprotektahan nito ang mga gawaing mahalaga mula sa masikip na iskedyul. ## Hakbang 1: Pumili ng isang pangunahing resulta na sisimulan ko sa pagtatanong: "Anong resulta ang magiging kapaki-pakinabang ngayon?" Ang sagot ay kailangang ilarawan ang isang kinalabasan, hindi isang malabong aktibidad. Ang "Trabaho sa ulat" ay mahirap sukatin. "Kumpletuhin ang unang draft ng ulat" ay nagbibigay sa akin ng isang malinaw na puntong dapat maabot. Isang pangunahing resulta ang nagpapanatili sa araw na nakatuon. Kakayanin ko pa rin ang mas maliliit na gawain, ngunit hindi sila nakikipagkumpitensya sa pinakakapaki-pakinabang na gawain. ## Hakbang 2: Magdagdag ng dalawang mas maliliit na gawain Pagkatapos piliin ang pangunahing resulta, nagdaragdag ako ng hindi hihigit sa dalawang mas maliliit na gawain. Halimbawa: - Ipadala ang binagong quote - Kumpirmahin ang oras ng pagpupulong bukas Pinapanatili nitong maikli ang listahan upang matandaan. Ang isang mahabang listahan ay maaaring magmukhang produktibo, ngunit madalas itong lumilikha ng mga karagdagang desisyon sa buong araw. ## Hakbang 3: Tantyahin ang totoong oras na isusulat ko kung gaano katagal ang bawat gawain. Pagkatapos ay nagdagdag ako ng isang maliit na buffer. Ang isang ulat na tila nangangailangan ng dalawang oras ay maaaring tumagal ng tatlong oras kapag kasama ang pagsasaliksik, pagsusuri sa file, at pag-edit. Ang isang pulong ay maaaring mangailangan ng isa pang 15 minuto para sa mga tala at follow-up. Ang aking pagtatantya ay ganito: - Pangunahing gawain: 3 oras - Maliit na gawain: 30 minuto - Maliit na gawain: 20 minuto - Buffer: 1 oras Ang kabuuan ay mas mababa sa buong araw ng trabaho. Ang pagkakaibang iyon ay nagbibigay ng espasyo sa plano para makapag-adjust. ## Hakbang 4: Gumamit ng mga bloke ng oras, hindi palaging mga paalala na inilalagay ko ang bawat gawain sa isang bloke ng oras. Hindi ako gumagawa ng bagong paalala para sa bawat maliliit na aksyon. Sinasabi sa akin ng isang bloke ng oras kung ano ang nararapat na pansinin sa isang takdang panahon. Nagbibigay din ito sa akin ng malinaw na hinto. Para sa nakatutok na trabaho, maaari akong gumamit ng 60–90 minutong bloke. Para sa email o admin na trabaho, maaaring sapat na ang 20–30 minuto. Kapag natapos ang block, tinitingnan ko ang resulta bago magpasya kung ano ang susunod. ## Hakbang 5: Ilipat nang may pag-iingat ang hindi natapos na trabaho Ang hindi natapos na trabaho ay hindi dapat lumipat sa bukas nang walang dahilan. Tanong ko: - Masyado bang maikli ang pagtatantya? - Binago ba ng bagong kahilingan ang plano? - Masyado bang malaki ang gawain? - Naantala ko ba ito dahil hindi malinaw ang susunod na aksyon? Kung ang gawain ay masyadong malaki, hinati ko ito. Ang "Gumawa ng plano sa marketing" ay maaaring maging: - Suriin ang mga resulta noong nakaraang buwan - Piliin ang target na madla - Bumuo ng tatlong ideya sa kampanya - Magtakda ng oras ng pagsusuri Ang mas maliliit na aksyon ay ginagawang mas madaling simulan ang susunod na block ng trabaho. ## Isang praktikal na halimbawa Maaaring simulan ng isang sales assistant ang araw na may walong gawain. Sa halip na ilagay ang lahat ng walo sa iskedyul, pumili sila ng isang pangunahing resulta: kumpletuhin ang tatlong panukala ng kliyente. Dalawang mas maliliit na gawain ang sumusuporta sa resultang iyon: - Tumugon sa isang tanong sa pagpepresyo - I-update ang mga tala ng customer Ang katulong ay nagpaplano ng apat na oras para sa panukalang trabaho, isang oras para sa mga mensahe, at isang oras para sa follow-up. Ang natitirang oras ay mananatiling bukas. Kung magpapadala ang isang kliyente ng bagong kahilingan, maa-absorb ito ng plano nang hindi ipinipilit ang bawat gawain sa gabi. ## Isang maliit na pagbabago na nagpapahusay sa paraan na sinusuri ko ang plano sa loob ng limang minuto bago tapusin ang araw. Minarkahan ko ang bawat gawain bilang: - Tapos na - Bahagyang tapos na - Hindi nasimulan Pagkatapos ay pipiliin ko ang susunod na pangunahing resulta para bukas. Inaalis nito ang ilang pag-iisip na kinakailangan sa simula ng umaga. Ang layunin ay hindi punan ang bawat minuto. Ang layunin ay upang bigyan ang mahalagang trabaho ng sapat na espasyo upang sumulong. Ang isang pang-araw-araw na plano ay mas gumagana kapag ito ay nagpapakita ng mga tunay na kondisyon sa pagtatrabaho. Mag-iwan ng puwang para sa mga tanong, pagkaantala, at maikling pahinga. Pumili ng isang pangunahing resulta, magdagdag ng dalawang mas maliliit na gawain, at protektahan ang bahagi ng araw mula sa hindi kinakailangang pagpaplano. Ang 70% na diskarte na iyon ay maaaring makatulong sa iyo na bumuo ng isang mas maikling plano, mag-adjust nang may kaunting stress, at gumugol ng mas maraming oras sa pagkumpleto ng kapaki-pakinabang na gawain.

Nagsisimula ako sa bawat umaga na may mahabang listahan ng gawain at tinatapos ko pa rin ang araw na iniisip kung saan napunta ang oras ko. Pinuno ng maliliit na kahilingan ang mga puwang sa pagitan ng malalaking proyekto. Hinila ng email ang aking atensyon mula sa nakatutok na trabaho. Pagsapit ng hapon, madalas kong ginagawa ang anumang nararamdamang pinakakaagad, hindi ang pinakamahalaga. Binago ng isang pang-araw-araw na tagaplano ang pattern na iyon. Ang kapaki-pakinabang na bahagi ay hindi isulat ang bawat gawain. Ang tunay na benepisyo ay nagmula sa pagbibigay sa bawat gawain ng isang malinaw na lugar, isang makatwirang oras, at isang simpleng layunin. Matutulungan ka ng isang tagaplano na makita ang iyong araw bago ito maging masikip. ### 1. Pumili ng isang pangunahing resulta na sisimulan ko sa pamamagitan ng pagtatanong sa aking sarili: "Anong resulta ang magiging kapaki-pakinabang sa araw na ito?" Ang sagot ay kailangang ilarawan ang isang kinalabasan, hindi isang malabong aktibidad. Mahina na halimbawa: - Gumawa sa website Mas malinaw na halimbawa: - Sumulat at suriin ang panimula ng homepage Ang maliit na pagbabagong ito ay nakakatulong sa akin na maunawaan kung ano ang ibig sabihin ng "tapos na". Binabawasan din nito ang pagkakataong gumugol ng dalawang oras sa paglipat sa pagitan ng pananaliksik, mga mensahe, at maliliit na pag-edit. Ang iyong pangunahing resulta ay maaaring isang gawain sa trabaho, isang responsibilidad sa sambahayan, o isang personal na layunin. Panatilihin itong sapat na tiyak upang gabayan ang iyong pansin. ### 2. Magdagdag ng dalawang pansuportang gawain Pagkatapos piliin ang pangunahing resulta, nagdagdag ako ng dalawang mas maliliit na gawain. Dapat suportahan ng mga ito ang araw nang hindi pinupuno ang bawat bukas na espasyo. Halimbawa: - Tumugon sa tatlong email ng kliyente - Maghanda ng mga tala para sa pagpupulong bukas Ang maikling listahan ay nagbibigay sa akin ng puwang upang mahawakan ang mga normal na pagkaantala. Ang isang listahan na may labindalawang mahahalagang gawain ay lumilikha ng presyon bago pa man magsimula ang araw. Mas gusto kong magsulat ng mga gawain bilang mga aksyon: - Tawagan ang supplier - Suriin ang mga larawan ng produkto - Ipadala ang ulat sa pagbabayad Mas madaling simulan ang mga tala na nakabatay sa aksyon kaysa sa mga label tulad ng "supplier," "mga larawan," o "ulat." ### 3. Itugma ang mga gawain sa enerhiya Hindi pare-pareho ang pakiramdam ng bawat oras. Nakatuon ako sa trabaho kapag ang aking isip ay sariwa at nag-iiwan ng mga simpleng gawain para sa mga panahong mas mababa ang enerhiya. Maaaring ganito ang hitsura ng aking planner: 9:00–10:30 Isulat ang panukala sa proyekto 10:30–10:45 Magpahinga muna 10:45–11:15 Tumugon sa mga mensahe 1:30–2:00 Suriin ang mga detalye ng produkto 3:30–4:00 I-update ang listahan ng gawain at maghanda para bukas. Mas malamang na lumipat ako sa pagitan ng limang gawain kapag ipinakita ng tagaplano kung ano ang kabilang sa kasalukuyang bloke. Ang oras ay hindi kailangang maging eksakto. Ang isang maluwag na bloke ay gumagana nang maayos para sa maraming tao. Ang layunin ay lumikha ng direksyon, hindi upang kontrolin ang bawat minuto. ### 4. Mag-iwan ng espasyo para sa hindi inaasahang Mahirap sundin ang isang planner na walang bukas na espasyo. Tumatagal ang mga tawag. Humihingi ng tulong ang isang kasamahan. Dumating ang isang paghahatid habang nasa kalagitnaan ako ng isang gawain. Nag-iiwan ako ngayon ng isa o dalawang maliliit na puwang sa aking araw. Ang mga puwang na ito ay nagpapahintulot sa akin na ilipat ang isang gawain nang hindi nararamdaman na ang buong plano ay nabigo. Kapag lumitaw ang isang hindi inaasahang kahilingan, itatanong ko: - Kailangan ba ito ng pansin ngayon? - Maaari ko bang ilipat ang isang nakaplanong gawain? - Maaari ba akong magbigay ng malinaw na tugon sa halip na simulan ang gawain nang sabay-sabay? Pinipigilan nito ang pagkaapurahan ng ibang tao mula sa pagkuha sa aking buong iskedyul. ### 5. Gumamit ng maikling pagsusuri sa pagtatapos ng araw Bago ako huminto sa pagtatrabaho, gumugugol ako ng ilang minuto sa pagsuri sa planner. Minarkahan ko ang mga nakumpletong gawain, inililipat ang hindi natapos na gawain sa isang angkop na araw, at inaalis ang mga gawain na hindi na mahalaga. Sumulat din ako ng isang tala tungkol sa kung ano ang sanhi ng pagkaantala. Ang isang tunay na halimbawa ay nagmula sa aking sariling email routine. Minsan ay binalak kong sagutin ang mga mensahe sa buong araw. Ang patuloy na pagsuri ay sinira ang aking mga sesyon sa pagsusulat. Binago ko ang plano sa dalawang email block, isa huli sa umaga at isa sa hapon. Ang aking inbox ay hindi nawala, ngunit ang aking nakatuong trabaho ay naging mas madaling protektahan. Ang pagsusuri ay nagpapakita rin ng mga pattern. Kung ang parehong gawain ay gumagalaw sa ilang araw, maaaring ito ay masyadong malaki, hindi malinaw, o hindi maganda ang oras. Maaari ko itong hatiin sa mas maliliit na pagkilos o italaga ito sa isang mas magandang bahagi ng araw. ### 6. Panatilihing madaling gamitin ang system Ang isang pang-araw-araw na tagaplano ay hindi dapat maging isa pang proyekto. Gumagamit ako ng isang pahina, isang simpleng digital note, o isang kalendaryo. Ang format ay hindi mahalaga kaysa sa ugali. Ang aking pangunahing layout ay may apat na bahagi: - Pangunahing resulta - Dalawang pansuportang gawain - Mga bloke ng oras - Mga tala para sa hindi natapos na gawain Iniiwasan kong punan ang pahina ng mga kulay, simbolo, at mahabang tagubilin. Ang isang simpleng layout ay nagbibigay-daan sa akin na maunawaan ang plano nang mabilis, kahit na sa isang abalang umaga. Ang pagtitipid ng oras ay hindi nagmumula sa pagpiga ng mas maraming gawain sa araw. Nagmumula ito sa pagbabawas ng paulit-ulit na pagpapasya, pagprotekta sa atensyon, at pagpili ng trabaho nang may pag-iingat. Ang isang pang-araw-araw na tagaplano ay nagbibigay sa akin ng isang lugar upang gawin ang mga pagpipiliang iyon bago dumating ang mga abala. Kapag pinaikli ko ang plano, nag-iwan ng puwang para sa pagbabago, at nirepaso kung ano ang nangyari, nagiging mas madaling pamahalaan ang aking iskedyul at hindi gaanong nakakalat ang aking trabaho.

Sinusukat ko noon ang isang produktibong araw sa kung gaano ka-busy ang naramdaman ko. Ang aking kalendaryo ay puno, ang aking inbox ay patuloy na lumalaki, at ang maliliit na gawain ay nakakuha ng atensyon mula sa gawaing talagang mahalaga. Ang problema ay hindi kakulangan ng pagsisikap. Masyado akong madalas magpalipat-lipat sa mga gawain, nagsimula nang walang malinaw na plano, at itinuturing ang bawat kahilingan bilang apurahan. Ang isang mas mahusay na diskarte ay nakatulong sa akin na mas maraming tapos nang hindi nagdaragdag ng higit pang mga oras sa araw. Nagsimula ako sa pamamagitan ng pagpili ng isang pangunahing resulta para sa bawat araw. Hindi ito isang mahabang listahan ng gawain. Isa itong kinalabasan na gagawing kapaki-pakinabang ang araw na iyon. Halimbawa: - Tapusin ang unang draft ng panukala ng kliyente - Suriin ang buwanang ulat sa pagbebenta - Ihanda ang balangkas para sa isang pulong ng koponan - Ayusin ang isyu sa pag-checkout sa pahina ng produkto Ang mga maliliit na gawain ay mayroon pa ring lugar sa aking listahan, ngunit hindi na nila kontrolado ang aking iskedyul. Hinati ko rin ang mas malalaking proyekto sa mga aksyon na madaling simulan. Masyadong malawak ang "Trabaho sa website." "Isulat ang panimula sa homepage" ay nagbigay sa akin ng malinaw na panimulang punto. Ang "pagbutihin ang marketing" ay mahirap sukatin. Mas praktikal ang "Ihambing ang cost per lead mula sa tatlong campaign." Ang isang malinaw na susunod na hakbang ay binabawasan ang oras na ginugugol ko sa pagpapasya kung ano ang gagawin. Napabuti ang aking trabaho nang huminto ako sa pagsuri ng mga mensahe bawat ilang minuto. Nagtakda ako ng dalawa o tatlong maikling panahon para sa mga update sa email at team. Sa panahon ng nakatutok na trabaho, hindi naka-off ang mga notification. Hindi ito nangangahulugang hindi papansinin ang mga tao. Binigyan nito ang bawat uri ng trabaho ng sarili nitong espasyo. Ginamit ng isang sales coordinator na nakatrabaho ko ang paraang ito sa isang lingguhang gawain sa pag-uulat. Bago ang pagbabago, binuksan niya ang email, tiningnan ang database ng customer, tumugon sa mga mensahe, at bumalik sa ulat nang maraming beses. Kinaumagahan ang ulat. Kalaunan ay naglaan siya ng 45 minuto para sa pangongolekta ng data, 30 minuto para sa pagsusuri, at 20 minuto para sa pagsusulat. Sinuri ang mga mensahe pagkatapos ipadala ang ulat. Naging mas madaling pamahalaan ang gawain, at ang natitirang bahagi ng kanyang umaga ay nagkaroon ng mas maraming puwang para sa mga pag-uusap ng customer. Gumagamit ako ng mga time block na tumutugma sa uri ng trabaho: - Malalim na trabaho para sa pagsusulat, pagpaplano, at pagsusuri - Maiikling bloke para sa mga mensahe at regular na pag-update - Flexible na espasyo para sa mga hindi inaasahang tanong - Isang maikling panahon ng pagsusuri bago matapos ang araw ng trabaho Ang isang iskedyul ay nangangailangan ng espasyo upang baguhin. Kung naka-book ang bawat minuto, maaaring makaapekto ang isang pagkaantala sa buong araw. Natutunan ko ring bawasan ang pagpapalit ng gawain. Kapag lumipat ako mula sa isang spreadsheet patungo sa isang tala sa pagpupulong, pagkatapos ay sa isang mensahe ng customer, ang aking atensyon ay nangangailangan ng oras upang mag-adjust. Ang trabaho ay maaaring magmukhang mabilis mula sa labas, ngunit ang nawawalang focus ay nagdaragdag. Nakakatulong ang pagsasama-sama ng mga katulad na gawain. Maaari kong sagutin ang ilang mga mensahe nang magkasama, suriin ang mga dokumento sa isang sesyon, at pangasiwaan ang pagpaplano bago ang malikhaing gawain. Pinapanatili nito ang aking isip sa isang mode nang mas matagal. Ang ilang mga gawain ay hindi kailangang manatili sa aking listahan. Tanong ko: - Sinusuportahan ba ng gawaing ito ang isang kasalukuyang layunin? - Kailangan ba nito ang aking pansin? - Maaari ko bang gawing simple ang proseso? - Maaari bang pangasiwaan ng ibang tao ang bahagi nito? - Ano ang mangyayari kung hindi ko ito gagawin ngayong linggo? Ang mga tanong na ito ay nakakatulong sa akin na ihiwalay ang kapaki-pakinabang na gawain mula sa aktibidad na parang produktibo lang. Kasama na ngayon sa aking pang-araw-araw na plano ang tatlong bahagi: - Isang pangunahing resulta - Dalawa o tatlong pansuportang gawain - Isang maikling listahan ng mga gawain na maaaring maghintay Nag-iiwan din ako ng espasyo para sa mga pahinga. Ang isang maikling paglalakad, isang baso ng tubig, o ilang tahimik na minuto ay makakatulong sa akin na bumalik sa trabaho nang may mas malinaw na pag-iisip. Ang pagtatrabaho nang walang paghinto ay kadalasang nagpapahirap sa mga simpleng gawain. Sa pagtatapos ng araw, gumugugol ako ng ilang minuto upang suriin kung ano ang sumulong. Hindi ko hinuhusgahan ang araw ayon sa bilang ng mga kahon na minarkahan ko bilang kumpleto. Tinitingnan ko ang gawaing lumikha ng pag-unlad, ang mga pagkaantala na nagdulot ng mga pagkaantala, at ang gawain na nararapat na bigyang pansin bukas. Ang paggawa ng mas maraming tapos sa mas kaunting oras ay hindi tungkol sa pagmamadali sa bawat gawain. Ito ay tungkol sa pagpili ng kapaki-pakinabang na trabaho, pagprotekta sa focus, at paggawa ng bawat hakbang na mas madaling simulan. Kapag malinaw ang aking plano, may espasyo ang aking iskedyul, at nananatili ang aking atensyon sa isang gawain sa isang pagkakataon, makakagawa ako ng mas mahusay na trabaho nang hindi pinapahaba ang araw.

Ang isang mahabang listahan ng gawain ay maaaring gawing ganap ang isang araw ng trabaho habang iniiwan ang pangunahing gawain na hindi natapos. Nakita kong nangyari ito kapag ang bawat gawain ay mukhang apurahan, pinuputol ng mga pulong ang araw sa maliliit na piraso, at ang pinakamahirap na gawain ay patuloy na lumilipat sa bukas. Ang mas mahusay na pagpaplano ay hindi nangangahulugang punan ang bawat minuto. Nangangahulugan ito ng pagpili ng isang malinaw na resulta, pagbibigay dito ng isang makatotohanang lugar sa araw, at pag-iiwan ng sapat na espasyo para sa mga pagbabago. ### Magsimula sa resulta na sinisimulan ko sa pamamagitan ng pagtatanong ng isang tanong: Ano ang dapat tapusin kapag natapos na ang work block na ito? Ang "Gumawa sa ulat" ay masyadong malawak. Ang isang mas malinaw na target ay: - Kumpletuhin ang seksyon ng feedback ng customer - Suriin ang data para sa mga nawawalang entry - Magpadala ng draft sa lead ng proyekto - Maghanda ng tatlong pagpipilian sa disenyo para sa pagsusuri Ang isang malinaw na resulta ay nagbibigay sa akin ng paraan upang sukatin ang pag-unlad. Tinutulungan din ako nitong huminto sa pagtatrabaho kapag kumpleto na ang nakaplanong resulta. ### Pumili ng tatlong kapaki-pakinabang na gawain Hindi ko itinuturing na priyoridad ang bawat item sa aking listahan ng gawain. Pumili ako ng tatlong gawain na sumusuporta sa pangunahing resulta ng araw. Ang isang simpleng plano ay maaaring magmukhang ganito: - Tapusin ang draft ng pahina ng produkto - Suriin ang limang komento ng customer - Tumugon sa dalawang tanong sa proyekto Maaari pa ring mahalaga ang maliliit na gawain. Ang punto ay panatilihing maikli ang listahan upang magamit. Kapag nagsusulat ako ng labindalawang priyoridad, kadalasang gumagawa ako ng listahan ng mga hiling sa halip na isang maisasagawang plano. ### Hatiin ang malalaking gawain sa mga nakikitang hakbang Madalas na mabagal ang malalaking proyekto dahil hindi malinaw ang susunod na aksyon. Ginagawa ko ang proyekto sa mga hakbang na maaaring simulan nang walang karagdagang pagpaplano. Para sa isang artikulo sa blog, ang mga hakbang ay maaaring: 1. Kumpirmahin ang pangunahing problema ng mambabasa 2. Mangolekta ng dalawang mapagkakatiwalaang mapagkukunan 3. Gumawa ng maikling balangkas 4. Isulat ang pambungad na seksyon 5. Magdagdag ng mga praktikal na halimbawa 6. I-edit ang draft para sa kalinawan 7. Suriin ang mga link at pag-format Ang bawat hakbang ay may malinaw na layunin. Nakikita ko ang paggalaw kahit na ang buong proyekto ay nangangailangan pa ng ilang araw. ### Itugma ang gawain sa oras na magagamit Nagpaplano ako ng malalim na trabaho sa bahagi ng araw kung kailan ako makakapag-focus. Naglalagay ako ng mga maiikling tugon, mga pagsusuri sa file, at mga simpleng update sa mas maliliit na puwang. Halimbawa: - 9:00–10:30: Isulat ang unang draft - 10:30–10:45: Suriin ang mga mensahe - 11:00–11:30: Suriin ang mga tala ng customer - 2:00–2:45: I-edit at ihanda ang susunod na bersyon Iniiwasan kong maglagay ng gawain na nangangailangan ng dalawang tahimik na oras sa 30 minutong agwat. Ang ganitong uri ng plano ay lumilikha ng presyon bago pa man magsimula ang trabaho. Maaaring gamitin ng isang maliit na team ng disenyo ang diskarteng ito kapag naghahanda ng update sa website. Isang tao ang nag-draft ng nilalaman ng pahina sa panahon ng isang tahimik na bloke. Sinusuri ng isa ang layout pagkatapos ng tanghalian. Pagkatapos ay susuriin ng koponan ang parehong bahagi sa isang maikling pulong sa halip na pag-usapan ang hindi natapos na gawain sa buong araw. ### Magdagdag ng espasyo para sa hindi inaasahang trabaho Ang isang iskedyul na walang bukas na espasyo ay maaaring mabigo pagkatapos ng isang hindi planadong tawag. Nag-iiwan ako ng maliit na buffer sa pagitan ng mga mahirap na gawain. Maaaring gamitin ang buffer para sa: - Isang naantalang pag-apruba - Isang tanong ng customer - Pag-aayos ng isang maliit na error - Paghahanda ng mga tala para sa susunod na gawain - Pagkuha ng isang maikling pahinga bago nakatutok sa trabaho Hindi ito nangangahulugan ng mas kaunting pagpaplano. Nangangahulugan ito ng pagtanggap na ang trabaho ay bihirang sumusunod sa isang perpektong pagkakasunud-sunod. ### Gumamit ng simpleng filter ng gawain Kapag may dumating na bagong kahilingan, itatanong ko: - Sinusuportahan ba nito ang pangunahing resulta ngayon? - Kailangan ba ito ng ibang tao bago sila magpatuloy? - Maaari ba itong maghintay hanggang sa susunod na sesyon ng pagpaplano? - Ano ang aalisin ko kung tatanggapin ko ito? Ang huling tanong ay nakakatulong na protektahan ang plano. Ang pagdaragdag ng trabaho nang hindi inaalis ang anumang bagay ay maaaring gawing sobrang karga ang isang makatwirang iskedyul. ### Tapusin sa isang maikling pagsusuri Sa pagtatapos ng araw, nirerepaso ko ang plano sa loob ng ilang minuto. Tinitingnan ko kung ano ang nakumpleto, kung ano ang nagbago, at kung ano ang nangangailangan ng isang bagong puwang ng oras. Hindi ko tinatrato ang hindi natapos na trabaho bilang isang personal na kabiguan. Minsan ang gawain ay mas malaki kaysa sa inaasahan. Minsan ang isang desisyon ay naantala. Minsan masyadong marami ang kasama sa plano. Itinatala ko ang dahilan at inaayos ang susunod na plano. Ginagawa nitong mas kapaki-pakinabang ang mga pagtatantya sa hinaharap. ### Plano na may malinaw na limitasyon Ang mabilis na trabaho ay kadalasang nagmumula sa pagbabawas ng mga desisyon, hindi pagmamadali. Pinipili ko ang isang maliit na bilang ng mga resulta, tukuyin ang susunod na aksyon, at bigyan ang bawat gawain ng angkop na bloke ng oras. Ang isang kapaki-pakinabang na plano ay maaaring magkasya sa isang screen: - Pangunahing resulta: Ipadala ang unang draft ng ulat - Pokus na gawain: Isulat ang seksyon ng mga natuklasan - Gawaing suporta: Suriin ang tatlong data point - Admin task: Tumugon sa kahilingan sa pagsusuri - Open space: Tatlumpung minuto para sa mga pagbabago - Review point: Suriin ang progreso sa 4:30 Kapag nagplano ako sa ganitong paraan, ang araw ay may direksyon nang hindi nagiging mahigpit. Ang layunin ay hindi upang makumpleto ang bawat posibleng gawain. Ang layunin ay upang makumpleto ang gawaing sumusuporta sa susunod na kapaki-pakinabang na hakbang.

Ang pagpaplano ay maaaring maging mas mahirap kaysa sa trabaho mismo. Maaari akong magsulat ng mahabang listahan ng gawain, maglipat ng mga item sa pagitan ng mga araw, at umabot pa rin sa gabi nang hindi alam kung ano ang tunay na sumulong. Ang problema ay madalas na hindi isang kakulangan ng pagsisikap. Ito ay isang plano na may napakaraming layunin, hindi malinaw na pagkilos, o walang puwang para sa mga pagbabago. Gumagamit ako ng isang simpleng paraan ng pagpaplano na binuo sa paligid ng isang malinaw na resulta, tatlong kapaki-pakinabang na priyoridad, at ang susunod na nakikitang aksyon. 1. Magsimula sa isang resulta Nagsisimula ako sa pagtatanong: “Ano ang dapat na iba kapag kumpleto na ang planong ito?” Ang mahinang sagot ay parang ganito: - Magtrabaho sa website - Pagbutihin ang marketing - Ayusin ang proyekto Ang mga pariralang ito ay naglalarawan ng aktibidad, hindi isang resulta. Ang isang mas malinaw na sagot ay maaaring: - Mag-publish ng limang pahina ng serbisyo - Magpadala ng buwanang email sa mga umiiral nang customer - Maghanda ng gumaganang badyet para sa susunod na quarter Ang isang malinaw na resulta ay nagbibigay ng direksyon sa araw. Ginagawa rin nitong mas madaling magpasya kung aling mga gawain ang kabilang sa listahan at kung alin ang maaaring maghintay. 2. Pumili ng tatlong priyoridad Ang isang mahabang listahan ay maaaring lumikha ng presyon nang hindi lumilikha ng pag-unlad. Karaniwan akong pumili ng tatlong priyoridad para sa isang araw o linggo. Halimbawa: 1. Isulat ang draft ng pahina ng serbisyo 2. Suriin ang mga tanong ng customer mula noong nakaraang buwan 3. Ihanda ang outline ng email Ang numero tatlo ay hindi isang mahigpit na panuntunan. Ang punto ay panatilihing maliit ang pangunahing listahan upang pamahalaan. Maaaring kasama sa isang abalang araw ang mga tawag, mensahe, at maliliit na kahilingan. Mahalaga pa rin ang mga bagay na iyon, ngunit hindi lahat ng ito ay kailangang maging pangunahing priyoridad. Kapag ang bawat gawain ay mukhang apurahan, itatanong ko: - Aling gawain ang sumusuporta sa pangunahing resulta? - Aling gawain ang nakakaapekto sa gawain ng ibang tao? - Aling gawain ang may malinaw na susunod na hakbang? Ang mga sagot ay nakakatulong sa akin na mabawasan ang ingay. 3. Gawing susunod na pagkilos ang bawat priyoridad Masyadong malawak ang “Plano ang campaign” para sa isang listahan ng gawain. Maaaring tinitingnan ko ito ng ilang minuto at hindi ko pa rin alam kung saan magsisimula. Ang susunod na aksyon ay dapat maglarawan ng isang bagay na magagawa ko nang walang karagdagang pagpaplano. Sa halip na: - Planuhin ang campaign na isinusulat ko: - Ilista ang tatlong grupo ng customer - Suriin ang huling ulat ng campaign - Bumuo ng limang linya ng paksa - Pumili ng isang layunin sa landing page Ang maliit na pagbabagong ito ay binabawasan ang alitan. Kapag binuksan ko ang aking listahan ng gawain, maaari akong magsimula sa halip na magpaliwanag. 4. Bigyan ng lugar ang trabaho sa kalendaryo Ipinapakita ng listahan ng gawain kung ano ang gusto kong gawin. Makikita sa isang kalendaryo kung kailan ko ito gagawin. Nag-iiwan ako ng espasyo sa pagitan ng mga gawain dahil nahuhuli na ang mga pagpupulong, lumalabas ang mga tanong, at mas tumatagal ang ilang trabaho kaysa sa inaasahan. Ang isang plano na walang bukas na espasyo ay madalas na masira pagkatapos ng isang pagbabago. Maaaring ganito ang hitsura ng aking iskedyul: - 9:00–9:30: Suriin ang mga mensahe at itakda ang pokus sa araw - 9:30–11:00: Draft ang pahina ng serbisyo - 11:00–11:30: Mga gawain sa break at admin - 11:30–12:15: Suriin ang mga tanong ng customer - 2:00–2:45: Ihahanda ko ang email outline bawat oras. Ang isang kapaki-pakinabang na plano ay dapat gabayan ang araw nang hindi ginagawa ang mga normal na pagbabago na parang kabiguan. 5. Magtakda ng maliit na limitasyon para sa bawat gawain Tinutulungan ako ng limitasyon sa oras na protektahan ang atensyon. Ipinapakita rin nito kung masyadong malaki ang isang gawain. Halimbawa, maaari kong bigyan ang aking sarili ng 45 minuto para gumawa ng unang draft. Ang layunin ay hindi upang makagawa ng isang perpektong pahina sa panahon ng block na iyon. Ang layunin ay lumikha ng isang magagamit na bersyon na maaari kong suriin sa ibang pagkakataon. Ang diskarte na ito ay mahusay na gumagana para sa pagsulat, pananaliksik, disenyo, at gawaing pang-admin. Ang isang gawain na nangangailangan ng ilang oras ay maaaring hatiin sa mas maliliit na bloke: - Magtipon ng mga tala - Gumawa ng isang balangkas - Isulat ang unang draft - Suriin ang mga katotohanan at link - I-edit para sa kalinawan Ang mas maliliit na bloke ay ginagawang mas madaling makita ang pag-unlad. 6. Suriin ang plano bago gumawa ng bago Sa pagtatapos ng araw o linggo, sinusuri ko ang tatlong punto: - Ano ang natapos ko? - Ano ang kapaki-pakinabang pa rin? - Ano ang dapat kong alisin o baguhin? Hindi ko dinadala ang bawat hindi natapos na gawain sa susunod na araw. Ang ilang mga gawain ay nawawalan ng halaga, ang ilan ay nangangailangan ng isang mas malinaw na pagkilos, at ang iba ay nabibilang sa isang mas huling proyekto. Halimbawa, minsan kong pinanatili ang "pagbutihin ang website" sa aking listahan sa loob ng ilang linggo. Ito ay nanatiling hindi natapos dahil ito ay masyadong malawak. Pinalitan ko ito ng "magsulat ng bagong FAQ para sa mga tanong sa paghahatid." Ang gawaing iyon ay may malinaw na layunin at nakikitang endpoint. Ang isang maikling pagsusuri ay nagpapanatili sa plano na konektado sa mga kasalukuyang pangangailangan. Isang simpleng template ng pagpaplano Magagamit ko ang format na ito para sa isang araw, isang linggo, o isang maliit na proyekto: Pangunahing resulta: Ano ang dapat kumpletuhin o baguhin? Tatlong priyoridad: 1. 2. 3. Mga susunod na aksyon: Ano ang pinakamaliit na kapaki-pakinabang na aksyon para sa bawat priyoridad? Mga bloke ng oras: Kailan ko gagawin ang mga ito? Open space: Saan ako makakapaglagay ng hindi inaasahang trabaho? Review point: Kailan ko titingnan ang plano? Hindi inaalis ng paraang ito ang bawat pagkaantala o pagbabago. Nagbibigay ito sa akin ng praktikal na paraan upang tumugon kapag nagbabago ang mga plano. Ang mas mahusay na pagpaplano ay hindi tungkol sa pagdaragdag ng higit pang mga gawain. Ito ay tungkol sa pagpili ng isang malinaw na resulta, pagbabawas ng listahan, at paggawa ng susunod na aksyon na madaling makita. Kapag nagpaplano ako sa ganitong paraan, mas kaunting oras ang ginugugol ko sa pag-aayos ng trabaho at mas maraming oras sa paggawa ng trabaho na sumusuporta sa resulta na gusto ko. Para sa anumang mga katanungan tungkol sa nilalaman ng artikulong ito, mangyaring makipag-ugnayan sa Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen — 2001 — Getting Things Done Cal Newport — 2016 — Deep Work Greg McKeown — 2014 — Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less Stephen R. Covey — 1989 — The 7 Habits of Highly Effective People Francesco — 2006 — The Pomodoro Technique: 2006 — The Pomodoro Technique Higit pang Oras kaysa Inaakala Mo