Hindi lang isang notebook—ang aming custom na spiral binder ay isang productivity game-changer.

Ang gulo ng notes ko dati. Mayroon akong kalahating tapos na mga ideya sa isang app, mga meeting point sa isa pa, at mga random na voice memo na hindi ko na na-play muli. Paulit-ulit kong sinasabi sa sarili ko na gagawin ko sila mamaya. Mamaya hindi na dumating. Nawalan ako ng maliliit na detalye, paulit-ulit na trabaho, at na-stress sa tuwing bubuksan ko ang aking notebook. Ang kailangan ko ay hindi higit pang mga tala. Kailangan ko ng isang mas mahusay na paraan upang mapanatiling maayos ang mga ito. Sinimulan kong tratuhin ang bawat tala na parang may isang trabaho. Kung ang isang tala ay para sa isang ideya, minarkahan ko ito bilang isang ideya. Kung ito ay para sa isang gawain, ginawa ko itong isang gawain. Kung ito ay nagmula sa isang pulong, itinatago ko ito sa petsa ng pagpupulong. Dahil sa maliit na pagbabagong iyon, mas madaling hanapin ang aking mga tala, mas madaling pagkatiwalaan, at mas madaling gamitin. Tumigil din ako sa pagsusulat ng lahat sa isang mahabang bloke. Ang isang tala ay mas gumagana kapag ang istraktura ay simple: - isang maikling paksa sa itaas - mga pangunahing punto sa ilalim nito - mga item ng aksyon sa ibaba - isang malinaw na susunod na hakbang Nakita ko ang gawaing ito sa isang tunay na sitwasyon sa isang pulong ng kliyente. Bago ang pulong, isinulat ko ang agenda, ang mga tanong na gusto kong itanong, at ang mga follow-up na aksyon sa magkahiwalay na linya. Pagkatapos ng pulong, hindi ko na kailangan pang magbasa ng mahabang pahina ng halo-halong mga iniisip. Maaari kong suriin ang mga item ng pagkilos sa loob ng ilang segundo at magpadala ng malinis na follow-up na mensahe. Iyon ay nagligtas sa akin ng maraming oras. Gumagamit din ako ng mga folder o tag, ngunit pinapanatili kong limitado ang mga ito. Masyadong maraming tag ang nagiging isa pang gulo. Iilan lang ang ginagamit ko: - Trabaho - Personal - Mga Ideya - Follow-up - Sanggunian Sapat na iyon para sa karamihan ng aking mga tala. Kung kailangan ko ng higit pa riyan, huminto ako at tanungin ang aking sarili kung sinusubukan kong ayusin o iwasan lamang ang paggawa ng desisyon. Ang paborito kong ugali ay lingguhang paglilinis ng tala. Ito ay tumatagal sa akin ng isang maikling bloke ng tahimik na oras. Binuksan ko ang aking pinakabagong mga tala at nagtanong ng tatlong bagay: - Kapaki-pakinabang pa rin ba ito? - Pag-aari ba ito sa ibang lugar? - Maaari ko bang gawing isang malinaw na aksyon ito? Ang ilang mga tala ay tinanggal. Ang ilan ay pinagsama. Ang ilan ay nagiging mga gawain. Ang ugali na iyon ay nagpapanatili ng liwanag sa buong sistema. Nagsusulat din ako ng mga tala na nasa isip ang susunod na paggamit. Kung nagtatala ako sa isang tawag, hindi ako nagsusulat ng buong pangungusap para sa lahat. Nakatuon ako sa mga pangalan, numero, desisyon, at mga susunod na hakbang. Kung nangongolekta ako ng mga ideya para sa nilalaman, isinusulat ko ang hook, ang pangunahing punto, at isang halimbawa. Kung nagse-save ako ng pananaliksik, idinaragdag ko ang source link at isang linya kung bakit ito mahalaga. Sa ganoong paraan, kapag bumalik ako mamaya, hindi ko na kailangang hulaan kung ano ang ibig kong sabihin. Ang ilang maliliit na gawi ay gumawa ng pinakamalaking pagkakaiba para sa akin: - Gumamit ng blangkong espasyo upang hindi masikip ang pahina - panatilihin ang isang ideya sa bawat tala kung posible - magsulat ng mga item ng aksyon sa ibang linya mula sa pangunahing nilalaman - lagyan ng petsa ang bawat tala upang madaling sundin ang timeline - suriin ang mga lumang tala bago sila mag-pile Nalaman ko na ang mga organisadong tala ay hindi tungkol sa pagiging perpekto. Ang mga ito ay tungkol sa paggawa ng hinaharap-ikaw bawasan ang pagod. Kapag lumingon ako ngayon, mahahanap ko ang kailangan ko nang hindi naghuhukay sa ingay. Mas kalmado ang aking mga tala. Mas magaan ang pakiramdam ko. Parang mas malinaw ang pag-iisip ko. Kung ang iyong mga tala ay hindi makontrol, magsisimula ako sa maliit. Pumili ng isang sistema. Panatilihin itong simple. Bigyan ang bawat tala ng isang malinaw na lugar na pupuntahan.

Nawala sa isip ko ang maliliit na bagay sa buong araw. Ang isang tala sa pagpupulong ay uupo sa tabi ng isang resibo. Isang listahan ng gawain ang mapunta sa aking bag, pagkatapos ay mawawala. Sa hapon, maghahanap ako ng isang pahinang alam kong naisulat ko na. Iyan ang uri ng gulo na nagpapabagal sa akin. Binago iyon ng isang custom na spiral binder para sa akin. Nagbibigay ito sa akin ng isang lugar para sa mga plano, tala, porma, ideya, at maluwag na papel. Pinapanatili ko ang mga pahina sa pagkakasunud-sunod na gusto ko. Maaari akong maglipat ng page, mag-alis ng page, o magdagdag ng bagong sheet nang hindi nilalabanan ang buong system. Ang simpleng kontrol na iyon ay nakakatipid sa akin ng maraming oras at stress. Ang pinakagusto ko ay ang maaari kong gawin itong magkasya sa aking sariling gawain. Pinipili ko ang istilo ng pabalat. Pinipili ko ang laki ng papel. Pinipili ko ang kulay ng coil. Maaari ko ring i-set up ito ayon sa paksa, kliyente, proyekto, o linggo. Mas mahalaga iyon kaysa sa iniisip ng mga tao. Kapag ang isang binder ay mukhang at nararamdaman na ginawa ito para sa aking trabaho, mas madalas ko itong ginagamit. Hindi ko ito iniiwan sa isang istante. dala ko. Binuksan ko ito. Isinulat ko ito. Ang aking mga tala ay mananatiling nakikita. Ang aking plano ay nananatiling malapit. Narito kung paano ko ginagamit ang sa akin sa totoong buhay: Pinananatili ko ang isang lingguhang pahina sa harap. Naglalagay ako ng mga meeting notes sa likod nito. Nagdaragdag ako ng isang seksyon para sa mga ideyang ayaw kong mawala. Gumagamit ako ng mga divider para sa trabaho, tahanan, at mga personal na gawain. Kinupit ko ang ilang maluwag na papel sa loob kapag ako ay gumagalaw. Parang simple lang. Ito ay simple. Iyon ang dahilan kung bakit ito gumagana. Nakita ko ang parehong bagay na nangyari sa mga tao sa paligid ko. Ang isang kaibigan na nagpapatakbo ng isang maliit na tindahan ay gumagamit ng isang custom na spiral binder para sa mga tala ng order at mga contact sheet ng supplier. Ang isang estudyanteng kilala ko ay nagtatago ng mga tala sa klase sa isang binder at huminto sa paghahalo ng mga paksa. Nakilala ko pa ang isang taga-disenyo na gumagamit ng isa para sa mga draft ng proyekto, mga sample ng kulay, at mga komento ng kliyente. Ginagamit ito ng bawat tao sa iba't ibang paraan. Ang bawat tao ay nakakakuha ng mas malinis na mesa at mas malinaw na ulo. Kung tatanungin mo ako kung bakit mas maganda ang pakiramdam ng custom na spiral binder kaysa sa plain notebook, sasabihin ko ito: Hinihiling sa akin ng isang notebook na umangkop dito. Ang isang custom na binder ay umaangkop sa akin. Iyan ay isang malaking pagkakaiba. Maaari akong bumuo ng isang setup na tumutugma sa kung paano ako nagtatrabaho, hindi kung paano iniisip ng ibang tao na dapat akong magtrabaho. Kapaki-pakinabang iyon para sa mga abalang araw, mahabang linggo, at mga gawaing patuloy na nagbabago. Gusto ko rin na mukhang maayos. Ang isang malinis na takip ay gumagawa ng isang malakas na unang impression. Ang isang maayos na layout ay ginagawang mas madaling suriin ang aking mga tala. Ang isang pahinang mabilis kong mahahanap ay nagkakahalaga ng higit pa sa isang pahinang nakabaon sa isang tumpok. Kapag umupo ako para planuhin ang araw ko, gusto ko ng kaunting ingay. Gusto ko ng isang lugar kung saan madaling sundin ang mga iniisip ko. Iyon ang ibinibigay sa akin ng binder na ito. Kung kailangan mo ng isang simpleng paraan upang mapanatiling maayos ang iyong trabaho, magsisimula ako dito. Piliin ang sukat na akma sa iyong bag o desk. Pumili ng pabalat na tumutugma sa iyong istilo. I-set up ang mga seksyong pinakaginagamit mo. Gamitin ito araw-araw, kahit na para sa maliliit na tala. Doon lumalabas ang halaga. Hindi sa isang malaking pangako. Sa mas magandang routine. Ang isang custom na spiral binder ay hindi gagawa ng trabaho para sa iyo. Gagawin nitong mas madaling hawakan, ayusin, at tapusin ang gawain. Para sa akin, ito ay gumawa ng isang tunay na pagkakaiba.

Nagtrabaho ako noon sa napakaraming lugar. Isang notebook para sa mga tawag. Isang stack ng mga maluwag na pahina para sa mga tala. Isang folder para sa mga printout. Sa kalagitnaan ng araw, gumugol ako ng mas maraming enerhiya sa paghahanap kaysa sa pagtatrabaho. Binago ng binder na ito para sa akin. Nag-iingat ako ng isang lugar para sa aking listahan ng gawain, mga tala sa pagpupulong, mga pahina ng kliyente, at mga magaspang na ideya. Binuksan ko ito, tingnan kung ano ang nangangailangan ng pansin, at magpatuloy. Mas gumaan ang aking mesa, at ganoon din ang aking isip. Ano ang ginagamit ko sa loob ng binder: - isang front page para sa mga gawain ngayon - isang seksyon para sa mga tala sa pagpupulong - isang tab para sa trabaho ng kliyente - isang bulsa para sa mga pahina na kailangan ko pa - dagdag na mga sheet para sa mga ideya na ayaw kong mawala Gusto ko na hindi ko kailangang pilitin ang isang malaking sistema. Nilagay ko lang yung papel kung saan. Isang tunay na halimbawa ang nananatili sa aking isipan. Nagkaroon ako ng tawag sa kliyente tungkol sa isang campaign. Itinago ko ang brief sa harap, isinulat ang aking mga tala sa likod nito, at inihain ang follow-up na pahina sa kanang tab. Kinabukasan, hindi ko na kailangang maghanap sa mga tambak o hulaan kung saan napunta ang anumang bagay. Binuksan ko ang binder at nagpatuloy sa paggawa. Iyan ang bahaging pinaka pinahahalagahan ko. Tinutulungan akong manatiling organisado nang hindi pinapabigat ang araw. Itinatabi nito ang aking mga tala sa isang lugar. Pinapanatili nitong malinaw ang aking mesa para sa aktwal na trabaho. Kung patuloy na lumilipat ang sarili mong mga tala sa mga notebook, desk, at folder, ang ganitong uri ng binder ay maaaring magbigay sa kanila ng tahanan. Ginagamit ko ito dahil akma ito sa paraan ng pagtatrabaho ko. At para sa akin, mas madaling hawakan ang buong araw.

Akala ko dati, ang malalaking workflow gain ay nangangailangan ng malalaking pagbabago. Nagkamali ako. Kadalasan, mabagal ang aking trabaho dahil sa maliliit na alitan. Patuloy kong binuksan muli ang parehong mga file. Isinulat kong muli ang parehong mga tugon. Naghanap ako ng mga notes na naisulat ko na. Ang bawat hakbang ay tila maliit. Sabay nilang kinain ang focus ko. Isang maliit na pag-upgrade ang nagbago para sa akin. Nag-set up ako ng isang simpleng sistema para sa aking paulit-ulit na gawain. Walang magarbong. Walang mabigat na software. Walang mahabang setup. Ginawa ko lang ang mga gawaing ginagawa ko araw-araw na mas madaling ulitin, mas madaling mahanap, at mas madaling tapusin. Ang maliit na shift na iyon ay nagbigay sa akin ng mas magandang daloy sa trabaho. Nakita ko ito sa sarili kong araw. Ang isang sales follow-up na minsan ay inabot sa akin ng sampung minuto ngayon ay tumagal ng dalawa. Ang isang tala sa pagpupulong na dating nakalagay sa mga random na folder ay mayroon na ngayong isang malinaw na lugar. Ang tugon ng kliyente na minsan kong isinulat mula sa simula ay nagsimula na ngayon sa isang malinis na template. Maliit lang ang pagbabago. Ang resulta ay hindi. Ang binago ko ay tiningnan ko ang aking araw at nakakita ng tatlong lugar kung saan patuloy akong nawawalan ng oras. Patuloy akong nagta-type ng parehong mga mensahe. Patuloy kong sinuri ang parehong listahan ng gawain. Nagpatuloy ako sa paglipat sa pagitan ng mga tool nang walang malinaw na pagkakasunud-sunod. Kaya inayos ko ang tatlong puntos na iyon sa simpleng gawi. Gumawa ako ng isang template ng mensahe para sa mga karaniwang tugon. Nagtabi ako ng isang listahan ng gawain para sa araw, hindi tatlo. Gumamit ako ng isang panuntunan sa pagpapangalan ng file, para mahanap ko ang mga bagay nang mabilis. Sapat na iyon para gumaan ang aking trabaho. Isang tunay na halimbawa mula sa sarili kong gawain madalas akong sumulat ng mga follow-up na tala pagkatapos ng isang tawag ng kliyente. Bago ang pagbabago, bubuksan ko ang aking email, suriin ang aking mga tala, hahanapin ang tamang detalye ng produkto, at pagkatapos ay magsisimulang magsulat. Inulit ko ang cycle na iyon ng maraming beses sa isang linggo. Ngayon ay nagtatago ako ng isang maikling template: "Kumusta [Pangalan], salamat sa iyong oras ngayon. Ipinapadala ko ang mga pangunahing punto na aming tinalakay. Kung gusto mo, maaari rin akong magbahagi ng isang simpleng susunod na hakbang batay sa iyong kasalukuyang pangangailangan." Inaayos ko pa rin ang mensahe para sa bawat tao. Hindi ako nagpapadala ng parehong linya sa lahat. Iniligtas ko lang ang aking sarili mula sa pagsisimula sa isang blangkong pahina. Ang isang template na iyon ay nakatulong sa akin na gumana nang mas mabilis nang hindi pinapalamig ang aking mga mensahe. Ang pangalawang halimbawa ay nagmula sa paghawak ng file. Nagse-save ako noon ng mga file na may mga pangalan tulad ng "final," "final2," at "new final." Natatawa ako ngayon, ngunit nabuhay ako sa kaguluhang iyon sa mahabang panahon. Nagbago ako sa isang simpleng pattern: Pangalan ng kliyente + petsa + paksa Ang maliit na panuntunang iyon ay huminto sa hula. Huminto ako sa pagbukas ng limang file para lang makahanap ng isa. Bakit gumagana ang maliliit na upgrade. Gumagana ang maliliit na upgrade dahil inaalis ng mga ito ang paulit-ulit na stress. Kapag malinaw ang isang gawain, hindi ako nag-aaksaya ng enerhiya sa pagpapasya kung paano magsisimula. Kapag ang isang file ay madaling mahanap, hindi ko sinisira ang aking pagtuon. Kapag ang isang mensahe ay may base draft, maaari kong gugulin ang aking oras sa bahaging nangangailangan ng pag-iisip. Natutunan ko na ang sakit sa daloy ng trabaho ay madalas na nagtatago sa maliliit na lugar. Isang mabagal na paghahanap. Isang magulong folder. Isang mahinang tala. Isang paulit-ulit na muling pagsulat. Ang bawat isa ay mukhang hindi nakakapinsala. Ang bawat isa ay nagdaragdag ng drag. Ang isang simpleng pag-upgrade ay maaaring maputol ang drag na iyon. Ano ang iminumungkahi kong subukan mo Kung ang iyong trabaho ay nararamdaman na masikip, hindi ko sasabihin sa iyo na muling itayo ang lahat. Magsisimula ako sa isang gawain na madalas mong inuulit. Isulat ang hakbang na pinakamabagal sa iyo. Pagkatapos ay gumawa ng isang maliit na pag-aayos. Maaari mong subukan ito: Magtakda ng isang template para sa paulit-ulit na email. Panatilihin ang isang pang-araw-araw na listahan ng gawain. Gumamit ng isang panuntunan sa folder para sa mga file. Mag-save ng isang maikling format ng tala para sa mga pulong. Gumawa ng isang malinaw na hakbang sa handoff kung nagtatrabaho ka sa isang team. Pananatilihin ko itong simple sa simula. Ang isang maliit na sistema na aktwal mong ginagamit ay tinatalo ang isang perpektong sistema na hindi nagagalaw. Ang sarili kong panuntunan ay madali: kung gagawa ako ng isang gawain nang higit sa tatlong beses, naghahanap ako ng paraan upang gawing mas maayos ang susunod na round. Ang panuntunang iyon ay nakatipid sa akin ng mas maraming oras kaysa sa anumang malaking sesyon ng pagpaplano. Ang natutunan ko noon ay hinahabol ko ang mas malalaking pag-aayos dahil mas kahanga-hanga ang mga ito. Ngayon ay mas binibigyang pansin ko ang maliliit na bahagi ng aking daloy ng trabaho. Doon nabubuhay ang maraming araw-araw na stress. Maaaring baguhin ng isang maliit na pag-upgrade ang tono ng isang buong araw ng trabaho. Nabawasan ang pagkalat ko. Mas mabilis akong magsimula. Mas kaunting oras ang ginugugol ko sa paghahanap at mas maraming oras sa paggawa ng kapaki-pakinabang na gawain. Iyon ang bahaging pinakapinagkakatiwalaan ko. Hindi perpektong setup. Hindi isang malaking sistema. Isang maliit na pagbabago lang na nagpapadali sa susunod na hakbang. Mayroon kaming malawak na karanasan sa Larangan ng Industriya. Makipag-ugnayan sa amin para sa propesyonal na payo:Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Cal Newport 2016 Deep Work Rules for Focused Success in a Distracted World David Allen 2001 Getting Things Done The Art of Stress Free Productivity Julie Morgenstern 2004 Organizing from the Inside Out Tiago Forte 2022 Building a Second Brain Mark Forster 2015 Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management