Talaga Bang Mababago ng Simpleng Journal ang Iyong Trabaho? Oo.

Maraming araw ng trabaho ang nakakaramdam na abala bago pa man magsimula. Dumating ang mga mensahe, nakikipagkumpitensya ang mga gawain para sa atensyon, at ang maliliit na kahilingan ay sumisira sa daloy ng mas malalaking proyekto. Sa pagtatapos ng araw, maaaring nagtrabaho ako nang maraming oras nang walang malinaw na pag-unlad. Ang isang simpleng journal ay makakatulong sa akin na pabagalin at makita ang araw bilang isang serye ng mga pagpipilian sa halip na isang mahabang listahan ng mga pagkaantala. Hindi ito nangangailangan ng espesyal na papel, isang kumplikadong pamamaraan, o isang malaking pangako sa oras. Ang ilang matapat na tala ay maaaring humubog kung paano ako magsisimula, magtrabaho, at magsara ng araw. Gumagamit ako ng isang pahina para sa tatlong maikling sandali: ang simula ng araw, isang paghinto sa trabaho, at ang pagtatapos ng araw. Sa simula, isinulat ko: - Ang isang gawain na nangangailangan ng tunay na atensyon - Dalawang mas maliliit na gawain na sumusuporta dito - Isang posibleng pagkagambala - Ang bloke ng oras na gusto kong protektahan Ito ay tumatagal ng mga limang minuto. Hindi ako nagsusulat ng perpektong plano. Nagsusulat ako ng isang kapaki-pakinabang. Halimbawa, kung kailangan kong maghanda ng ulat ng customer, maaaring ganito ang hitsura ng aking tala: "Pangunahing gawain: suriin ang mga numero ng benta at isulat ang unang draft. Maliliit na gawain: tumugon sa dalawang email ng customer at suriin ang mga tala sa pagpupulong bukas. Posibleng distraction: pagsuri ng mga mensahe sa chat bawat ilang minuto. Protektadong oras: 9:00 hanggang 10:30." Ang tala ay nagbibigay sa aking umaga ng malinaw na panimulang punto. Kapag may lumabas na bagong kahilingan, maihahambing ko ito sa plano sa halip na tumugon nang sabay-sabay. Ang isang work journal ay maaari ding magbunyag ng nakatagong presyon. Maaari kong isulat, "Patuloy akong umiiwas sa ulat dahil hindi organisado ang data." Ang pangungusap na iyon ay mas kapaki-pakinabang kaysa sa "Hindi ako produktibo." Tumuturo ito sa isang tiyak na problema. Maaari akong gumugol ng sampung minuto sa pag-aayos ng data bago hilingin sa aking sarili na magsulat. Ang isang maikling pag-pause sa araw ay maaaring pigilan ang isang maliit na isyu na maging isang buong hapon ng stress. Tinatanong ko ang aking sarili ng tatlong tanong: - Ano ang ginagawa ko ngayon? - Ano ang nagpapahirap sa gawaing ito? - Ano ang susunod na maliit na aksyon? Mahalaga ang huling tanong. Ang "Tapusin ang ulat" ay mabigat sa pakiramdam. Ang "Suriin ang mga numero para sa Abril" ay tila posible. Ang mga malinaw na aksyon ay nakakabawas sa mental na pagsisikap na kailangan upang magsimula. Minsan kong ginamit ang paraang ito sa loob ng isang linggong puno ng mga tawag sa customer. Pinlano kong kumpletuhin ang isang panukala, ngunit ang bawat tawag ay itinulak ito hanggang sa hapon. Ipinakita ng aking journal ang pattern: Itinuring ko ang bawat mensahe bilang apurahan, kahit na maaaring maghintay ang kahilingan. Kinabukasan, gumawa ako ng dalawang panahon ng pagsuri ng mensahe at pinananatili ang natitirang bahagi ng umaga para sa panukala. Sinagot ko pa rin ang mga customer, ngunit hindi ko hinayaan ang bawat notification na magpasya sa aking iskedyul. Ang panukala ay hindi nakumpleto sa isang perpektong sesyon. Nakagawa ako ng matatag na pag-unlad dahil alam ko kung ano ang gagawin kapag bumalik ako dito. Ang tala sa gabi ay nagsisilbi ng ibang layunin. Sumulat ako ng tatlong linya: - Ano ang sumulong ngayon? - Ano ang nanatiling hindi natapos? - Ano ang dapat kong dalhin bukas? Hindi ito scorecard. Ang isang araw ng trabaho ay maaaring maglaman ng kapaki-pakinabang na pag-unlad kahit na ang pangunahing gawain ay nananatiling bukas. Maaari akong makatuklas ng problema, gumawa ng desisyon, o mag-alis ng isang hakbang mula sa isang proseso. Ang pagre-record ng mga detalyeng ito ay nakakatulong sa akin na makita ang trabaho nang mas tumpak. Ang hindi natapos na gawain ay nagiging mas madaling hawakan. Sa halip na iwan ito bilang isang malabong pag-aalala, isinusulat ko ang susunod na aksyon: "Buksan ang draft at idagdag ang seksyon ng mga resulta ng customer." Ang pangungusap na iyon ay nagbibigay bukas ng panimulang punto. Hindi ko na kailangang gumastos ng unang dalawampung minuto sa pag-alala kung saan ako huminto. Ang isang journal ay pinakamahusay na gumagana kapag ito ay tumutugma sa mga tunay na gawi sa pagtatrabaho. Maaari akong gumamit ng isang notebook, isang simpleng dokumento, o isang app ng tala. Ang tool ay mas mahalaga kaysa sa ugali ng pagsulat ng malinaw na mga obserbasyon. Ang mga maikling entry ay kadalasang sapat. Kung ang journal ay magiging isa pang malaking gawain, binabawasan ko ito sa isang tanong sa umaga at isang tanong sa gabi. Ang mga tala ay dapat ding manatiling tapat. Ang pagsulat ng "Kukumpletuhin ko ang sampung pangunahing gawain ngayon" ay maaaring lumikha ng presyon sa halip na tumuon. Ang isang mas mahusay na plano ay sumasalamin sa oras, lakas, at mga limitasyon na talagang mayroon ako. Maaari akong mag-iwan ng espasyo para sa mga tawag, nakabahaging trabaho, mga pagkaantala, at pahinga. Hindi kinokontrol ng isang kapaki-pakinabang na journal ang bawat bahagi ng araw. Nagbibigay ito sa akin ng isang lugar upang bumalik kapag ang araw ay naging maingay. Nakakatulong ito sa akin na mapansin ang mga paulit-ulit na problema, tulad ng hindi malinaw na mga priyoridad, patuloy na pagsuri sa mensahe, o mga gawain na nagsisimula nang walang sapat na impormasyon. Pagkatapos ng ilang linggo, maaaring magpakita ng mga pattern ang mga pahina. Maaari akong pinakamahusay na magtrabaho sa pagsusulat bago magtanghali. Baka mawalan ako ng focus pagkatapos ng mahabang pagpupulong. Maaaring kailanganin kong humingi ng mga detalye bago tumanggap ng isang gawain. Ang mga obserbasyong ito ay maaaring gumabay sa maliliit na pagbabago na parang praktikal sa halip na sapilitan. Ang journal ay hindi nagbabago ng isang araw ng trabaho nang mag-isa. Ang pagbabago ay nagmumula sa paggamit nito upang makagawa ng isang malinaw na pagpipilian sa isang pagkakataon: piliin ang pangunahing gawain, pangalanan ang susunod na aksyon, protektahan ang isang panahon ng pagtutok, at mag-iwan ng kapaki-pakinabang na tala para bukas. Ang isang blangkong pahina ay hindi maaaring alisin ang bawat pangangailangan mula sa trabaho. Makakatulong ito sa akin na makita ang mga kahilingang iyon nang mas kalmado at gumawa ng mas mahusay na mga desisyon tungkol sa kung saan napupunta ang atensyon ko.

Ang ilang mga araw ng trabaho ay nararamdaman na mahirap bago pa man magsimula ang tunay na trabaho. Binuksan ko ang aking laptop, nakakita ng mahabang listahan ng gawain, naaalala ang isang hindi natapos na email, at nagsimulang lumipat sa pagitan ng mga tab. Pagsapit ng tanghali, gumugol ako ng maraming oras sa pagtatrabaho nang hindi ko naramdaman na nakagawa ako ng malaking pag-unlad. Gumagamit ako ng isang maliit na ugali sa pag-journal para mabawasan ang pressure na iyon. Ito ay tumatagal ng halos limang minuto at hindi nangangailangan ng isang espesyal na notebook o isang maingat na dinisenyong tagaplano. Isinulat ko lang kung ano ang kumukuha ng espasyo sa aking isipan, kung ano ang nangangailangan ng aking pansin, at kung ano ang maaari kong gawin sa susunod. Gumagana ang ugali dahil ginagawa nitong hindi malinaw na stress ang mga nakikitang gawain. Nagsisimula ako sa isang mabilis na pag-alis ng kaisipan. Isinulat ko ang bawat gawaing kaisipan na nakikipagkumpitensya para sa aking atensyon: - Tumugon sa kliyente - Suriin ang ulat ng pagbebenta - Maghanda ng pagpupulong bukas - Tanungin si Sam tungkol sa nawawalang file - Suriin ang draft - Mag-book ng appointment sa dentista Ang listahan ay hindi kailangang magmukhang maayos. Hindi ko sinusubukang magsulat ng maayos. Binibigyan ko ang aking isip ng isang lugar upang ilagay ang hindi natapos na mga saloobin. Nakakatulong ang hakbang na ito kapag patuloy kong naaalala ang maliliit na gawain sa maling oras. Maaaring may lumabas na mensahe sa aking isipan habang nagsusulat ako ng ulat. Sa halip na lumipat ng mga gawain, idinaragdag ko ito sa pahina at bumalik sa ulat. Pagkatapos nito, pumili ako ng isang pangunahing gawain. Tinatanong ko ang aking sarili, "Ano ang magpapagaan sa pakiramdam ngayon kung natapos ko ito?" Ang sagot ay hindi palaging ang pinaka-kagyat na item. Maaaring ito ang gawain na nanatili sa background sa loob ng ilang araw, tulad ng pagsulat ng unang seksyon ng isang panukala o pag-aayos ng mga tala para sa isang pulong. Sumulat ako ng isang malinaw na aksyon sa ibaba ng listahan: "Buksan ang panukala at sumulat ng tatlong puntos para sa pagpapakilala." Mas madaling simulan iyon kaysa sa "Tapusin ang panukala." Ang malalaking gawain ay lumilikha ng pagtutol dahil hindi nila ipinapakita kung saan magsisimula. Ang isang maliit na aksyon ay nagbibigay sa akin ng isang nakikitang entry point. Sumulat din ako ng maikling tala tungkol sa susunod na hakbang para sa hindi natapos na gawain. Halimbawa: "Ulat: naghihintay para sa mga numero ng pananalapi. Magpadala ng isang mensahe sa 10:30." Pinipigilan nito ang gawain mula sa pagkuha ng mental na espasyo. Alam ko kung ano ang humaharang dito, at alam ko kung ano ang magagawa ko tungkol sa pagharang. Maaaring ganito ang hitsura ng isang kapaki-pakinabang na entry sa journal: Ano ang nasa isip ko - Tumugon sa supplier - Suriin ang mga numero ng kampanya - Maghanda ng mga tanong para sa tawag sa Biyernes - Bumili ng regalo para sa aking kapatid na babae Pangunahing gawain sa trabaho - Suriin ang mga numero ng kampanya sa loob ng 25 minuto Mga susunod na aksyon - Magpadala ng maikling tugon sa supplier pagkatapos ng tanghalian - Tanungin ang finance team para sa nawawalang numero - Sumulat ng tatlong tanong para sa talaan ng tawag -Nakumpleto pa ang tala ng pananalapi -Pagtatapos ng araw** Ang unang aksyon bukas ay ang pag-update ng ulat Ang tala sa pagtatapos ng araw ay tumatagal ng wala pang dalawang minuto. Itinatala ko kung ano ang sumulong at kung ano ang nangangailangan ng pansin bukas. Nagbibigay ito sa akin ng malinaw na hinto, na maaaring gawing mas madali ang paglayo sa trabaho. Ginamit ko ang paraang ito sa loob ng isang linggo nang dumating ang ilang maliliit na kahilingan nang sabay-sabay. Ang isang kasamahan ay nangangailangan ng feedback, isang customer ang nagpadala ng isang detalyadong tanong, at mayroon akong isang ulat na dapat bayaran mamaya sa linggo. Ang una kong reaksyon ay sagutin ang lahat sa sandaling lumitaw ito. Ipinakita sa akin ng journal na ang tanong ng customer ay nangangailangan ng pananaliksik, habang ang kasamahan ay nangangailangan lamang ng maikling tugon. Sinagot ko ang mabilis na mensahe, naka-iskedyul na oras para sa tugon ng customer, at ginugol ko ang natitirang bahagi ng umaga sa ulat. Hindi nawala ang workload, ngunit ang araw ay hindi gaanong nakakalat dahil ang bawat gawain ay may lugar. Nag-iingat ako ng ilang panuntunan para madaling mapanatili ang ugali. Gumamit ng simpleng wika. Ang "Trabaho sa proyekto" ay masyadong malawak. "Isulat ang timeline ng proyekto" ay nagbibigay sa akin ng malinaw na aksyon. Panatilihing maikli ang pahina. Ang isang journal ay hindi isa pang proyekto. Kung masyadong mahaba ang pagsusulat, binabawasan ko ito sa tatlong linya: kung ano ang nasa isip ko, kung ano ang pinakamahalaga, at kung ano ang susunod kong gagawin. Huwag gamitin ang pahina upang hatulan ang araw. Ang ilang mga gawain ay mas matagal kaysa sa inaasahan. Itinatala ng isang kapaki-pakinabang na journal ang sitwasyon nang hindi ito ginagawang pagpuna sa sarili. Pumili ng regular na oras. Mas gusto kong magsulat sa simula ng araw ng trabaho at tingnan muna bago ako matapos. Maaaring mas gusto ng ibang tao ang isang tala pagkatapos ng tanghalian. Ang pinakamainam na oras ay ang angkop sa gawaing gawain. Panatilihing hiwalay ang personal at mga tala sa trabaho kung kinakailangan. Ang isang pahina ay maaaring maging masikip kapag may kasama itong mga gawain, pribadong alalahanin, at mga gawain sa opisina. Tinutulungan ako ng mga hiwalay na seksyon na makita kung ano ang nangangailangan ng aksyon ngayon. Hindi pinapalitan ng ugali na ito ang pagpaplano, pahinga, o suporta mula sa isang manager. Hindi rin nito nalulutas ang isang workload na mas malaki kaysa sa magagamit na oras. Nagbibigay ito sa akin ng isang simpleng paraan upang makita ang trabaho nang mas malinaw at gumawa ng isang kapaki-pakinabang na desisyon sa isang pagkakataon. Kapag busog na ang isip ko, hindi ko sinusubukang alalahanin ang lahat. Isinulat ko ito, pumili ng isang aksyon, at mag-iwan ng malinaw na tala para sa susunod na hakbang. Ang ilang mga matapat na linya ay maaaring gawing mas madaling pamahalaan ang isang abalang araw ng trabaho.

Ang aking araw ng trabaho ay dating puno, ngunit ang mga hindi natapos na gawain ay patuloy na lumilipat sa susunod na araw. Nagbasa ako ng mga mensahe, sumali sa mga pagpupulong, nagbukas ng ilang dokumento, at nagtiwala sa aking memorya na hawakan ang lahat. Pagsapit ng hapon, ang maliliit na kahilingan ay naging mga detalyeng hindi nakuha, paulit-ulit na trabaho, at maiiwasang stress. Binago ng pagsusulat ng mga bagay ang paraan ng pagtatrabaho ko. Ang isang tala ay higit pa sa pag-iimbak ng impormasyon. Binibigyan nito ang bawat gawain ng lugar, susunod na hakbang, at malinaw na antas ng atensyon. Kapag nakikita ko ang aking trabaho, mas kaunting oras ang ginugugol ko sa pagsisikap na alalahanin ito at mas maraming oras sa pagsulong nito. ### Magsimula sa isang pinagkakatiwalaang lugar na ginamit ko upang panatilihin ang mga gawain sa mga draft ng email, mga mensahe sa chat, mga tala sa papel, at mga tab ng browser. Naging mas mahirap ang simpleng trabaho dahil kailangan kong maghanap sa ilang lugar bago ako makapagsimula. Nagtataglay ako ngayon ng isang pangunahing listahan ng gawain. Maaaring ito ay isang notebook, isang app ng mga tala, o isang tool sa proyekto. Ang tool ay mas mahalaga kaysa sa ugali. Ang bawat gawain ay napupunta sa parehong lugar na may sapat na detalye upang magkaroon ng kahulugan sa ibang pagkakataon. Mahina na tala: > Maghanda ng ulat Malinaw na tala: > Magdagdag ng mga numero ng benta sa Marso sa ulat at ipadala ang draft sa koponan ng pananalapi Sinasabi sa akin ng pangalawang tala kung ano ang ibig sabihin ng trabaho at kung anong aksyon ang susunod. Hindi ko na kailangang buuin muli ang konteksto kapag binalikan ko ito. ### Paghiwalayin ang mga gawain sa mga ideya Hindi lahat ng tala ay nararapat na ilagay sa listahan ng gawain ngayon. Gumagamit ako ng tatlong simpleng seksyon: - Mga Gawain — gawaing nangangailangan ng aksyon - Mga Ideya — mga kaisipang maaaring maging kapaki-pakinabang sa ibang pagkakataon - Reference — impormasyong maaaring kailanganin ko muli Ang maliit na paghihiwalay na ito ay pumipigil sa aking pang-araw-araw na listahan mula sa pagpuno ng mga hindi natapos na ideya. Maaaring maghintay ang isang posibleng paksa sa blog sa isang listahan ng ideya. Ang deadline ng kliyente ay kabilang sa seksyon ng gawain. Ang isang gabay sa produkto ay maaaring manatili sa mga reference na tala. Kapag ang bawat tala ay mukhang isang gawain, ang listahan ay nagiging maingay. Ang isang malinis na listahan ay tumutulong sa akin na piliin kung ano ang nararapat pansin. ### Isulat ang susunod na pisikal na aksyon Maraming gawain ang nahihirapan dahil masyadong malawak ang mga ito. Ang "Pagbutihin ang website" ay hindi isang malinaw na aksyon. Inilalarawan nito ang isang layunin, hindi isang hakbang. Maaari ko itong palitan sa: - Suriin ang mobile menu - Isulat muli ang paglalarawan ng produkto - Hilingin sa taga-disenyo ang mga na-update na larawan - Subukan ang form sa pakikipag-ugnayan Mas madaling simulan ang mga pagkilos na ito. Ginagawa rin nilang mas madaling sukatin ang pag-unlad. Noong nagtrabaho ako sa isang maliit na online shop, isinulat ng may-ari ang "fix product page" sa isang lingguhang listahan. Ang parirala ay nanatili doon ng ilang linggo. Hinati namin ito sa maliliit na pagkilos: tingnan ang mga larawan ng produkto, kumpirmahin ang mga presyo, i-update ang mga detalye ng pagpapadala, at suriin ang button ng pagbili sa isang telepono. Naging mas madaling italaga, subaybayan, at tapusin ang gawain. ### Kumuha ng mga tala sa panahon ng mga pagpupulong Ang isang tala sa pagpupulong ay hindi kailangang itala ang bawat pangungusap. Nakatuon ako sa apat na punto: - Ang desisyon - Ang taong responsable - Ang susunod na aksyon - Ang inaasahang petsa Halimbawa: > Desisyon: Gamitin ang asul na disenyo ng packaging > May-ari: Mia > Aksyon: Ipadala ang naka-print na file > Petsa: 14 Mayo Binabawasan ng format na ito ang kalituhan pagkatapos ng pulong. Makikita ng mga tao kung ano ang kanilang napagkasunduan, at hindi ko kailangang umasa sa memorya kapag isinulat ko ang follow-up na mensahe. Ang isang kapaki-pakinabang na tala sa pagpupulong ay dapat makatulong sa isang tao na kumilos nang hindi naririnig muli ang buong pag-uusap. ### Suriin ang mga tala sa mga nakatakdang oras Hindi sapat ang pagsusulat ng lahat. Ang mga tala ay nangangailangan ng isang maikling ugali sa pagsusuri. Sinusuri ko ang aking listahan ng gawain sa simula ng araw ng trabaho. Nag-aalis ako ng mga nakumpletong item, nagdaragdag ng mga nawawalang detalye, at pumili ng maliit na grupo ng mga gawain na akma sa aking magagamit na oras. Sa pagtatapos ng araw, tinitingnan ko ang hindi natapos na trabaho. Ang ilang mga gawain ay nangangailangan ng bagong petsa. Ang ilan ay nangangailangan ng tulong ng ibang tao. Ang ilan ay hindi na kapaki-pakinabang at maaaring alisin. Ang pagsusuri na ito ay tumatagal ng ilang minuto. Pinipigilan nito ang mga lumang gawain na tahimik na punan ang listahan magpakailanman. ### Gumamit ng pagsusulat upang mabawasan ang kalat ng isip Kapag nalilito ako, isinusulat ko ang iniisip sa halip na dalhin ito sa paligid. Ang isang maikling tala tulad ng "tugon sa supplier tungkol sa petsa ng paghahatid" ay nagbibigay sa aking isip ng isang lugar upang bumalik mamaya. Maaari kong ipagpatuloy ang kasalukuyang gawain nang hindi nababahala na makakalimutan ko ang mensahe. Gumagana ang parehong paraan para sa mas malalaking proyekto. Isinulat ko ang kinalabasan, ang mga limitasyon, ang mga bukas na tanong, at ang susunod na aksyon. Ang mga malinaw na tala ay binabawasan ang pangangailangan na hawakan ang ilang mga detalye sa aking ulo nang sabay-sabay. ### Gawing madaling mapanatili ang system Ang isang productivity system ay dapat suportahan ang trabaho, hindi maging isa pang proyekto. Iniiwasan kong gumawa ng masyadong maraming folder, label, at panuntunan. Ang isang simpleng istraktura ay mas madaling gamitin sa isang abalang araw. Nagsusulat din ako ng mga tala sa simpleng wika dahil maaaring kailanganin kong maunawaan ang mga ito pagkatapos ng ilang linggo. Ang aking pangunahing gawain ay simple: 1. Kumuha ng mga bagong gawain sa isang lugar. 2. Idagdag ang susunod na aksyon. 3. Markahan ang may-ari at lagyan ng petsa kung kailan kasangkot ang ibang tao. 4. Repasuhin ang listahan araw-araw. 5. Alisin o i-update ang mga item na hindi na nalalapat. Ang pagsusulat ng mga bagay ay hindi nag-aalis ng bawat problema. Nagbibigay ito ng mga problema ng nakikitang hugis. Ginagawa nitong mas madaling pumili, makipag-usap, at kumilos. Kapag malinaw ang aking mga tala, hindi gaanong masikip ang aking araw ng trabaho. Gumugugol ako ng mas kaunting minuto sa paghahanap ng mga detalye at mas maraming oras sa paggawa ng trabaho na may malinaw na layunin. Ang isang notebook, isang dokumento, o isang simpleng app ay maaaring suportahan ang ugali na ito. Ang kapaki-pakinabang na bahagi ay hindi ang tool. Ito ang desisyon na huminto sa pag-asa sa memorya lamang.

Ang aking araw ay maaaring maging abala mula sa aking paggising. Sinusuri ko ang mga mensahe, nagpapalipat-lipat sa mga gawain, lumalaktaw sa mga pahinga, at umabot sa gabi nang walang malinaw na kahulugan kung ano talaga ang natapos ko. Ang susunod na umaga ay madalas na nagsisimula sa parehong presyon. Makakatulong sa akin ang pag-journal na matakpan ang pattern na iyon. Hindi nito inaalis ang bawat problema, at hindi nito pinapalitan ang pagtulog, pagpaplano, o propesyonal na suporta kapag kailangan ang mga iyon. Nagbibigay ito sa akin ng isang tahimik na lugar upang mapansin kung ano ang kumukuha ng aking pansin at pumili ng mas maisasagawang tugon. Magsimula sa isang maikling check-in sa umaga Hindi ko kailangan ng isang buong pahina. Tatlo hanggang limang minuto ay maaaring sapat na. Sumulat ako: - Ano ang kailangan ng aking pansin ngayon? - Ano ang maaaring maghintay? - Ano ang gusto kong maramdaman habang gumagalaw sa buong araw? - Ano ang isang gawain na magpaparamdam sa araw na kapaki-pakinabang? Ginagawa ng simpleng listahang ito ang hindi malinaw na workload sa mga nakikitang pagpipilian. Kapag sumulat ako ng "tugon sa anim na email, ihanda ang mga tala sa pagpupulong, bumili ng mga pamilihan, at linisin ang buong apartment," nakikita ko na ang mga gawaing ito ay hindi nagdadala ng parehong timbang. Ang mga tala sa pagpupulong ay maaaring mangailangan ng nakatutok na bloke. Ang paglilinis ay maaaring tumagal ng labinlimang minuto sa halip na maging isang buong araw na pag-aalala. Mas gusto kong pumili ng tatlong pangunahing gawain kaysa gumawa ng mahabang listahan. Ang isang mahabang listahan ay maaaring magparamdam sa akin na nasa likod ako bago magsimula ang araw. Tatlong malinaw na gawain ang nagbibigay sa akin ng puwang para sa mga pagkaantala, pag-uusap, at normal na pagbabago. Gumamit ng journaling upang mahanap ang tunay na pinagmumulan ng stress Minsan naiisip ko na na-stress ako dahil marami akong trabaho. Pagkatapos magsulat ng ilang minuto, maaari kong mapansin ang isa pang dahilan: - Hindi ako sigurado kung ano ang inaasahan ng aking manager. - Patuloy akong nagpapalipat-lipat sa mga maliliit na gawain. - Iniiwasan ko ang isang mahirap na pag-uusap. - Hindi ako nagbigay ng oras para sa tanghalian. - Dinadala ko ang pagkakamali kahapon sa ngayon. Ang pagsulat ng kaisipan sa simpleng wika ay maaaring mabawasan ang laki nito. Ang "lahat ay nagkakamali" sa pakiramdam na mahirap kumilos. "Kailangan kong humingi ng malinaw na deadline sa pagsusuri ng disenyo" ay nagbibigay sa akin ng posibleng susunod na hakbang. Ang isang kapaki-pakinabang na prompt ay: Ano ang bumabagabag sa akin, at anong bahagi nito ang maaari kong maimpluwensyahan ngayon? Maaaring maliit ang sagot. Maaaring hindi ko makontrol ang isang naantalang tugon mula sa ibang tao, ngunit maaari akong magpadala ng isang malinaw na follow-up na mensahe at lumipat sa isa pang gawain. Gumawa ng pause sa pagitan ng mga gawain Madalas na nagiging magulo ang aking routine kapag dinadala ko ang isang gawain sa susunod. Natapos ko ang isang video call, nagbukas ng social media, naaalala ang isang hindi natapos na ulat, at pagkatapos ay sumagot ng isang mensahe nang hindi nagpapasya kung ano ang susunod. Maaaring i-reset ng maikling journal pause ang pattern na iyon. Nagsusulat ako ng dalawang linya: Ano ang katatapos ko lang? Ano ang nararapat sa aking pansin ngayon? Ito ay tumatagal ng wala pang isang minuto. Tinutulungan akong isara ang isang mental na tab bago buksan ang isa pa. Maaaring gamitin ito ng isang tagapag-ugnay ng proyekto pagkatapos ng isang pulong sa umaga. Isinulat niya, "Ang tanong sa badyet ay naghihintay para sa pananalapi. Ang susunod kong hakbang ay i-update ang timeline ng proyekto." Pinipigilan ng tala na iyon ang isyu sa badyet sa pagsunod sa kanya sa bawat susunod na gawain. Bumuo ng pagsusuri sa gabi Ang pagsusuri sa gabi ay hindi dapat maging isang report card. Ginagamit ko ito upang maunawaan ang aking araw nang hindi hinuhusgahan ang bawat pagpipilian. Tanong ko: - Ano ang nagbigay sa akin ng enerhiya ngayon? - Ano ang nagpatuyo sa akin? - Ano ang natapos ko? - Ano ang dapat kong hawakan bukas? - Ano ang mailalabas ko ngayong gabi? Mahalaga ang huling tanong. Ang ilang mga alalahanin ay hindi malulutas sa 10:30 pm Ang pagsulat sa mga ito ay nagbibigay sa kanila ng isang lugar upang maghintay. Halimbawa, maaari kong isulat ang, "Tumawag sa dentista sa Huwebes," sa halip na ulitin ang paalala sa aking isipan habang sinusubukang matulog. Maaari ko ring mapansin na ang aking enerhiya ay bumaba pagkatapos ng ilang oras na walang pagkain. Ang pagmamasid na iyon ay maaaring gumabay sa gawain bukas nang mas epektibo kaysa sa pagpuna sa sarili. Gumamit ng isang journal para magdisenyo ng isang routine na akma sa totoong buhay Ang isang routine ay madalas na nabigo dahil ito ay maganda sa papel ngunit hindi pinapansin ang aktwal na araw ng tao. Maaari akong magplano ng mahabang paglalakad sa umaga, tatlumpung minuto ng pagbabasa, isang detalyadong almusal, at isang buong sesyon ng pagpaplano. Kung kailangan kong umalis ng bahay sa 7:20, ang plano ay maaaring lumikha ng higit pang presyon kaysa sa suporta. Maaari kong isulat ang mga nakapirming bahagi ng aking araw: - Oras ng paggising - Mga oras ng paglalakbay o paaralan - Mga bloke sa trabaho - Mga pagkain - Mga tungkulin sa pangangalaga - Karaniwang mga panahon ng mababang enerhiya - Oras na kailangan upang maghanda para sa pagtulog Pagkatapos ay naglalagay ako ng maliliit na gawi sa paligid ng mga nakapirming puntong iyon. Ang isang limang minutong journal entry pagkatapos ng kape ay maaaring gumana nang mas mahusay kaysa sa isang dalawampung minutong session na nakadepende sa perpektong umaga. Ang aking pananaw ay simple: ang isang kapaki-pakinabang na gawain ay dapat mabuhay sa isang ordinaryong araw, hindi lamang sa isang kalmado. Sumubok ng pitong araw na pag-reset Maaari kong subukan ang pag-journal sa loob ng isang linggo nang hindi ito itinuturing bilang isang permanenteng panuntunan. Mga Araw 1 at 2: Isulat kung ano ang ginagawa ko at kung ano ang nararamdaman ko sa iba't ibang punto sa araw. Naghahanap ako ng paulit-ulit na pagkaantala, pagkagambala, o pagbabago ng enerhiya. Mga Araw 3 at 4: Pumili ng tatlong mahahalagang gawain tuwing umaga. Itala kung ano ang nakatulong sa akin na makumpleto ang mga ito. Mga Araw 5 at 6: Magdagdag ng maikling pagsusuri sa gabi. Tandaan ang isang pattern na lumitaw sa isang linggo. Araw 7: Ayusin ang routine. Panatilihin ang mga bahagi na nadama na kapaki-pakinabang. Alisin ang mga prompt na lumikha ng presyon. Maaaring matuklasan ng isang tao na tumitingin sa kanilang telepono sa loob ng isang oras pagkatapos magising na ang ugali ay nagsisimula sa isang notification. Ang kanilang journal ay maaaring humantong sa isang maliit na pagbabago: ilayo ang telepono sa kama, magsulat ng tatlong linya pagkatapos magising, at suriin ang mga mensahe pagkatapos magbihis. Maaaring hindi malutas ng pagbabagong iyon ang bawat problema sa pamamahala sa oras, ngunit lumilikha ito ng mas sinasadyang pagsisimula. Panatilihing tapat at madali ang pagsulat Hindi ko kailangan ng mga pulidong pangungusap. Ang isang journal ay maaaring maglaman ng mga fragment, tanong, listahan, o ilang salita. Ang matapat na pagsulat ay mas kapaki-pakinabang kaysa sa pagsulat na mukhang matalino. Maaari kong isulat: "Pagod na ako." "Patuloy kong inaantala ang ulat dahil hindi malinaw ang unang hakbang." "Nakaramdam ako ng kalmado pagkatapos maglakad sa labas." "Kailangan ko ng tulong, hindi ng isa pang paalala." Ang mga linyang ito ay nagbibigay sa akin ng impormasyon. Pinapadali din nila ang pagpili ng praktikal na susunod na aksyon. Kung ang pag-journal ay nagsimulang magpapataas ng pagkabalisa, maghahatid ng mga masasakit na alaala, o makakaapekto sa pang-araw-araw na paggana, maaari akong huminto at humingi ng suporta mula sa isang kwalipikadong propesyonal sa kalusugan ng isip. Ang pagsulat ay isang kasangkapan, hindi isang pangangailangan. Ang pang-araw-araw na gawain ay bihirang nagbabago sa pamamagitan ng isang dramatikong desisyon. Nagbabago ito sa maliliit na sandali ng kamalayan: napansin kung ano ang kumukuha ng aking lakas, pagpili ng susunod na gawain, at pagpapahintulot sa hindi natapos na trabaho na maghintay kapag natapos na ang araw. Ang journaling ay nagbibigay sa mga sandaling iyon ng isang malinaw na lugar na mangyayari. Hindi ko ito ginagamit para kontrolin ang bawat oras. Ginagamit ko ito upang maunawaan nang mabuti ang aking araw upang makagawa ng isang mas mahusay na pagpipilian sa susunod.

Maraming tao ang gustong magtrabaho nang may higit na pokus, ngunit ang kanilang mga araw ay madalas na nagsisimula sa mga mensahe, nakakalat na gawain, at hindi natapos na mga plano. Nagsusulat ako noon ng mahahabang listahan ng dapat gawin na mukhang kapaki-pakinabang ngunit nagpapabigat sa aking trabaho. Sa pagtatapos ng araw, natapos ko ang ilang maliliit na gawain at dinala ko pa rin ang mga pangunahing gawain sa bukas. Ang isang pahina ay maaaring lumikha ng isang mas mahusay na panimulang punto. Ang pahinang ito ay hindi isang detalyadong talaarawan. Ito ay isang simpleng espasyo para sa pagpili ng isang kapaki-pakinabang na layunin, pagpaplano ng mga susunod na aksyon, at pagrepaso sa nangyari. Ang ugali ay tumatagal lamang ng ilang minuto, ngunit nagbibigay ito ng araw ng isang malinaw na hugis. ### Bigyan ang pahina ng isang layunin Pinapanatili kong nakatuon ang aking pang-araw-araw na pahina sa gawaing nangangailangan ng pansin ngayon. Hindi ko ito ginagamit upang itala ang bawat pag-iisip, pagpupulong, o maliit na gawain. Sa itaas, isinusulat ko: - Ang pangunahing resulta na gusto ko ngayon - Dalawang pansuportang gawain - Isang bagay na iiwasan ko - Ang unang aksyon na magagawa ko Ang isang kapaki-pakinabang na resulta ay mas madaling maunawaan kaysa sa isang malawak na layunin. Ang "Trabaho sa website" ay masyadong malawak. "Isulat ang panimula sa pahina ng produkto at suriin ang mga caption ng larawan" ay nagbibigay sa akin ng isang malinaw na lugar upang magsimula. Ang maliit na pagbabagong ito ay binabawasan ang oras na ginugugol ko sa pagpapasya kung ano ang susunod na gagawin. ### Pumili ng isang pangunahing resulta Ang isang mahabang listahan ay maaaring lumikha ng pakiramdam ng pag-unlad bago magsimula ang anumang gawain. Mas gusto kong pumili ng isang pangunahing resulta at panatilihing maliwanag ang natitirang bahagi ng pahina. Ang pangunahing resulta ko ay maaaring: - Kumpletuhin ang isang draft - Tumugon sa tatlong tanong ng kliyente - Suriin ang isang buwanang ulat - Maghanda ng mga tala para sa isang pulong ng pangkat - Pag-aralan ang isang aralin at kumpletuhin ang gawaing pagsasanay Ang layunin ay dapat magkasya sa oras at lakas na mayroon ako. Kung mayroon akong apat na oras ng nakatutok na trabaho, hindi ako dapat magplano ng isang buong araw ng mga kumplikadong proyekto. Ang isang makatotohanang plano ay nagbibigay sa akin ng puwang upang harapin ang mga normal na pagkaantala. Natutunan ko ito pagkatapos magplano na tapusin ang isang buong ulat sa marketing sa isang abalang araw ng opisina. Ang isang tawag ng kliyente, dalawang rebisyon, at isang pagsusuri ng data ay tumagal ng mas maraming oras kaysa sa inaasahan. Ang ulat ay hindi natapos, ngunit natapos ko ang seksyon ng pananaliksik at inihanda ang listahan ng tsart. Ang isang mas maliit na pang-araw-araw na target ay mas tumugma sa araw. ### Hatiin ang malaking gawain sa mga nakikitang aksyon Madalas na mahirap ang malalaking gawain dahil nakatago ang panimulang punto. Ginagamit ko ang page para gawing mga aksyon ang isang gawain na nakikita ko. Halimbawa, sa halip na isulat ang: “Gumawa ng email campaign” Isinulat ko: 1. Suriin ang madla at alok 2. I-draft ang linya ng paksa 3. Isulat ang panimulang talata 4. Idagdag ang mga pangunahing detalye 5. Suriin ang mensahe sa screen ng telepono Ang bawat aksyon ay mas madaling simulan. Nakikita ko rin kung saan bumagal ang trabaho. Nakakatulong ang paraang ito sa pag-aaral, mga proyekto sa bahay, pagsusulat, gawaing pagbebenta, at mga gawain sa opisina. Ang aksyon ay hindi kailangang maliit. Kailangang maging malinaw na hindi ko na kailangang gumawa ng isa pang plano bago ako magsimula. ### Protektahan ang isang maikling focus block Pagkatapos isulat ang pahina, pipili ako ng panahon ng trabaho para sa pangunahing resulta. Depende sa schedule ko ang haba. Maaaring ito ay 25 minuto, 45 minuto, o 90 minuto. Sa panahong iyon, pinananatiling bukas ko ang isang gawain. Inilalayo ko ang aking telepono sa mesa at isinasara ang mga tab na hindi nauugnay sa trabaho. Nagsusulat din ako ng mga hindi nauugnay na kaisipan sa halip na kumilos sa mga ito. Maaaring may lumabas na mensahe habang nagsusulat ako. Maaaring may maisip na bagong ideya. Itinatala ko ito sa isang maliit na "mamaya" na kahon sa pahina at bumalik sa gawain. Pinipigilan nito ang pag-iisip na mawala nang hindi pinapayagan itong kontrolin ang buong session. ### Mag-iwan ng espasyo para sa normal na buhay Ang isang kapaki-pakinabang na pang-araw-araw na pahina ay hindi dapat ipagpalagay na ang bawat oras ay pupunta gaya ng nakaplano. Mahaba ang mga pagpupulong. Ang mga bata ay nangangailangan ng tulong. Maaaring humingi ng pagbabago ang isang customer. Maaaring bumaba ang enerhiya pagkatapos ng mahinang pagtulog. Nag-iiwan ako ng maliit na bakanteng seksyon para sa hindi inaasahang trabaho. Kapag naging abala ang araw, inililipat ko ang hindi gaanong mahahalagang gawain sa ibang petsa sa halip na pilitin ang bawat item sa parehong iskedyul. Ang diskarteng ito ay parang mas praktikal kaysa sa pagtrato sa isang napalampas na gawain bilang isang personal na kabiguan. Ang isang plano ay isang gabay para sa araw, hindi isang pagsubok ng pagkatao. ### Suriin ang pahina sa gabi Sa pagtatapos ng araw, gumugugol ako ng ilang minuto sa pagsuri sa pahina. Tinatanong ko ang aking sarili: - Ano ang natapos ko? - Ano ang sumulong? - Ano ang humarang sa akin? - Ano ang dapat kong dalhin sa ibang araw? - Ano ang maaari kong baguhin sa plano bukas? Iniiwasan kong magsulat ng hindi malinaw na mga komento tulad ng "Hindi ako naging produktibo." Naghahanap ako ng mga tiyak na katotohanan. "Gumugol ako ng 40 minuto sa paghahanap ng tamang data ng benta." "Naantala ang draft dahil kailangan ko ng pag-apruba." "Natapos ko ang outline ngunit hindi ko isinulat ang huling seksyon." Ang mga partikular na tala ay nagpapakita sa akin kung ano ang nangangailangan ng pansin. Pinoprotektahan din nila ako mula sa paghatol sa buong araw sa pamamagitan ng isang hindi natapos na gawain. ### Gumamit ng simpleng format ng pahina Karaniwang sinusunod ng aking pang-araw-araw na pahina ang layout na ito: Petsa: Pangunahing resulta: Mga pansuportang gawain: - - Unang pagkilos: Focus block: Listahan sa ibang pagkakataon: - - Tala sa pagtatapos ng araw: Ang format ay maaaring isulat sa isang notebook, isang dokumento, o isang app ng mga tala. Ang tool ay mas mahalaga kaysa sa madalas na paggamit ng parehong istraktura upang maging pamilyar ito. Mas gusto ko ang papel kapag nadidistract ako sa mga screen. Gumagamit ako ng digital note kapag kailangan kong maghanap sa mga nakaraang plano o ikonekta ang pahina sa impormasyon ng proyekto. Ang parehong mga pagpipilian ay maaaring gumana kapag ang pahina ay nananatiling madaling buksan at madaling basahin. ### Iwasang gawing isa pang proyekto ang ugali Ang isang pang-araw-araw na pahina ay dapat suportahan ang gawain, hindi palitan ito. Hindi ako gumugugol ng dalawampung minuto sa pagpili ng mga kulay, pagbuo ng mga kumplikadong template, o muling pagsusulat ng parehong plano. Kapag naging masyadong detalyado ang page, inaalis ko ang mga seksyon. Kapag naging masyadong walang laman, nagdaragdag ako ng isang tanong na makakatulong sa akin na magsimula. Ang pinakamagandang format ay ang magagamit ko sa isang abalang araw. Hindi aalisin ng isang pahina ang bawat pagkaantala o gagawing madali ang mahirap na trabaho. Maaari itong magbigay sa akin ng isang malinaw na susunod na hakbang, ipakita sa akin kung saan pupunta ang aking oras, at tulungan akong mag-adjust nang hindi nagsisimula sa zero tuwing umaga. Ang isang produktibong araw ay hindi nangangailangan ng isang perpektong iskedyul. Kailangan nito ng direksyon na nakikita ko at isang aksyon na maaari kong simulan. Gusto mo bang matuto pa? Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan kay Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen — 2001 — Paggawa ng mga Bagay Teresa Amabile at Steven Kramer — 2011 — The Progress Principle Daniel Goleman — 2013 — Focus Cal Newport — 2016 — Deep Work James Clear — 2018 — Atomic Habits Ryder Carroll — 2018 — The Bullet Journal Method