Maraming abalang lider ang nagsisimula sa araw na may parehong problema: napakaraming gawain, napakaraming mensahe, at kaunting pansin ang natitira para sa gawaing mahalaga. Ang isang desk calendar ay nag-aalok ng isang simpleng paraan upang pabagalin ang ingay na iyon. Hindi ito nangangako ng tagumpay, at hindi nito mapapalitan ang mabuting paghatol. Ang magagawa nito ay ilagay ang iyong mga priyoridad sa harap mo bago pumalit ang email, mga pulong, at mga notification. Nalaman ko na ang isang nakikitang kalendaryo ay pinakamahusay na gumagana kapag ito ay ginagamit bilang isang tool sa pagpapasya, hindi lamang isang tagasubaybay ng petsa. Isang pahina ng kalendaryo ang makakasagot sa tatlong praktikal na tanong: - Ano ang nararapat sa aking pansin ngayon? - Ano ang maaaring maghintay? - Saan ko dapat protektahan ang aking oras? Ang maliit na ugali na iyon ay maaaring baguhin ang hugis ng isang araw ng trabaho. ### 1. Sumulat ng isang pangunahing resulta para sa araw Ang isang mahabang listahan ng gawain ay kadalasang lumilikha ng pakiramdam ng pag-unlad nang hindi gumagawa ng malinaw na resulta. Mas gusto kong magsulat ng isang resulta sa pahina ng kalendaryo. Maaaring ito ay: - Suriin ang ulat sa pagbebenta at gumawa ng desisyon - Kumpletuhin ang panukala ng kliyente - Maghanda para sa pulong ng pangkat bukas - Tumawag ng isang supplier tungkol sa isang isyu sa paghahatid - Bumuo ng unang bersyon ng isang bagong plano ng serbisyo Ang mga salita ay mahalaga. Ang "Trabaho sa marketing" ay malawak. Ang "Sumulat ng tatlong ideya sa kampanya" ay nagbibigay sa araw ng isang mas malinaw na direksyon. Ang ilang mga lider ng negosyo ay gumagamit ng katulad na paraan kapag nagpaplano ng kanilang mga iskedyul. Tinutukoy nila ang gawain na nangangailangan ng kanilang paghuhusga, pagkatapos ay bigyan ito ng lugar sa kalendaryo bago punan ang araw ng mga hindi gaanong kagyat na kahilingan. ### 2. Gamitin ang kalendaryo upang protektahan ang oras ng pagtutok Ang isang desk calendar ay nagiging mas kapaki-pakinabang kapag minarkahan ko ang mga bloke ng oras sa halip na sumulat lamang ng mga appointment. Halimbawa: 9:00–10:00 — Suriin ang financial figures 10:30–11:00 — Team check-in 1:30–2:30 — Client proposal 4:00–4:15 — Plano bukas Mag-iiba-iba ang eksaktong oras. Ang prinsipyo ay nananatiling pareho: ang isang gawain ay tumatanggap ng isang malinaw na espasyo. Ang pananaliksik at karanasan sa lugar ng trabaho ay parehong nagpapakita na ang madalas na paglipat ng gawain ay maaaring maging mas mahirap ang trabaho. Ang isang nakikitang kalendaryo ay nagpapaalala sa akin na ang focus ay isang nakaplanong aktibidad, hindi isang bagay na dapat kong asahang mahanap sa pagitan ng mga pagpupulong. Makakatulong din ang isang maliit na tala gaya ng "walang email sa block na ito." Lumilikha ito ng isang simpleng hangganan nang hindi nangangailangan ng isang kumplikadong sistema ng pagiging produktibo. ### 3. Mag-iwan ng espasyo para sa hindi inaasahang trabaho Ang isang kalendaryong nakaimpake mula umaga hanggang gabi ay maaaring magmukhang organisado, ngunit hindi ito nag-iiwan ng puwang para sa mga tunay na problema sa negosyo. Maaaring kailanganin ng isang customer ang tulong. Maaaring huli na dumating ang isang kargamento. Maaaring kailanganin ng isang miyembro ng pangkat ang isang desisyon. Kapag naitalaga na ang bawat minuto, maaaring makaistorbo sa buong araw ang isang maliit na pagbabago. Nag-iiwan ako ng open space sa page. Ang espasyong iyon ay maaaring maglaman ng mga agarang kahilingan, maikling pahinga, o hindi natapos na trabaho. Binabawasan din nito ang pressure na ilipat ang bawat gawain sa gabi. Ito ay isang dahilan kung bakit maaaring iba ang pakiramdam ng isang kalendaryong papel sa isang digital na iskedyul. Ang bukas na lugar ay madaling makita. Ipinapakita nito kung makatotohanan ang plano bago magsimula ang araw. ### 4. Magtala ng mga desisyon, hindi lahat ng detalye Ang isang desk calendar ay hindi isang talaarawan. Hindi ko kailangang isulat ang bawat tawag sa telepono o maliit na aksyon. Ginagamit ko ito para i-record ang mga item na makakatulong sa akin na gumawa ng mas mahusay na mga desisyon: - Isang pangako na ginawa sa isang kliyente - Isang petsa para sa pagsuri sa progreso ng proyekto - Isang tanong na nangangailangan ng sagot - Isang gawain na dapat ilipat sa ibang araw - Isang aral mula sa isang problema Halimbawa, pagkatapos ng isang naantalang order, maaari kong isulat, "Kumpirmahin ang oras ng pag-usad ng supplier bago tanggapin ang susunod na malaking kahilingan." Maaaring pigilan ng maikling tala na iyon ang parehong isyu na lumitaw muli. Ang kalendaryo ay nagiging isang gumaganang talaan kung paano ako nagpapatakbo. Sa paglipas ng panahon, ang mga paulit-ulit na tala ay maaaring magpakita ng mga pattern, tulad ng masyadong maraming pagpupulong sa isang araw o madalas na pagkaantala na dulot ng hindi malinaw na mga pag-apruba. ### 5. Suriin ang pahina bago umalis sa trabaho Sa pagtatapos ng araw, gumugugol ako ng ilang minuto sa pagtingin sa nangyari. Tinatanong ko ang aking sarili: - Ano ang natapos ko? - Ano ang kailangan pang pansinin? - Gumugol ba ako ng oras sa gawaing mahalaga? - Ano ang dapat baguhin bukas? Ang pagsusuri na ito ay hindi nangangailangan ng mahabang paliwanag. Maaaring sapat na ang isang check mark, isang maikling tala, o isang linya sa isang gawain. Kung may nananatiling hindi natapos, gagawa ako ng sinasadyang pagpili. Inilipat ko ito sa ibang araw, pinuputol ito sa isang mas maliit na pagkilos, o inaalis ito dahil hindi na ito nagsisilbing kapaki-pakinabang na layunin. Dapat suportahan ng isang kalendaryo ang mga malilinaw na pagpipilian. Hindi ito dapat maging isang lugar kung saan ang mga lumang gawain ay nagtitipon at lumilikha ng pagkakasala. ### 6. Panatilihing madaling i-scan ang layout Ang isang masikip na pahina ay mahirap gamitin. Pinapanatili kong maikli ang pagsulat at gumagamit ng mga simpleng marka: - Isang bilog para sa isang pulong - Isang parisukat para sa isang gawain - Isang bituin para sa isang desisyon - Isang linya para sa natapos na gawain Gumagamit ako ng isang kulay para sa mga appointment at isa pa para sa mga personal na paalala. Hindi na kailangan ng kumplikadong sistema. Kung hindi ko maintindihan ang page sa loob ng ilang segundo, kailangang maging mas simple ang layout. Ang pinakamahusay na kalendaryo ng desk ay ang maaari kong gamitin nang walang pagsisikap. Ang isang malinis na pahina ay nag-iimbita ng regular na pagpaplano. Ang isang kalat na pahina ay ginagawang ang pagpaplano ay parang isa pang gawain. Ang isang desk kalendaryo ay hindi magiging isang produktibo araw-araw. Ang matatag na mga resulta ay nakasalalay pa rin sa mga kasanayan, pagtutulungan ng magkakasama, tiyempo, at mahusay na mga desisyon. Ang halaga nito ay mas praktikal. Nagbibigay ito sa akin ng isang nakikitang lugar upang pumili ng mga priyoridad, protektahan ang atensyon, itala ang mga aralin, at ayusin ang aking plano. Maraming tao ang naghahanap ng isang kumplikadong paraan kapag ang isang malinaw na pang-araw-araw na pagtingin ay maaaring malutas ang bahagi ng problema. Ang kapaki-pakinabang na lihim ay hindi ang kalendaryo mismo. Ito ay ang ugali sa likod nito: magpasya kung ano ang mahalaga, bigyan ng puwang para dito, suriin kung ano ang nangyari, at planuhin ang susunod na hakbang nang may pag-iingat.
Maraming CEO ang hindi pinamamahalaan ang kanilang mga araw sa pamamagitan ng pagsuri sa dose-dosenang mga app bawat ilang minuto. Madalas silang gumagamit ng simpleng desk calendar upang makita kung ano ang nararapat na pansin, kung ano ang maaaring maghintay, at kung saan pupunta ang kanilang oras. Ang isang desk calendar ay hindi magpapatakbo ng isang kumpanya para sa akin. Hindi nito sasagutin ang mga email, malulutas ang mga problema ng kawani, o gagawing mas madali ang isang mahirap na desisyon. Ang magagawa nito ay bawasan ang ingay ng pag-iisip sa paligid ng aking trabaho. Kapag nakikita ko ang linggo sa isang pahina, mas kaunti ang mga pangakong hindi ko matutupad. Ang maliit na pagbabagong iyon ay mahalaga kapag ang bawat araw ay naglalaman ng mga pagpupulong, tawag, paglalakbay, pagpaplano, at mga hindi inaasahang isyu. ### Bakit gumagana ang isang desk calendar Ang mga digital na kalendaryo ay kapaki-pakinabang para sa mga paalala at nakabahaging appointment. Maaari silang magpadala ng mga alerto, mag-update ng mga oras ng pagpupulong, at kumonekta ng ilang tao. Iba ang layunin ng paper desk calendar. Nagbibigay ito sa akin ng malawak na pagtingin sa oras. Nakikita ko ang: - Ang bilang ng mga pagpupulong sa isang linggo - Ang mga araw na may sapat na espasyo para sa nakatutok na trabaho - Ang mga deadline na papalapit na - Mga araw ng paglalakbay at mga personal na pangako - Mga proyekto na nakikipagkumpitensya para sa parehong oras - Mga walang laman na panahon na dapat manatiling libre Karaniwang nagpapakita ng isang appointment sa bawat pagkakataon ang telepono. Ipinapakita ng isang desk calendar ang hugis ng linggo. Maaaring baguhin ng visual na pagkakaibang iyon ang paraan ng pagpaplano ko. Kung ang Miyerkules ay naglalaman na ng limang pagpupulong, hindi ako maglalagay ng malaking gawain sa pagsulat doon. Kung bukas ng umaga ng Huwebes, mapoprotektahan ko ito para sa pagpaplano o pagsusuri ng koponan. ### Isang simpleng sistema na magagamit ko Hindi kailangan ng system ng maraming kulay, simbolo, o panuntunan. Ang sobrang dekorasyon ay nagiging isa pang gawain ang pagpaplano. Gumagamit ako ng tatlong uri ng impormasyon: - Mga nakapirming appointment - Mga pangunahing bloke sa trabaho - Mga personal na pangako Kasama sa mga nakapirming appointment ang mga tawag sa kliyente, panayam, pulong ng board, at paglalakbay. Ang mga kaganapang ito ay may nakatakdang oras at kadalasang kinasasangkutan ng ibang tao. Kabilang sa mga pangunahing bloke sa trabaho ang pagsulat ng panukala, pagsusuri ng mga ulat sa pananalapi, paghahanda ng presentasyon, o paggawa ng desisyon sa pagkuha. Ang mga gawaing ito ay nangangailangan ng pansin ngunit maaaring walang pormal na pagpupulong na nakalakip sa kanila. Kasama sa mga personal na pangako ang ehersisyo, oras ng pamilya, mga medikal na appointment, at mga panahon ng pagbawi. Itinuring ko ang mga bahaging ito ng kalendaryo bilang mga tunay na pangako sa halip na mga puwang na palaging maaaring ibigay. Tinutulungan ako ng diskarteng ito na makita kung ang aking plano ay tumutugma sa aking aktwal na kapasidad. ### Hakbang 1: Isulat ang mga nakapirming kaganapan na sinimulan ko sa mga kaganapang hindi madaling makagalaw. Halimbawa, maaaring kabilang sa aking Lunes ang: - 9:00 am leadership meeting - 11:30 am tawag ng supplier - 2:00 pm review ng produkto - 4:00 pm check-in ng staff Kapag ang mga kaganapang ito ay nasa desk calendar, ang magagamit na oras ay nagiging mas madaling hatulan. Ang isang araw na mukhang bukas sa aking ulo ay maaaring puno na. Inilalantad din ng hakbang na ito ang nakatagong oras ng paglalakbay. Ang 30 minutong pagpupulong sa buong bayan ay maaaring tumagal ng dalawang oras kapag kasama ang paghahanda at transportasyon. Dapat ipakita ng kalendaryo ang tunay na halaga ng appointment, hindi lamang ang haba ng pulong. ### Hakbang 2: Magdagdag ng isang pangunahing gawain bawat araw Ang isang karaniwang pagkakamali sa pagpaplano ay ang paglalagay ng sampung pangunahing gawain sa isang araw. Ang listahan ay maaaring mukhang produktibo, ngunit ang plano ay may maliit na pagkakataon na makaligtas sa totoong trabaho. Pumili ako ng isang pangunahing gawain para sa bawat araw ng trabaho. Ang gawaing iyon ay maaaring: - Pag-apruba ng taunang badyet - Pagtatapos ng isang presentasyon sa pagbebenta - Pagsusuri sa isang bagong proseso ng negosyo - Pakikipag-usap sa isang mahalagang customer - Pagpaplano sa susunod na yugto ng pag-hire Mas maliit na mga gawain ang maaaring magkasya dito. Ang pangunahing gawain ay tumatanggap ng pinakamahusay na magagamit na oras. Ang panuntunang ito ay nagbibigay sa araw ng isang malinaw na sentro. Kapag lumitaw ang mga bagong kahilingan, maaari akong magtanong ng direktang tanong: Papalitan ba ng kahilingang ito ang pangunahing gawain ngayon, o maaari ba itong maghintay? ### Hakbang 3: Mag-iwan ng bukas na espasyo Ang isang buong kalendaryo ay maaaring magmukhang disiplinado. Maaari rin itong magpakita ng hindi magandang pagpaplano. Ang hindi inaasahang gawain ay bahagi ng pamumuno. Maaaring maglabas ng seryosong isyu ang isang customer. Maaaring kailanganin ng isang miyembro ng pangkat ang tulong sa isang desisyon. Maaaring maantala ang paghahatid. Maaaring mangailangan ng sagot ang isang tanong sa pananalapi bago matapos ang araw. Kusa akong nag-iiwan ng open space. Dalawa o tatlong maiikling bloke sa loob ng isang linggo ay maaaring makuha ang mga isyung ito nang hindi itinutulak ang bawat nakaplanong gawain sa gabi. Ang open space ay nagbibigay din sa akin ng oras para mag-isip. Hindi lahat ng kapaki-pakinabang na aktibidad sa negosyo ay gumagawa ng isang agarang mensahe, ulat, o pulong. Ang ilang mga desisyon ay nangangailangan ng tahimik na oras. ### Hakbang 4: Gumamit ng mga maikling tala Ang isang entry sa kalendaryo ay dapat makatulong sa akin na simulan ang gawain nang hindi naghahanap sa ilang mga tool. Sa halip na sumulat ng: “Marketing meeting” maaari kong isulat: “Marketing meeting — suriin ang kalidad ng lead, mga resulta ng landing page, at Abril na badyet” Sa halip na: “Tumawag sa supplier” maaari kong isulat: “Tawag ng supplier — kumpirmahin ang petsa ng paghahatid at mga tuntunin sa pagbabayad” Ginagawa ng mga talang ito na nakikita ang layunin ng kaganapan. Binabawasan din nila ang oras ng paghahanda. Iniiwasan kong magsulat ng mahahabang talata sa kalendaryo. Ang ilang mga kapaki-pakinabang na salita ay mas madaling basahin sa isang abalang araw. ### Hakbang 5: Suriin ang linggo bago ito magsimula Naglalaan ako ng maikling panahon bawat linggo upang tingnan ang mga darating na araw. Sinusuri ko: - Aling mga pagpupulong ang nangangailangan ng paghahanda - Aling gawain ang may pinakamalaking epekto sa negosyo - Kung saan ang linggo ay masyadong masikip - Aling appointment ang maaaring paikliin o ilipat - Kung naprotektahan ko ang personal na oras - Anong impormasyon ang kailangan ko bago gumawa ng desisyon Ang pagsusuri na ito ay tumutulong sa akin na makahanap ng mga problema habang sila ay maliit pa. Halimbawa, maaari kong mapansin ang tatlong magkakahiwalay na pagpupulong tungkol sa parehong proyekto. Maaaring sapat ang isang pagpupulong kung isasama ang mga tamang tao at tanong. Maaari ko ring makita na ang isang panukala ay dapat bayaran sa Biyernes ngunit walang harangan sa trabaho bago ang petsang iyon. Ang kalendaryo ay nagpapakita ng puwang. ### Ang desk calendar ay hindi kapalit para sa mga digital na tool Hindi ako gagamit ng papel na kalendaryo nang mag-isa para sa isang malaking team. Ang mga nakabahaging iskedyul, paalala, video call, at mga update sa paglalakbay ay nabibilang pa rin sa mga digital system. Gumagana ang desk calendar bilang isang personal na control panel. Nagbibigay ito sa akin ng mabilis na pagtingin sa mga pangakong humuhubog sa aking linggo. Ang aking digital na kalendaryo ay maaaring pamahalaan ang mga detalye. Matutulungan ako ng kalendaryong papel na magpasya kung ano ang ibig sabihin ng mga detalyeng iyon. Ang dibisyong ito ay nagpapanatili sa sistemang praktikal. Hindi ko kailangang kopyahin ang bawat maliit na appointment sa papel. Sinusulat ko lamang ang mga kaganapan at mga bloke ng trabaho na nakakaapekto sa aking pansin. ### Isang praktikal na halimbawa Isipin ang isang may-ari ng negosyo na gumugugol ng Lunes hanggang Biyernes sa paglipat mula sa isang pulong patungo sa isa pa. Ang bawat appointment ay kapaki-pakinabang, ngunit ang may-ari ay walang oras upang suriin ang daloy ng pera, makipag-usap sa isang pangunahing empleyado, o magplano sa susunod na quarter. Maaaring ipakita kaagad ng isang desk kalendaryo ang pattern. Ang problema ay hindi kawalan ng pagsisikap. Ang problema ay kinuha ng mga pagpupulong ang bawat nakikitang espasyo. Maaaring ilipat ng may-ari ang isang panloob na pagpupulong sa isang nakabahaging update, protektahan ang Martes ng umaga para sa pagsusuri sa pananalapi, at panatilihing bukas ang Biyernes ng hapon para sa mga hindi nalutas na isyu. Walang dramatic na nagbago. Ang linggo ay may mas malinaw na istraktura. Ang isang katulad na paraan ay makakatulong sa isang manager, consultant, freelancer, o maliit na pangkat ng negosyo. Ang kalendaryo ay hindi kailangang magmukhang kahanga-hanga. Kailangan nitong ipakita kung paano talaga gumagana ang tao. ### Mga pagkakamali Sinusubukan kong iwasan Hindi ko ginagamit ang kalendaryo bilang talaan ng lahat ng inaasahan kong tapusin. Hindi ko pinupunan ang bawat blangkong espasyo ng isang gawain. Hindi ko tinatrato ang bawat kahilingan bilang apurahan. Hindi ko pinaplano ang isang buong araw ng malalim na trabaho pagkatapos ng mahabang serye ng mga pagpupulong. Hindi ako nagtatago ng appointment sa kalendaryo kapag nawala ang layunin nito. Pinoprotektahan ng mga gawi na ito ang halaga ng system. Ang isang kalendaryo ay nagiging hindi gaanong kapaki-pakinabang kapag ito ay nagpapakita ng isang perpektong buhay sa halip na isang magagawa. ### Ang aking pananaw sa simpleng pagpaplano Ang apela ng isang desk calendar ay hindi dahil ginagawa nitong madali ang pamumuno. Ang halaga nito ay nagmumula sa paggawa ng oras na nakikita. Kapag nakikita ko ang linggo, nakikita ko ang labis na karga bago ito maging gabi. Maaari kong protektahan ang oras para sa mga desisyon sa halip na ibigay ang bawat oras sa ibang tao. Maaari akong magbigay ng puwang para sa trabahong sumusuporta sa negosyo sa mas mahabang panahon. Ang isang simpleng kalendaryo ng desk ay pinakamahusay na gumagana kapag ginamit ko ito bilang isang filter, hindi isang dekorasyon. Nakakatulong ito sa akin na piliin kung ano ang nararapat na espasyo, kung ano ang nangangailangan ng paghahanda, at kung ano ang dapat iwanang sa iskedyul.
Sinisimulan ng maraming pinuno ang araw ng trabaho na may screen na puno ng mga mensahe, mga alerto sa pagpupulong, at mga hindi natapos na gawain. Ang araw ay maaaring maging isang hanay ng mga reaksyon bago sila gumawa ng isang malinaw na desisyon para sa kanilang sarili. Nalaman ko na ang isang simpleng desk calendar ay maaaring lumikha ng isang maliit na pag-pause sa pagitan ng pagdating sa trabaho at pagtugon sa lahat ng bagay sa paligid ko. Hindi nito pinapalitan ang isang digital na kalendaryo. Nagbibigay ito ng araw ng nakikitang hugis. Ang pang-araw-araw na kalendaryo ng desk ay karaniwang nagpapakita ng isang petsa, isang pahina, at isang limitadong dami ng espasyo. Kapaki-pakinabang ang limitasyong iyon. Hinihikayat ako nitong magtanong ng praktikal na tanong: Ano ang nararapat sa aking pansin ngayon? Nagsusulat ako ng tatlong item bago buksan ang aking inbox: - Isang desisyon na nangangailangan ng aking pansin - Isang gawain na sumusuporta sa koponan - Isang personal na aksyon na nagpoprotekta sa aking enerhiya Ang listahan ay sapat na maikli upang mabasa sa isang sulyap. Nagbibigay din ito sa akin ng reference point kapag lumitaw ang mga bagong kahilingan. Ang isang pinuno ay maaaring makatanggap ng dose-dosenang mga mensahe sa isang normal na araw ng trabaho. Hindi lahat ng mensahe ay nangangailangan ng agarang sagot. Kapag tiningnan ko ang tatlong bagay sa aking mesa, maihahambing ko ang bawat bagong kahilingan sa gawaing napili na. Ang ilang mga kahilingan ay nabibilang sa ibang araw. Ang ilan ay maaaring ipasa sa isang kasamahan. Ang ilan ay nangangailangan ng direktang tugon. Nakakatulong ang ugali na ito na mabawasan ang pakiramdam na ang bawat mensahe ay may parehong bigat. Ang isang desk calendar ay maaari ding gawing mas madaling ibahagi ang mga priyoridad. Sa panahon ng pagpupulong ng pangkat, maaari akong magsulat ng maikling tala gaya ng “review hiring plan” o “call key supplier.” Ang tala ay nagiging isang nakikitang paalala ng gawaing nakakaapekto sa ibang tao. Halimbawa, ang isang maliit na may-ari ng negosyo ay maaaring makatanggap ng reklamo mula sa isang regular na customer, isang isyu sa pag-iiskedyul ng kawani, at isang update ng supplier bago mag-9 am. Hindi nireresolba ng kalendaryo ang reklamo. Nakakatulong itong protektahan ang oras na kailangan upang harapin ito nang maayos. Ang ugali ay pinakamahusay na gumagana kapag ang pahina ay nananatiling simple. Iniiwasan kong magsulat ng buong listahan ng gawain sa isang sheet. Ang mga mahahabang listahan ay kadalasang gumagawa ng pressure nang hindi pinapabuti ang focus. Ang ilang malinaw na salita ay mas madaling gamitin sa isang abalang araw. Nag-iiwan din ako ng maliit na espasyo para sa hindi inaasahang pangyayari. Ang isang bagong pagkakataon, isang alalahanin ng kawani, o isang pagbabago sa isang proyekto ay maaaring mangailangan ng pansin. Ang bukas na espasyo ay nagpapahintulot sa plano na mag-adjust nang hindi nawawala ang hugis nito. Sa pagtatapos ng araw, hindi ko hinuhusgahan ang pahina sa kung gaano ako natapos. Tiningnan ko kung ano ang nagbago. Ang isang natapos na tala ay maaaring magpakita ng pag-unlad. Ang isang hindi natapos na tala ay maaaring magbunyag na ang gawain ay masyadong malaki, hindi malinaw, o hindi konektado sa mga tunay na pangangailangan ng araw. Maaari ko itong ilipat sa ibang petsa, hatiin ito sa mas maliliit na pagkilos, o alisin ito. Ang maikling pagsusuri na ito ay tumatagal ng wala pang limang minuto. Lumilikha ito ng talaan ng mga desisyon na maaaring maging kapaki-pakinabang sa isang lingguhang sesyon ng pagpaplano. Maaari rin itong magpakita ng mga pattern. Kung ang parehong item ay lilitaw sa loob ng ilang araw, ang problema ay maaaring hindi kakulangan ng oras. Ang susunod na hakbang ay maaaring mangailangan ng mas malinaw na may-ari o mas maliit na saklaw. Ang pisikal na pahina ay may isa pang benepisyo. Kapag nagsusulat ako sa pamamagitan ng kamay, sapat na bumabagal ako upang pumili ng mga salita. Ang "Trabaho sa pagbebenta" ay malabo. Ang "Suriin ang tatlong tawag ng customer" ay nagbibigay sa araw ng malinaw na pagkilos. Ang "Pagbutihin ang mga operasyon" ay malawak. Mas madaling iiskedyul ang "Aprubahan ang checklist ng paghahatid." Ang isang desk calendar ay hindi isang sukatan ng katayuan. Hindi ito nagpapatunay na ang isang tao ay produktibo, handa, o matagumpay. Ang halaga nito ay nagmumula sa nakagawiang nakapaligid dito. Ilagay ito kung saan magsisimula ang unang sesyon ng trabaho. Isulat ang petsa. Pumili ng isang maliit na bilang ng mga priyoridad. Panatilihing direkta ang mga salita. Suriin ang pahina bago umalis sa desk. Ang prosesong iyon ay makakatulong sa isang abalang pinuno na lumipat mula sa patuloy na reaksyon patungo sa sinasadyang atensyon. Ang kalendaryo ay nananatiling simple, ngunit ang pang-araw-araw na pagpipilian sa likod nito ay maaaring humubog ng mas mahuhusay na pagpupulong, mas malinaw na mga desisyon, at mas nakatuong trabaho.
Sinisimulan ng maraming tao ang araw na may buong listahan ng mga gawain, ngunit tinatapos ito sa pag-iisip kung saan napunta ang oras. Kinukuha ng mga email ang umaga. Nahati ang mga pagpupulong sa hapon. Ang maliliit na kahilingan ay nagtutulak ng mahalagang gawain sa gabi. Nalaman ko na ang epektibong pang-araw-araw na pagpaplano ay hindi gaanong tungkol sa pagpuno sa bawat minuto at higit pa tungkol sa pagbibigay sa bawat bahagi ng araw ng isang malinaw na layunin. Maraming lider ng negosyo ang gumagamit ng katulad na diskarte: pinoprotektahan nila ang oras para sa nakatutok na trabaho, nag-iiwan ng espasyo para sa pagbabago, at sinusuri ang kanilang mga priyoridad bago magsimula ang araw. Ang isang praktikal na pang-araw-araw na plano ay makakatulong sa akin na magtrabaho nang may higit na pokus nang hindi ginagawang mahigpit ang iskedyul. ### Magsimula sa isang maikling listahan ng mga priyoridad Magsisimula ako sa pamamagitan ng pagsulat ng lahat ng bagay na nangangailangan ng aking pansin. Maaaring kasama sa listahang ito ang isang tawag ng kliyente, isang ulat, isang desisyon sa produkto, mga personal na gawain, at maliliit na gawain tulad ng pagtugon sa mga mensahe. Pagkatapos ay pumili ako ng tatlong priority item. Ang mga ito ay hindi palaging ang pinakamadaling gawain. Sila ang mga gawain na sumusuporta sa aking pangunahing layunin para sa araw. Kung natapos ko ang tatlong ito, ang araw ay umusad kahit na may ilang mga menor de edad na mga bagay na natitira. Halimbawa, maaaring pumili ang isang sales manager: - Maghanda para sa isang pagtatanghal ng kliyente - Suriin ang buwanang mga numero ng benta - Magturo ng isang miyembro ng koponan Ang pagsagot sa bawat email ay maaaring maging produktibo, ngunit maaaring hindi ito karapat-dapat sa parehong lugar tulad ng paghahanda para sa isang pangunahing pulong ng kliyente. ### Itugma ang mga gawain sa aking enerhiya Nagbabago ang aking pagtuon sa buong araw. Karaniwan kong hinahawakan ang mahirap na trabaho kapag sariwa ang aking isip. Maaaring maghintay ang mga nakagawiang gawain para sa mas mababang panahon ng enerhiya. Maaaring ganito ang hitsura ng isang simpleng iskedyul: - 8:30–10:00: Magsulat, magplano, o maglutas ng mga kumplikadong problema - 10:00–10:30: Suriin ang mga mensahe - 10:30–12:00: Mga pagpupulong o pangkatang gawain - 1:30–3:00: Mga gawain sa proyekto - 3:00–4:00: Mga tawag at 4:00: Mga tawag at sundan bukas: 4:3 Ang eksaktong oras ay hindi mahalaga gaya ng tugma sa pagitan ng gawain at ng aking lakas. Kapag naglalagay ako ng malalim na trabaho sa pagitan ng mga pagpupulong, madalas akong gumugugol ng mas maraming oras sa pagsubok na mag-restart kaysa sa paggawa mismo ng trabaho. ### Gumamit ng mga bloke ng oras, hindi isang minuto-by-minutong plano Ang isang detalyadong iskedyul ay maaaring magmukhang organisado ngunit walang puwang para sa pagbabago. Ang isang naantalang tawag, apurahang tanong ng customer, o teknikal na isyu ay maaaring makaramdam ng sira sa buong plano. Ang mga bloke ng oras ay nagbibigay sa akin ng mas malinaw na istraktura: - Focus block - Communication block - Meeting block - Admin block - Review block Maaari kong ilipat ang isang block kapag kailangan nang hindi nawawala ang layunin sa likod nito. Ang diskarte na ito ay mahusay na gumagana para sa mga tao na ang mga araw ay kasama ang parehong nakaplanong trabaho at hindi inaasahang mga kahilingan. Ang isang maliit na may-ari ng negosyo ay maaaring magreserba ng umaga para sa mga desisyon sa negosyo, sa kalagitnaan ng araw para sa mga customer at kawani, at sa hapon para sa mga papeles. May hugis ang plano, ngunit maaari pa rin itong mag-adjust kapag nangangailangan ng tulong ang isang customer. ### Protektahan ang nakatutok na trabaho Malaking bahagi ng pang-araw-araw na stress ay nagmumula sa patuloy na pagkaantala. Ang bawat mensahe ay maaaring tumagal lamang ng isang minuto upang basahin, ngunit ang isip ay maaaring mangailangan ng mas matagal upang bumalik sa orihinal na gawain. Habang nasa focus block, pinapatahimik ko ang mga hindi mahahalagang alerto at pinananatili ko lang ang mga tool na nauugnay sa gawain sa harap ko. Maaari ko ring sabihin sa aking koponan kung kailan ko muling susuriin ang mga mensahe. Hindi ito nangangahulugan ng pagbabalewala sa mga tao. Nagbibigay ito sa iba ng malinaw na oras para makipag-ugnayan sa akin at nagbibigay sa akin ng mas magandang pagkakataon na tapusin ang trabahong nangangailangan ng pansin. Halimbawa, ang isang empleyado sa marketing na nagsusulat ng brief ng kampanya ay maaaring suriin ang email sa 10:00 at 2:30 sa halip na buksan ang inbox bawat ilang minuto. ### Mag-iwan ng espasyo para sa hindi inaasahang trabaho Ang isang iskedyul na gumagamit ng bawat minuto ay mahirap panatilihin. Mas gusto kong mag-iwan ng isa o dalawang bukas na panahon sa araw. Maaaring suportahan ng espasyong ito ang: - Isang gawain na mas matagal kaysa sa binalak - Isang kahilingan ng customer - Isang maikling pahinga sa pagbawi - Isang kapaki-pakinabang na pakikipag-usap sa isang kasamahan - Isang pagsusuri ng bagong impormasyon Ang bukas na oras ay hindi nasayang na oras. Tinutulungan nito ang plano na makuha ang pagbabago nang hindi pinipilit ang bawat susunod na gawain sa gabi. ### Magpasya kung ano ang maaaring maghintay Hindi lahat ng kahilingan ay nangangailangan ng tugon nang sabay-sabay. Kapag lumitaw ang isang bagong gawain, tinatanong ko ang aking sarili: - Sinusuportahan ba nito ang pangunahing layunin ngayon? - Kailangan ba ng isang tao ang aking tugon upang ipagpatuloy ang kanilang trabaho? - Maaari ko bang hawakan ito mamaya? - Maaari ko bang italaga ito? - Kailangan ba itong gawin sa lahat? Ang mga tanong na ito ay nakakatulong sa akin na paghiwalayin ang isang tunay na priyoridad mula sa isang gawain na parang apurahan lang dahil lumabas ito sa aking inbox. Ang isang pinuno ng pangkat ay maaaring makatanggap ng sampung kahilingan sa araw. Ang ilan ay nangangailangan ng mabilis na sagot. Ang ilan ay maaaring ipangkat sa isang mensahe. Ang ilan ay maaaring pag-aari ng ibang tao. ### Tapusin ang araw sa isang maikling pagsusuri Gumugugol ako ng ilang minuto sa pagsuri kung ano ang natapos ko, kung ano ang nagbago, at kung ano ang nangangailangan ng pansin bukas. Hindi ko ginagamit ang pagsusuring ito upang hatulan ang aking sarili para sa bawat hindi natapos na gawain. Naghahanap ako ng mga pattern. Marahil ay nagtatagal ang mga pagpupulong kaysa sa inaasahan. Marahil ay patuloy akong naglalagay ng malikhaing gawain pagkatapos ng nakakapagod na hapon. Marahil ang mga maliliit na kahilingan ay tumatagal ng oras mula sa mga proyekto ng customer. Tinutulungan ako ng pagsusuring ito na ayusin ang susunod na plano sa halip na ulitin ang parehong problema. Maaaring ganito ang hitsura ng isang kapaki-pakinabang na tala: - Nakumpleto: panukala ng kliyente at pag-check-in ng team - Inilipat: pagsusuri ng badyet - Dahilan: kailangan ng pansin ang isyu ng customer - Bukas: suriin ang badyet bago ang unang pagpupulong ### Dapat na suportahan ng isang pang-araw-araw na plano ang taong gumagamit nito Maaaring naglalaman ang kalendaryo ng isang CEO ng mga pulong ng diskarte, mga talakayan sa pagkuha, at mga pagsusuri sa negosyo. Maaaring iba ang hitsura ng sarili kong iskedyul. Ang kapaki-pakinabang na aralin ay hindi kopyahin ang kalendaryo ng ibang tao. Ito ay upang lumikha ng isang sistema na nagpoprotekta sa makabuluhang trabaho at nag-iiwan ng puwang para sa mga tao. Ang isang malakas na pang-araw-araw na plano ay naglalaman ng isang maliit na bilang ng mga malinaw na priyoridad, makatotohanang mga bloke ng oras, espasyo para sa pagbabago, at isang maikling pagsusuri. Dapat itong makatulong sa akin na gumawa ng mas mahusay na mga pagpipilian sa araw sa halip na iparamdam sa akin na kontrolado ako ng orasan. Kapag nagplano ako nang may layunin, makakatapos ako ng mas kaunting mga gawain at makakagawa pa rin ako ng mas mahusay na pag-unlad. Iyon ay madalas na isang mas matalinong paraan upang gamitin ang isang araw ng trabaho. Mayroon kaming malawak na karanasan sa Larangan ng Industriya. Makipag-ugnayan sa amin para sa propesyonal na payo:Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
