Maraming tao ang hindi nahihirapan dahil kulang sila sa pagsisikap. Nahihirapan sila dahil ang kanilang mga gawain ay nakikipagkumpitensya para sa atensyon sa buong araw. Nagsusulat ako noon ng mahahabang listahan ng gagawin na mukhang produktibo ngunit bihirang tumulong sa akin na piliin kung ano ang susunod na gagawin. Itinulak ng maliliit na kahilingan ang mahalagang gawain sa isang tabi. Sinira ng mga pagpupulong ang aking pokus. Sa pagtatapos ng araw, natapos ko na ang ilang madaling gawain at pakiramdam ko ay nasa likod pa rin ako. Binabago ng isang kapaki-pakinabang na tagaplano ang pattern na ito sa pamamagitan ng pagbibigay sa bawat gawain ng isang malinaw na lugar, isang makatotohanang oras, at isang dahilan upang pumunta doon. Hindi maalis ng isang tagaplano ang bawat problema sa isang abalang iskedyul. Makakatulong ito sa akin na makita ang trabaho bago magsimula ang araw. Nagsisimula ako sa isang lingguhang view. Isinulat ko ang mga nakapirming pangako tulad ng mga pagpupulong, pagtakbo sa paaralan, mga appointment, at mga deadline ng proyekto. Ang mga item na ito ay tumatagal ng oras, kaya hindi ko dapat pagplanuhan ang mga ito. Ipinapakita ng simpleng hakbang na ito kung gaano karaming oras ng pagtatrabaho ang mayroon ako. Ang isang linggo na may sampung bukas na oras sa papel ay maaaring maglaman lamang ng limang magagamit na oras pagkatapos ng paglalakbay, mga tawag, pahinga, at mga nakagawiang tungkulin. Ang pagpaplano gamit ang totoong numero ay ginagawang mas madaling sundin ang iskedyul. Pagkatapos nito, pumili ako ng isang maliit na bilang ng mga makabuluhang resulta. Sa halip na magsulat: - Sagutin ang mga email - Gawin ang ulat - Gumawa ng mga tawag - Suriin ang proyekto - Ayusin ang mga file Ginagawa ko ang listahan sa mas malinaw na mga aksyon: - Tumugon sa tatlong email ng kliyente na nangangailangan ng desisyon - Isulat ang panimula ng ulat at seksyon ng data - Tawagan ang supplier tungkol sa petsa ng paghahatid - Suriin ang badyet ng proyekto para sa mga nawawalang gastos Ang mga malinaw na aksyon ay nagpapababa sa oras na ginugugol ko sa pagpapasya kung ano ang ibig sabihin ng isang gawain. Ginagawa rin nilang mas madaling makita ang pag-unlad. Karaniwan akong pumili ng isang pangunahing gawain para sa araw, kasama ang dalawa o tatlong mas maliliit na gawain. Ang pangunahing gawain ay tumatanggap ng aking pinakamahusay na magagamit na pokus. Ang mas maliliit na gawain ay maaaring magkasya sa paligid ng mga pagpupulong o mas mababang-enerhiya na mga panahon. Maaaring ganito ang hitsura ng isang karaniwang araw ng trabaho: 9:00–10:30 — Draft ng ulat ng customer 10:30–10:45 — Magpahinga 10:45–11:15 — Tumugon sa mga priyoridad na mensahe 11:30–12:00 — Pagpupulong ng koponan 1:30–2:00 — Tawagan ang susunod na iskedyul ng supplier at itala ang ilang hakbang 3:00 espasyo. Mahalaga ang espasyong iyon. Maaaring baguhin ng isang tanong sa paghahatid, kahilingan ng kasamahan, o isang gawaing mas matagal ang plano. Kapag na-book ang bawat minuto, ang isang pagkaantala ay maaaring makaramdam ng pagkawala ng buong araw. Inihiwalay ko rin ang pagpaplano sa pagre-record. Sinasabi sa akin ng pagpaplano kung ano ang balak kong gawin. Ipinapakita ng recording kung ano talaga ang nangyari. Sa pagtatapos ng araw, minarkahan ko ang mga natapos na gawain, ilipat ang hindi natapos na gawain, at sumulat ng maikling tala tungkol sa pagkaantala. Ang tala ay dapat na kapaki-pakinabang, hindi mapanghusga: - Ang ulat ay nangangailangan ng higit pang data - Ang tawag ay mas matagal kaysa sa inaasahan - Dalawang apurahang kahilingan ang nagbago sa pagkakasunud-sunod ng trabaho - Ako ay minamaliit ang oras na kailangan para sa pag-edit Pagkatapos ng ilang araw, ang mga talang ito ay nagpapakita ng mga pattern. Maaari kong makita na ang pagsusulat ay mas tumatagal sa hapon, madalas na tumatakbo ang mga pagpupulong, o ang ilang mga gawain ay nangangailangan ng impormasyon mula sa ibang tao. Ang tagaplano ay nagiging talaan ng aking mga gawi sa pagtatrabaho, hindi lamang isang listahan ng mga pag-asa. Maaaring tumagal ng sampung minuto ang simpleng proseso ng pagpaplano araw-araw: 1. Suriin ang lingguhang view. 2. Magdagdag ng mga nakapirming pangako. 3. Pumili ng isang pangunahing kinalabasan. 4. Pumili ng dalawa o tatlong pansuportang gawain. 5. Mag-iwan ng espasyo para sa mga pagbabago. 6. Suriin ang araw bago huminto sa trabaho. Ang tool mismo ay hindi kailangang maging kumplikado. Maaari akong gumamit ng isang notebook, isang naka-print na lingguhang planner, o isang digital na kalendaryo. Ang mas magandang pagpipilian ay ang bubuksan ko at i-update nang hindi gumagawa ng karagdagang trabaho. Halimbawa, ang isang maliit na may-ari ng negosyo ay maaaring may abalang Lunes na puno ng mga mensahe ng customer, mga tseke ng stock, at mga talaan ng pagbabayad. Ang isang mahabang listahan ng gawain ay maaaring maging pantay-pantay sa mga tungkuling ito. Maaaring paghiwalayin sila ng isang tagaplano ayon sa oras at epekto: - Umaga: kumpirmahin ang impormasyon ng stock - Late ng umaga: tumugon sa mga tanong ng customer - Hapon: i-update ang mga talaan ng pagbabayad - Pagtatapos ng araw: ihanda ang susunod na listahan ng paghahatid Hindi nito ginagawang mas maliit ang workload. Ginagawa nitong mas madaling maunawaan ang pagkakasunud-sunod. Natutunan ko ring panatilihing nakikita ngunit limitado ang mga hindi natapos na gawain. Ang paglipat ng bawat gawain sa bukas ay lumilikha ng pangalawang listahan ng dapat gawin na hindi natatapos. Kapag ang isang gawain ay nananatiling hindi natapos sa loob ng ilang araw, itinatanong ko kung kailangan pa ba ito, kung ito ay napakalaki, o kung may hinihintay akong iba. Ang isang malaking gawain ay maaaring maging mas madali kapag nahahati sa mas maliliit na hakbang: - Kolektahin ang mga tala ng proyekto - Piliin ang mga pangunahing punto - Gumawa ng isang magaspang na balangkas - Isulat ang unang seksyon - Suriin ang mga numero - Ipadala ang draft para sa pagsusuri Ang antas ng detalyeng iyon ay nagbibigay sa akin ng malinaw na panimulang punto. Ang pagsisimula ay kadalasang mas mahirap kaysa sa pagpapatuloy. Ang pinakakapaki-pakinabang na tagaplano ay hindi ang may pinakamaraming page o feature. Ito ang tumutulong sa akin na gumawa ng mga praktikal na pagpipilian bago maganap ang mga distractions. Mas kaunti ang plano ko, nag-iiwan ng puwang para sa pagbabago, at sinusuri kung ano ang nangyari nang hindi ginagawang dagdag na presyon ang proseso. Ang isang mahusay na tagaplano ay hindi nangangako ng perpektong araw. Nagbibigay ito ng direksyon sa aking atensyon, tinutulungan akong protektahan ang oras para sa makabuluhang trabaho, at ipinapakita kung saan kailangang baguhin ang aking iskedyul.
Ang isang abalang iskedyul ay maaaring magparamdam sa bawat gawain na apurahan. Maaari akong gumugol ng buong araw sa pagsagot sa mga mensahe, pagsali sa mga pulong, at paghawak ng maliliit na kahilingan, ngunit nagtataka pa rin kung bakit hindi natapos ang gawaing mahalaga. Ang mas mahusay na pagpaplano ay nagbibigay sa akin ng isang paraan upang magamit ang aking oras nang may higit na pangangalaga. Hindi ito nangangailangan ng isang perpektong gawain o isang kumplikadong app. Nagsisimula ito sa isang malinaw na pagtingin sa kung ano ang kailangan ko, kung ano ang maaari kong pamahalaan, at kung ano ang maaaring maghintay. Magsisimula ako sa pamamagitan ng pagpili ng isang malinaw na resulta para sa araw. Dapat ilarawan ng resultang ito ang isang kinalabasan, hindi isang malabong aktibidad. Ang "Trabaho sa ulat" ay nag-iiwan ng masyadong maraming puwang para sa pagkaantala. "Kumpletuhin ang draft ng ulat sa pagbebenta at ipadala ito para sa pagsusuri" ay nagbibigay sa akin ng nakikitang target. Ang isang malinaw na resulta ay tumutulong sa akin na gumawa ng mas mahusay na mga pagpipilian kapag lumitaw ang mga bagong kahilingan. Kung hindi sinusuportahan ng isang gawain ang pangunahing resulta ng araw, maaari ko itong ilipat sa ibang oras sa halip na payagan itong kunin ang aking iskedyul. Pinaikli ko rin ang aking pang-araw-araw na listahan. Ang isang mahabang listahan ng gawain ay maaaring mukhang produktibo, ngunit maaari itong lumikha ng presyon bago magsimula ang araw. Karaniwan akong pumipili ng tatlong pangunahing gawain: - Isang gawain na sumusuporta sa aking pangunahing layunin - Isang gawain na humahawak sa isang regular na responsibilidad - Isang gawain na nagpapanatili sa hinaharap na gawaing gumagalaw Ang mga maliliit na gawain ay maaaring manatili sa isang hiwalay na listahan. Pinapanatili nitong nakikita sila nang hindi pinahihintulutan silang kontrolin ang aking atensyon. Kapag nagpaplano ako ng isang gawain, tinatantya ko ang oras na kailangan nito. Ang isang ulat ay maaaring tumagal ng dalawang oras upang maisulat, ngunit ang pagsuri sa mga bilang ng mga benta, paghahanap ng mga nawawalang detalye, at pagrepaso sa huling draft ay maaaring magdagdag ng mas maraming oras. Kung papansinin ko ang mga bahaging ito, magiging masikip ang aking iskedyul bago magtanghali. Nag-iiwan ako ngayon ng espasyo sa pagitan ng mga gawain. Ang tatlumpung minutong agwat ay nagbibigay sa akin ng puwang upang tumugon sa isang hindi inaasahang tawag, itama ang isang error, o magpahinga ng sandali. Ang isang plano na walang bakanteng oras ay mukhang maayos sa papel ngunit madalas na masira sa ilalim ng normal na mga kondisyon sa pagtatrabaho. Hinahati ko rin ang malalaking proyekto sa mas maliliit na aksyon. Ang "Maglunsad ng bagong serbisyo" ay masyadong malawak para sa isang pang-araw-araw na plano. Maaari ko itong hatiin sa: - Kumpirmahin ang target na customer - Ilista ang mga feature ng serbisyo - Suriin ang halaga ng paghahatid - Maghanda ng simpleng pahina ng alok - Humingi ng feedback sa dalawang customer Ang bawat aksyon ay nagbibigay sa akin ng malinaw na lugar upang magsimula. Nagiging mas madaling makita ang pag-unlad, at mas malamang na maantala ko ang proyekto dahil sa pakiramdam nito ay masyadong malaki. Ang isang praktikal na halimbawa ay isang maliit na online na tindahan na naghahanda ng isang bagong pahina ng produkto. Maaaring plano ng may-ari na isulat ang pahina, kumuha ng mga larawan, tingnan ang presyo, at i-publish ang lahat sa isang hapon. Maaaring mabigo ang planong iyon kapag ang mga larawan ay nangangailangan ng pag-edit o mga detalye ng produkto ay nawawala. Ang isang mas mabisang plano ay nagbibigay sa bawat bahagi ng sarili nitong oras. Tinitingnan ng may-ari ang impormasyon ng produkto sa umaga, naghahanda ng mga larawan pagkatapos ng tanghalian, at sinusuri ang pahina bago i-publish. Kung ang pahina ay nangangailangan ng isa pang pag-edit, ang iskedyul ay may puwang para dito. Pinoprotektahan ko ang oras para sa nakatutok na trabaho. Maaaring hatiin ng mga mensahe at notification ang aking atensyon sa maliliit na piraso. Madalas kong inilalayo ang aking telepono sa aking mesa at tinitingnan ang mga mensahe sa mga takdang panahon. Ang simpleng pagbabagong ito ay nakakatulong sa akin na manatili sa isang gawain nang mas matagal. Hindi ko sinusubukang alisin ang bawat pagkagambala. Ang ilang mga tawag at kahilingan ay nangangailangan ng mabilis na pagtugon. Pinipili ko kung aling mga pagkaantala ang nangangailangan ng aksyon at kung alin ang maaaring maghintay. Sa pagtatapos ng araw, sinusuri ko ang plano nang hindi sinisisi ang aking sarili. Nagtatanong ako ng tatlong tanong: - Ano ang natapos ko? - Ano ang sanhi ng pagkaantala? - Ano ang dapat kong baguhin bukas? Ang isang napalampas na gawain ay maaaring magpakita na ang gawain ay masyadong malaki, ang pagtatantya ng oras ay masyadong maikli, o ang priyoridad ay hindi malinaw. Ginagawang kapaki-pakinabang na impormasyon ng pagsusuring ito ang mahirap na araw. Ang pagpaplano ay pinakamahusay na gumagana kapag ito ay tumutugma sa mga tunay na gawi. Ang isang iskedyul na hindi nag-iiwan ng puwang para sa mga pahinga ay maaaring hindi angkop sa isang taong humahawak ng mga tawag ng customer sa buong araw. Ang isang detalyadong oras-oras na plano ay maaaring hindi magkasya sa isang manager na ang mga priyoridad ay madalas na nagbabago. Mas gusto ko ang isang nababaluktot na istraktura: isang pangunahing resulta, ilang malinaw na gawain, at sapat na espasyo para sa mga normal na pagbabago. Ang layunin ay hindi upang punan ang bawat oras. Ang layunin ay bigyan ang tamang trabaho ng isang patas na lugar sa araw. Kapag nagpaplano ako sa ideyang iyon, mas kaunting oras ang ginugugol ko sa pagre-react at mas maraming oras sa paggawa ng tuluy-tuloy na pag-unlad. Ang isang simpleng plano ay hindi mag-aalis ng bawat problema, ngunit makakatulong ito sa akin na makita ang susunod na kapaki-pakinabang na hakbang at lumipat patungo dito nang may mas malinaw na pag-iisip.
Maraming may kakayahang tao ang hindi nahihirapan dahil kulang sila sa kasanayan. Nahihirapan sila dahil nahahati ang kanilang atensyon sa mga pulong, mensahe, follow-up, personal na gawain, at hindi inaasahang kahilingan. Nakita ko na nangyari ito sa mga sales team. Ang isang kinatawan ay maaaring makipag-usap sa mga customer sa buong araw, ngunit nakakalimutang magpadala ng panukala, mag-record ng tawag, o mag-follow up sa isang mainit na lead. Ang trabaho ay parang abala, ngunit ang mga pangunahing gawain ay nananatiling hindi natapos. Tinutulungan ako ng isang mahusay na tagaplano na gawing nakikitang pag-unlad ang pagsisikap. Binibigyan nito ng lugar ang bawat gawain, pinoprotektahan ang oras para sa nakatutok na trabaho, at ipinapakita kung sinusuportahan ng aking mga pang-araw-araw na aksyon ang mas malalaking layunin ko. Ang isang tagaplano ay hindi lamang isang listahan ng mga gawain. Ito ay isang simpleng sistema para sa pagpapasya kung ano ang nararapat sa aking oras. Kapag pinaplano ko ang aking linggo, nagsisimula ako sa mga resulta sa halip na aktibidad. Ang "Sagutin ang mga email" ay naglalarawan ng paggalaw, ngunit hindi ito nagpapakita ng kapaki-pakinabang na resulta. "Ipadala ang binagong panukala sa tatlong kwalipikadong kliyente" ay nagbibigay sa akin ng isang malinaw na target. Ang maliit na pagbabagong ito ay ginagawang mas madaling sukatin ang aking trabaho. Maaari kong itanong sa aking sarili: - Ano ang kailangang kumpletuhin? - Sino ang kasali? - Ano ang hitsura ng susunod na aksyon? - Kailan ko gagawin ito? Ang mga malilinaw na gawain ay nagbabawas sa mental na pagsisikap na kailangan upang magsimula. Pinaghiwalay ko rin ang mga gawain ayon sa priyoridad. Ang isang mahabang listahan ay maaaring magmukhang apurahan ang bawat item, kahit na kakaunti lang ang mga gawain ang nakakaapekto sa aking mga pangunahing layunin. Ang aking pang-araw-araw na tagaplano ay karaniwang naglalaman ng tatlong grupo: - Mga gawain na sumusuporta sa kasalukuyang mga layunin sa negosyo - Mga gawain na dapat tapusin sa isang itinakdang petsa - Mga maliliit na gawain na maaaring maghintay kung ang araw ay magiging masikip. Ang isang panukala sa customer, pakikipanayam sa pagkuha, o pagsusuri sa produkto ay maaaring mangailangan ng tahimik na atensyon. Hindi ko ito inilalagay sa pagitan ng ilang maikling tawag at inaasahan ang magagandang resulta. Nag-iiwan din ako ng puwang para sa mga pagbabago. Ang isang iskedyul na nakaimpake mula umaga hanggang gabi ay maaaring magmukhang produktibo, ngunit hindi ito nag-iiwan ng puwang para sa mga tanong ng customer, teknikal na isyu, o mga naantalang pulong. Kapag ang isang gawain ay mas matagal kaysa sa inaasahan, ang buong araw ay maaaring masira. Mas gusto kong magplano ng humigit-kumulang 60 hanggang 70 porsiyento ng aking magagamit na oras ng trabaho. Ang natitirang espasyo ay nagbibigay sa akin ng puwang upang tumugon nang hindi nawawala ang kontrol sa araw. Tinutulungan ako ng lingguhang pagsusuri na mapansin ang mga pattern. Tinitingnan ko ang mga hindi natapos na gawain at nagtatanong kung bakit sila lumipat sa ibang araw. Minsan ang gawain ay masyadong malaki. Ang "Pagbutihin ang proseso ng pagbebenta" ay mahirap iiskedyul dahil naglalaman ito ng maraming magkakahiwalay na aksyon. Maaari ko itong hatiin sa mas maliliit na hakbang: - Suriin ang kasalukuyang proseso - Maglista ng mga karaniwang tanong ng customer - Paghambingin ang mga oras ng pagtugon - Bumuo ng bagong follow-up na pagkakasunud-sunod - Talakayin ang mga pagbabago sa koponan Ang isang malinaw na susunod na aksyon ay ginagawang mas madaling simulan at mas madaling tapusin ang isang gawain. Tinutulungan din ako ng isang tagaplano na pamahalaan ang mga follow-up. Mahalaga ito sa pagbebenta, serbisyo, pangangalap, at gawaing proyekto. Kung makikipag-usap ako sa isang customer sa Martes at planong magpadala ng impormasyon sa ibang pagkakataon, isusulat ko ang eksaktong follow-up na petsa at ang materyal na kailangan kong ihanda. Kung wala ang record na iyon, umaasa ako sa memorya. Ang memorya ay kapaki-pakinabang para sa mga ideya, ngunit hindi ito isang maaasahang sistema ng gawain. Ganito ang hitsura ng isang karaniwang halimbawa ng pagbebenta: Ang isang kinatawan ay nakikipag-usap sa isang potensyal na customer habang may isang tawag sa produkto. Humihingi ang customer ng mga detalye ng pagpepresyo at paghahatid. Isinulat ng kinatawan, "Mag-follow up sa customer." Masyadong malabo ang tala na iyon. Ang isang mas malakas na entry ay: "Ipadala ang sheet ng pagpepresyo at pagtatantya ng paghahatid kay Maria, Martes ng 10:00 am" Kasama sa pangalawang tala ang aksyon, ang tao, ang nilalaman, at ang oras. Binabawasan nito ang pagkalito at ginagawang mas malamang ang follow-up. Ginagamit ko ang aking tagaplano upang protektahan din ang personal na enerhiya. Ang ilang mga gawain ay nangangailangan ng malalim na pagtuon, habang ang iba ay maaaring hawakan kapag ang aking enerhiya ay mas mababa. Maaari akong mag-iskedyul ng pagsulat o pagsusuri sa panahon ng aking pinakamalakas na panahon ng trabaho at ilagay ang karaniwang pangangasiwa sa ibang pagkakataon. Hindi ito nangangahulugan na ang bawat araw ay ganap na susunod sa plano. Ang mga plano ay kailangang tumugon sa mga tunay na kondisyon. Maaaring mangailangan ng tulong ang isang customer, maaaring mahuli ang isang pulong, o maaaring lumitaw ang isang bagong isyu. Inaayos ko ang iskedyul nang hindi tinatrato ang pagbabago bilang kabiguan. Ang layunin ng pagpaplano ay hindi upang kontrolin ang bawat minuto. Ito ay upang gumawa ng mas mahusay na mga pagpipilian kapag ang araw ay naging abala. Ang isang kapaki-pakinabang na tagaplano ay dapat ding madaling mapanatili. Kung ang pag-update ay tumatagal ng masyadong maraming oras, hihinto ako sa paggamit nito. Maaari akong magtrabaho gamit ang isang notebook, app sa kalendaryo, platform ng gawain, o isang simpleng spreadsheet. Ang tool ay mas mahalaga kaysa sa ugali. Ang aking pangunahing gawain sa pagpaplano ay tumatagal ng ilang minuto: - Isulat ang mga pangunahing resulta para sa linggo - Piliin ang mga gawain na sumusuporta sa mga kinalabasan na iyon - Magdagdag ng mga petsa para sa mga pagpupulong at follow-up - Hatiin ang malalaking gawain sa malinaw na mga aksyon - Piliin ang mga pinakakapaki-pakinabang na gawain para sa bawat araw - Suriin ang pag-unlad bago tapusin ang araw ng trabaho Pinapanatili kong simple ang system dahil ang kumplikadong pagpaplano ay kadalasang nagiging isa pang anyo ng pagkaantala. Ang malakas na pagganap ay hindi nagmumula sa pagpuno bawat oras. Nagmumula ito sa paggamit ng atensyon kung saan lumilikha ito ng mga kapaki-pakinabang na resulta. Tinutulungan ako ng isang mahusay na tagaplano na makita ang pagkakaiba sa pagitan ng aktibidad at pag-unlad, alalahanin ang mga pangako, at magbigay ng puwang para sa trabahong nangangailangan ng pangangalaga. Kapag nagpaplano ako nang may malinaw na mga aksyon, makatotohanang mga bloke ng oras, at regular na mga pagsusuri, hindi ko kailangang umasa sa memorya o sa huling minutong pagsisikap. Maaari akong magtrabaho nang may higit na pagtuon at tumugon sa pagbabago nang mas kaunting stress. Makipag-ugnayan sa amin ngayon para matuto pa Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
David Allen (2001) Getting Things Done The Art of Stress Free Productivity Stephen R Covey (1989) The 7 Habits of Highly Effective People Cal Newport (2016) Deep Work Rules for Focused Success in a Distracted World James Clear (2018) Atomic Habits Isang Madali at Subok na Paraan at Makabuo ng Masasamang Gawi1 Si Daniel20bit1 Mga Siyentipikong Lihim ng Perpektong Timing Francesco Cirillo (2006) Ang Pomodoro Technique Ang Acclaimed Time Management System na Nagbago Kung Paano Tayo Nagtatrabaho
