Huwag Hayaang Masira ng Magulo ang Iyong Daloy ng Trabaho. Subukan Ito

Dati akong umaalis sa mga pagpupulong na may mga pahina ng mga tala at walang malinaw na ideya kung ano ang susunod na gagawin. Ang mga ideya, tanong, at desisyon ay magkasama sa isang mahabang listahan. Nang tingnan ko ito mamaya, kailangan kong basahin muli ang lahat upang mahanap ang susunod na hakbang. Ginagawa ko na ngayon ang mga magaspang na tala sa mga aksyon na may simpleng proseso. 1. Ipunin ang mga tala sa isang lugar Kinokopya ko ang mga tala mula sa mga notebook, dokumento, o mensahe sa chat sa isang pahina. Pinapanatili ko ang orihinal na mga salita sa ngayon, kahit na hindi ito kumpleto. Ang layunin ay makita ang buong larawan bago ako magsimulang mag-sort. 2. Markahan ang mga desisyon, gawain, at bukas na mga tanong Nilagyan ko ng label ang bawat linya: - Desisyon: Sumang-ayon ang koponan na gamitin ang kasalukuyang disenyo ng pag-checkout. - Gawain: I-update ni Maya ang mga larawan ng produkto. - Tanong: Kailangan ba natin ng hiwalay na mobile banner? Pinipigilan nito ang isang tanong na mapagkamalang isang pangako. Ginagawa rin nitong mas madaling makita ang mga puwang. 3. Gawing malinaw na aksyon ang bawat gawain Isang kapaki-pakinabang na aksyon ang nagsasabi kung ano ang gagawin ng isang tao. Pinapalitan ko ang hindi malinaw na mga tala gaya ng "pahina ng produkto" ng isang partikular na gawain: - Malabo: Pahina ng produkto - Malinaw: Ia-update ni Maya ang mga larawan ng produkto sa page ng produkto Kung hindi pinangalanan ng mga tala ang isang may-ari o takdang petsa, nag-iiwan ako ng marker gaya ng "Kailangan ng may-ari" o "Kailangan ang petsa" sa halip na hulaan. 4. Hatiin ang malalaking gawain sa mas maliliit na hakbang Ang "Ihanda ang email sa paglulunsad" ay maaaring masyadong malawak para magsimula. Maaari ko itong hatiin sa: - I-draft ang kopya ng email - Suriin ang mga detalye ng produkto - Idagdag ang mga inaprubahang larawan - Ipadala ang draft para sa pagsusuri Ang mga maliliit na aksyon ay nagpapadali sa pag-usad. Ibinubunyag din nila kapag ang isang gawain ay nangangailangan ng input mula sa ibang tao. 5. Tingnan kung may sapat na detalye ang bawat aksyon Bago ibahagi ang listahan, itatanong ko: - Masasabi ba ng may-ari kung ano ang gagawin? - Malinaw ba ang inaasahang resulta? - Kailangan ba ng petsa? - Nakadepende ba ang gawain sa ibang tao o desisyon? Halimbawa, ang "Suriin ang ulat" ay nagbibigay ng puwang para sa hula. "Titingnan ng Jordan ang mga numero ng benta sa ulat ng Abril at i-flag ang anumang mga error sa Huwebes" ay nagbibigay sa koponan ng mas malinaw na susunod na hakbang. Pagkatapos ng pulong sa pagpaplano, maaaring naglalaman ang aking mga tala ng "paglunsad ng website, mga larawan, mobile, pag-apruba." Maaari ko itong gawing maikling listahan ng aksyon na may mga pinangalanang may-ari, partikular na gawain, at petsa kung saan napagkasunduan ng team. Ang mga tala ay hindi kailangang magmukhang makintab. Kailangan nilang tulungan ang mga tao na kumilos.

Tinatrato ko noon ang pagkuha ng tala bilang isang gawain sa pag-iimbak. Isinulat ko ang mga punto ng pagpupulong, nag-save ng mga link, kinopya ang mga kapaki-pakinabang na quote, at inilipat ang lahat sa isang malaking folder. Kapag kailangan ko ng isang detalye, gumugol ako ng mas maraming oras sa paghahanap kaysa sa pagtatrabaho. Ang problema ay hindi ang bilang ng mga tala. Ang problema ay ang kakulangan ng isang malinaw na sistema. Ang isang kapaki-pakinabang na tala ay dapat makatulong sa akin na gumawa ng desisyon, kumpletuhin ang isang gawain, tandaan ang isang dahilan, o bumuo sa isang ideya. Kung hindi nito magawa ang isa sa mga trabahong ito, kinukuwestiyon ko kung kailangan kong panatilihin ito. ## Bigyan ang bawat tala ng malinaw na layunin Inilalagay ko na ngayon ang bawat tala sa isa sa apat na pangkat: - Mga Gawain — mga aksyon na kailangan kong kumpletuhin - Sanggunian — mga katotohanan, tagubilin, at kapaki-pakinabang na mapagkukunan - Mga Proyekto — impormasyong naka-link sa kasalukuyang layunin - Mga Ideya — mga kaisipang maaaring maging kapaki-pakinabang sa ibang pagkakataon Ang simpleng paghihiwalay na ito ay binabawasan ang pagkalito. Ang isang tala ng pulong ay maaaring maglaman ng lahat ng apat na uri, kaya hinati ko ito pagkatapos ng pulong sa halip na iwanan ito bilang isang mahabang pahina. Halimbawa: Tala sa pulong - Kailangan ng kliyente ng mas maikling page ng produkto - Magpadala ng binagong outline hanggang Huwebes - Tumatanggap ang kasalukuyang headline ng mababang pag-click - Subukan ang headline na nakabatay sa tanong na pag-uuri-uriin ko ito sa: Task: Magpadala ng binagong outline bago ang Huwebes Reference: Ang kasalukuyang headline ay tumatanggap ng mababang pag-click Proyekto: Ang pag-update sa page ng produkto Nakabatay sa ideya: Subukan ang bawat bahagi ng headline na nakakonekta, ngunit may malinaw na bahagi ng content. ## Sumulat ng mga tala para sa iyong hinaharap na sarili Hindi ako nagsusulat ng mga tala na parang nagre-record ako ng lecture. Sinusulat ko ang mga ito na para bang bubuksan ko ang pahina pagkaraan ng tatlong linggo nang walang alaala sa orihinal na talakayan. Isang mahinang tala ang nagsasabing: > Pagbutihin ang onboarding na mga email. Isang kapaki-pakinabang na tala ang nagsasabing: > Ang pangalawang onboarding email ay may mataas na drop-off rate. Suriin ang linya ng paksa, paikliin ang pambungad na talata, at ihambing ang rate ng pag-click sa unang email. Ang pangalawang bersyon ay nagbibigay sa akin ng konteksto at isang posibleng aksyon. Hindi ito nakasalalay sa memorya. Ang isang praktikal na tala ay makakasagot sa tatlong tanong: - Ano ang nangyari? - Bakit ito mahalaga? - Ano ang susunod kong gagawin? Ang sagot ay hindi kailangang mahaba. Ang dalawang malinaw na pangungusap ay maaaring maging mas kapaki-pakinabang kaysa sa isang buong pahina ng mga magaspang na kaisipan. ## Gawing aksyon ang mga tala sa pagpupulong Maraming tala ang nabigo dahil nagre-record ang mga ito ng talakayan ngunit hindi nagtatala ng pagmamay-ari. Kapag umalis ako sa isang pulong, tinitingnan ko ang: - Ang desisyon - Ang taong responsable - Ang takdang petsa - Ang susunod na hakbang - Anumang bukas na tanong na gumagamit ako ng simpleng format: Desisyon: Gamitin ang mas maikling form ng pag-checkout May-ari: Product team Takdang petsa: Marso 18 Susunod na hakbang: Suriin ang mga field ng form Bukas na tanong: Dapat bang manatiling available ang pag-checkout ng bisita? Ang format na ito ay tumutulong sa akin na maiwasan ang isang karaniwang problema: ang paniniwalang ang isang talakayan ay lumikha ng pag-unlad kapag walang sinuman ang may malinaw na gawain. Kung ang isang punto ay walang may-ari at walang susunod na hakbang, minarkahan ko ito bilang isang bukas na tanong sa halip na ituring ito bilang nakumpletong gawain. ## Gumamit ng mga pamagat na makakatulong sa iyong maghanap Iniiwasan ko ang mga malabong pamagat tulad ng: - Mga Ideya - Mga Tala - Pananaliksik - Pagpupulong - Upang suriin Ang mga pangalang ito ay maaaring maginhawa kapag ginawa ko ang tala, ngunit lumikha sila ng karagdagang trabaho sa ibang pagkakataon. Mas gusto ko ang mga pamagat na kinabibilangan ng paksa at layunin: - Mga ideya sa pagsubok sa page ng produkto — Marso 2025 - Mga tala sa panayam ng customer — mga user ng maliliit na negosyo - Pagsusuri sa onboarding ng email — bukas na mga tanong - Lingguhang plano ng nilalaman — edukasyon ng produkto Sinasabi sa akin ng magandang pamagat kung ano ang makikita ko bago ko buksan ang pahina. Pinapabuti din nito ang mga resulta ng paghahanap sa loob ng aking note app. Nagpapanatili ako ng mga petsa kung kailan nakakatulong ang petsa na ipaliwanag ang nilalaman. Para sa evergreen reference notes, iniiwan ko ang petsa at ina-update ang page kapag nagbago ang impormasyon. ## Panatilihin ang isang tahanan para sa bawat ideya Lumilikha ng pagdududa ang mga duplicate na tala. Kapag lumitaw ang parehong ideya sa tatlong folder, maaaring hindi ko alam kung aling bersyon ang kasalukuyang. Pumili ako ng isang pangunahing pahina para sa bawat paksa. Ang ibang mga tala ay nagli-link pabalik dito. Halimbawa, pinapanatili ko ang isang page na tinatawag na: Mga insight sa panayam ng customer Maaaring naglalaman ang page na iyon ng mga link sa mga indibidwal na panayam, ngunit ang mga nakabahaging pattern ay nakatira sa isang lugar. Maaari kong i-update ang pangunahing insight nang hindi sinusuri ang ilang mga folder. Ang diskarte na ito ay mahusay na gumagana para sa: - Pananaliksik sa produkto - Mga ideya sa nilalaman - Mga tagubilin sa proseso - Mga tanong ng customer - Mga resulta ng kampanya - Mga personal na tala sa pag-aaral Hindi kailangang hawakan ng isang tala ang bawat detalye. Kailangan nitong ituro sa akin ang tamang detalye. ## Suriin ang mga tala na may maliit na gawain Ang isang sistema ng tala ay nangangailangan ng isang ugali sa pagsusuri. Ang akin ay tumatagal ng mga labinlimang minuto sa pagtatapos ng linggo ng trabaho. Sinusuri ko ang: - Mga tala na may mga hindi natapos na gawain - Mga pahina na nangangailangan ng mas malinaw na pamagat - Mga ideya na hindi na akma sa aking mga layunin - Mga sanggunian na maaaring luma na - Mga tala sa pagpupulong na naglalaman pa rin ng mga hindi nalutas na tanong Hindi ko sinusubukang linisin ang bawat pahina. Nakatuon ako sa mga tala na nakakaapekto sa kasalukuyang gawain. Pinapanatili nitong kapaki-pakinabang ang system nang hindi ginagawang isang hiwalay na full-time na gawain ang organisasyon. ## Alisin ang mga gawain sa mga tala Ang isang tala ay maaaring magbanggit ng isang gawain, ngunit hindi ito dapat maging kapalit ng isang task manager. Kung magsusulat ako: > Tanungin ang taga-disenyo tungkol sa mga screenshot ng produkto. Inilipat ko ito sa aking listahan ng gawain na may malinaw na pagkilos: > Hilingin kay Maya para sa na-update na mga screenshot ng produkto para sa page ng pagpepresyo. Pinapanatili ng tala ang background. Hawak ng listahan ng gawain ang aksyon. Tinutulungan ako ng paghihiwalay na ito na makita kung ano ang nangangailangan ng pansin ngayon nang hindi binabasa ang mga lumang page ng pulong. ## Gumamit ng mga halimbawa upang subukan ang iyong system Sinubukan ko ang aking system gamit ang isang tunay na proyekto ng nilalaman. Mayroon akong mga tala sa pananaliksik, mga tanong ng customer, mga ideya sa headline, at mga draft na seksyon na kumalat sa ilang page. Gumawa ako ng isang pahina ng proyekto na may limang seksyon: - Layunin - Mga tanong sa madla - Mga tala ng pinagmulan - Mga ideya sa draft - Mga susunod na aksyon Na-link ko ang mga detalyadong tala sa halip na kopyahin ang lahat sa pahina ng proyekto. Ang pahina ng proyekto ay naging isang gumaganang mapa. Nanatiling available ang mga source page kapag kailangan ko ng higit pang detalye. Ang resulta ay simple: Gumugol ako ng mas kaunting oras sa paghahanap ng impormasyon at mas maraming oras sa paggawa ng mga desisyon sa editoryal. Ang isang katulad na istraktura ay maaaring suportahan ang isang paglulunsad ng produkto, isang plano sa pagsasanay, isang proseso ng pagbebenta, o isang personal na layunin sa pag-aaral. ## Alisin ang mga tala na hindi na nakakatulong Ang pagpapanatiling bawat tala ay maaaring maging ligtas, ngunit ang lumang impormasyon ay maaaring magpahirap sa isang system na gamitin. Nag-aalis o nag-a-archive ako ng mga tala kapag: - Ang proyekto ay sarado - Ang impormasyon ay hindi na tumpak - Ang ideya ay walang koneksyon sa aking kasalukuyang gawain - Ang isang mas bagong tala ay papalitan ito - Hindi ko maipaliwanag kung bakit ko ito pinapanatili Hindi ko tinatanggal ang kapaki-pakinabang na kasaysayan nang hindi ito sinusuri. Ini-archive ko ang mga natapos na proyekto at pinapanatili ko ang mga pangunahing desisyon kung kailan maaaring ipaliwanag ng mga ito ang trabaho sa hinaharap. Ang layunin ay hindi magkaroon ng mas kaunting mga tala. Ang layunin ay gawing mas madaling maabot ang mga kapaki-pakinabang na tala. Ang isang malinaw na sistema ng tala ay nagbibigay sa akin ng higit sa isang malinis na screen. Binabawasan nito ang paulit-ulit na pananaliksik, pinananatiling nakikita ang mga desisyon, at tinutulungan akong gawing praktikal na gawain ang mga nakakalat na kaisipan. Magsisimula ako sa isang tanong: Ano ang dapat kong gawin ng talang ito? Ang sagot ay gumagabay sa pamagat, istraktura, lokasyon, at susunod na aksyon. Kapag may trabaho ang bawat tala, nagiging mas madaling pamahalaan ang daloy ng trabaho ko at nananatili ang atensyon ko sa gawaing mahalaga.

Ang aking mga tala ay nakatira sa lahat ng dako: sa mga app ng telepono, mga papel na notebook, mga draft ng email, mga tab ng browser, at mga kalahating tapos na mga dokumento. Naaalala ko ang pagsulat ng isang bagay na kapaki-pakinabang, ngunit hindi ko ito mahanap kapag kailangan ko ito. Ang problema ay hindi kakulangan ng pagsisikap. Wala akong simpleng landas mula sa pagkuha ng ideya hanggang sa paggamit nito. Ang isang produktibong sistema ng tala ay hindi nangangailangan ng maraming tool. Kailangan nito ng malilinaw na lugar, maliliit na gawi, at regular na paraan upang gawing kapaki-pakinabang na gawain ang mga maluwag na kaisipan. ### Magsimula sa isang puwang sa pag-capture Nagtataglay na ako ngayon ng isang pangunahing inbox para sa mabilisang mga tala. Kapag lumitaw ang isang ideya, hindi ako tumitigil upang magpasya kung saan ito nararapat. Isinulat ko ito sa parehong lugar: - Isang gawain na kailangan kong hawakan - Isang tanong na gusto kong tuklasin - Isang quote mula sa isang artikulo - Isang komento ng customer - Isang draft na ideya - Isang personal na paalala Inaalis nito ang isang maliit na desisyon mula sa aking araw. Ang mga maliliit na desisyon ay maaaring lumikha ng isang nakakagulat na dami ng alitan kapag sila ay lumitaw nang paulit-ulit. Ang capture space ay hindi nilalayong maging permanenteng storage room. Isa itong waiting area. ### Sumulat ng mga tala para sa iyong sarili sa hinaharap Ang isang maikling tala ay maaaring maging malinaw kapag isinulat ko ito, pagkatapos ay maging nakalilito pagkalipas ng ilang araw. Ang "Suriin ang page ng pagpepresyo" ay maaaring magkaroon ng kahulugan sa sandaling ito. Mamaya, baka hindi ko na maalala kung ano ang gusto kong suriin. Nagdagdag ako ngayon ng kaunting konteksto: "Ihambing ang page ng pagpepresyo sa tatlong tanong na ibinangon ng sales team." Ang karagdagang detalyeng iyon ay nakakatulong sa akin na maunawaan ang layunin nang hindi muling itinatayo ang buong sitwasyon. Ang isang kapaki-pakinabang na tala ay kadalasang sumasagot sa tatlong simpleng tanong: - Tungkol saan ito? - Bakit ito mahalaga? - Ano ang magagawa ko dito? Ang tala ay hindi kailangang tunog na pinakintab. Kailangan itong manatiling kapaki-pakinabang. ### Pagbukud-bukurin ang mga tala ayon sa pagkilos Kapag sinusuri ko ang aking inbox, binibigyan ko ang bawat tala ng malinaw na direksyon. Ang isang tala ay maaaring maging: - Isang gawain na may susunod na hakbang - Isang reference na item - Isang ideya sa proyekto - Isang paalala sa kalendaryo - Isang talaan ng desisyon - Isang tala na aalisin Halimbawa, minsan ay nagkaroon ako ng tala na nagsasabing: "Pagbutihin ang onboarding ng customer." Ang pangungusap na iyon ay naglalarawan ng isang layunin, hindi isang aksyon. Binago ko ito sa: "Ilista ang tatlong punto kung saan humihingi ng tulong ang mga bagong customer sa panahon ng onboarding." Ang bersyon na ito ay nagbigay sa akin ng isang malinaw na lugar upang magsimula. Pagkatapos makipag-usap sa team ng suporta, maaari akong magpasya kung ano ang kailangang baguhin. Kung ang isang tala ay hindi humahantong sa isang kapaki-pakinabang na pagkilos, iniimbak ko ito bilang reference na materyal o inaalis ito. Ang pagpapanatili sa bawat pag-iisip ay maaaring maging mas mahirap gamitin ang system. ### Bumuo ng maliit na istraktura ng folder Ang isang malaking sistema ng folder ay maaaring magmukhang organisado, ngunit maaari nitong pabagalin ang pagkuha ng tala. Mas gusto ko ang ilang malawak na grupo: - Inbox - Mga aktibong proyekto - Sanggunian - Personal - Archive Ang bawat proyekto ay nakakakuha ng sarili nitong pahina o dokumento. Patuloy akong nakakatugon sa mga tala, desisyon, bukas na tanong, at mga susunod na hakbang nang magkasama. Nakatulong ito sa akin na maiwasan ang isang karaniwang problema: paghahanap ng limang magkakahiwalay na tala tungkol sa parehong proyekto at sinusubukang alamin kung alin ang naglalaman ng pinakabagong impormasyon. Ang mga pangalan ng folder ay mas mahalaga kaysa sa panuntunan sa likod ng mga ito. Ang bawat tala ay dapat magkaroon ng isang malinaw na tahanan. ### Gawing desisyon ang mga pagpupulong Ang mga tala sa pagpupulong ay kadalasang nagiging mahahabang talaan na walang nagbabasa. Nakatuon na ako ngayon sa apat na bahagi: - Ano ang napagpasyahan - Sino ang nagmamay-ari ng bawat gawain - Anong mga tanong ang nananatili - Kailan dapat mangyari ang susunod na pagsusuri Halimbawa: "I-update ang welcome email" ay masyadong malawak. "Isusulat muli ni Maria ang welcome email at magbabahagi ng draft para sa pagsusuri sa Huwebes" ay nagbibigay sa team ng malinaw na aksyon at may-ari. Pinoprotektahan din ako ng istilong ito mula sa pag-asa sa memorya. Ang isang desisyon na nakasulat sa simpleng wika ay mas madaling suriin kaysa sa isang pahina ng pangkalahatang talakayan. ### Gumamit ng mga link sa halip na mga paulit-ulit na tala Kapag sumulat ako tungkol sa parehong paksa nang ilang beses, iniugnay ko ang mga tala nang magkasama sa halip na kopyahin ang parehong impormasyon. Ang isang tala sa pananaliksik ng customer ay maaaring mag-link sa: - Ang kaugnay na desisyon ng produkto - Ang buod ng panayam - Ang bukas na gawain - Ang huling pagbabago Ang mga link ay lumikha ng isang landas sa pamamagitan ng impormasyon. Maaari kong sundin ang paksa nang hindi hinahanap ang bawat folder. Inilalagay ko rin ang mga detalye ng pinagmulan malapit sa mga kinopyang quote. Karaniwang sapat ang isang link, petsa, at maikling paglalarawan upang matulungan akong suriin ang orihinal na konteksto. ### Suriin ang system na may praktikal na tanong Dapat suportahan ng sistema ng tala ang trabaho, hindi maging isa pang proyekto. Habang nagre-review, nagtanong ako: "Mahahanap ko ba ang kailangan ko, at alam ko ba kung ano ang susunod na gagawin?" Kung ang sagot ay hindi, binabago ko ang sistema sa maliit na paraan. Maaari kong palitan ang pangalan ng isang folder, alisin ang mga lumang tala, hatiin ang isang malaking pahina ng proyekto, o magdagdag ng nawawalang link. Hindi ko sinusubukang linisin ang bawat tala. Nakatuon ako sa mga tala na konektado sa kasalukuyang gawain. ### Isang simpleng halimbawa Ang isang taga-disenyo na nakatrabaho ko ay nagpapanatili ng feedback ng produkto sa mga mensahe sa chat, mga screenshot, at mga personal na tala. Nang magplano ang team ng update sa disenyo, inabot ng ilang oras ang feedback upang mangolekta. Gumawa siya ng isang pahina ng proyekto na may tatlong seksyon: - Feedback upang suriin - Mga desisyon na ginawa - Mga pagbabago upang subukan Ang bawat bagong komento ay inilipat sa isa sa mga seksyong ito. Gumamit pa rin ang koponan ng chat para sa talakayan, ngunit ang pahina ng proyekto ay naging talaan ng trabaho. Ang resulta ay hindi isang perpektong archive. Ito ay isang nakabahaging lugar kung saan makikita ng mga tao ang kasalukuyang direksyon at mga bukas na tanong. Ang aking pangunahing aral ay simple: ang mga tala ay nagiging kapaki-pakinabang kapag sila ay humahantong sa isang lugar. Kumuha ng mga ideya sa isang lugar. Magdagdag ng sapat na konteksto para sa iyong sarili sa hinaharap. Bigyan ng malinaw na tungkulin ang bawat tala. Ikonekta ang kaugnay na impormasyon. Gawing aksyon at desisyon ang mga talakayan. Ang layunin ay hindi upang mangolekta ng higit pang mga tala. Ito ay upang gumugol ng mas kaunting oras sa paghahanap ng impormasyon at mas maraming oras sa paggamit nito.

Tinatrato ko noon ang pagkuha ng tala bilang isang simpleng gawain sa pagsulat. Nagbukas ako ng dokumento, kinopya ang mga pangunahing punto, nagdagdag ng ilang paalala, at nagpatuloy. Ang problema ay lumitaw sa ibang pagkakataon. Hindi ko mahanap ang desisyon na kailangan ko. Ang isang gawain ay walang malinaw na may-ari. Isang kapaki-pakinabang na komento ng customer ang ibinaon sa ilalim ng ilang pahina ng mga tala sa pagpupulong. Marami na akong naisulat, ngunit ang mga tala ay hindi nakatulong sa akin na magtrabaho nang mas mabilis. Ang mga malinis na tala ay nagbabago nito. Ginagawa nilang mas madaling i-scan ang impormasyon, mas madaling subaybayan ang mga gawain, at mas madaling gamitin ang mga desisyon. Pinananatili ko na ngayong nakatuon ang bawat tala sa apat na bahagi: - Ang pangunahing paksa - Ang pangunahing desisyon - Ang susunod na aksyon - Ang taong responsable Ang istrakturang ito ay gumagana para sa mga pagpupulong, mga tawag sa customer, pagpaplano ng proyekto, at pang-araw-araw na gawain. Maaaring ganito ang hitsura ng isang praktikal na tala: Paksa: Pag-update sa page ng produkto ng website Desisyon: Gumamit ng mas maiikling paglalarawan ng feature Susunod na pagkilos: Isulat muli ang unang tatlong seksyon May-ari: Mia Takdang petsa: Huwebes Bukas na tanong: Naiintindihan ba ng mga customer ang talahanayan ng pagpepresyo? Inalis ng format na ito ang pangangailangang basahin ang bawat pangungusap bago hanapin ang impormasyong mahalaga. Sumulat din ako ng mga tala sa mga maikling seksyon sa halip na isang mahabang bloke. Ang isang mahabang talata ay maaaring maglaman ng mga kapaki-pakinabang na detalye, ngunit nangangailangan ng higit na pagsisikap upang suriin. Ang malinaw na espasyo ay tumutulong sa akin na makita ang pagkakaiba sa pagitan ng isang desisyon, isang tanong, at isang gawain. Sa isang tawag sa customer, maaari kong gamitin ang layout na ito: Kailangan ng customer Gusto ng team ng mas simpleng paraan upang suriin ang mga lingguhang ulat. Pain point Masyado silang gumugugol ng oras sa pagsuri sa ilang file para sa parehong data. Kahilingan Gusto nila ng isang nakabahaging ulat na may malinaw na mga label ng katayuan. Susunod na hakbang Magpadala ng sample na ulat at humingi ng feedback. Pinapanatili ng layout na ito ang mga salita ng customer na konektado sa gawaing kasunod. Nakakatulong din ito sa akin na maiwasan ang isang karaniwang pagkakamali: pagre-record ng sinabi ng mga tao nang hindi nire-record kung ano ang susunod na dapat mangyari. Binibigyang-pansin ko ang mga salitang aksyon. Ang "Talakayin ang plano sa marketing" ay masyadong malabo. "Ipadala ang draft na plano sa marketing sa sales team" ay nagbibigay sa akin ng isang malinaw na gawain. Karaniwang sinasagot ng isang kapaki-pakinabang na gawain ang tatlong tanong: - Ano ang kailangang mangyari? - Sino ang hahawak nito? - Kailan ito dapat suriin? Kung ang isa sa mga sagot na ito ay nawawala, minarkahan ko ang gawain para sa pagsusuri sa halip na hulaan. Pinapanatili kong hiwalay ang mga desisyon sa mga ideya. Maaaring magbago ang mga ideya. Ang mga desisyon ay gumagabay sa kasalukuyang gawain. Ang pagsasama-sama ng mga ito ay maaaring magmukhang isang naaprubahang plano ang lumang mungkahi. Halimbawa: Ideya: Magdagdag ng tampok na live chat Desisyon: Subukan ang isang form sa pakikipag-ugnayan bago magdagdag ng live chat Ang maliit na pagkakaiba ay maaaring maiwasan ang hindi kinakailangang trabaho. Sinusuri ko rin ang aking mga tala sa pagtatapos ng araw. Ang pagsusuri ay hindi kailangang magtagal. Nag-aalis ako ng mga paulit-ulit na puntos, nag-a-update ng mga natapos na gawain, at naglilipat ng mga bukas na tanong sa isang hiwalay na listahan. Nagiging mas kapaki-pakinabang ang mga tala kapag ipinapakita ng mga ito ang kasalukuyang estado ng trabaho. Ginamit ng isang product coordinator na nakatrabaho ko ang paraang ito sa panahon ng pag-update ng website. Ang kanyang mga lumang tala sa pulong ay napuno ng ilang pahina, ngunit ang koponan ay nagtanong pa rin ng parehong mga katanungan pagkatapos ng bawat pulong. Binago niya ang format sa mga desisyon, gawain, may-ari, at bukas na mga tanong. Ang susunod na pagpupulong ay gumamit ng mas kaunting paulit-ulit na mga paliwanag, at makikita ng bawat tao kung ano ang kailangan nilang pangasiwaan. Ang malinis na mga tala ay hindi nangangailangan ng isang espesyal na sistema. Nangangailangan sila ng isang malinaw na layunin. Kung nagre-record ako ng impormasyon para sa sanggunian sa hinaharap, tumutuon ako sa mga kapaki-pakinabang na detalye at mga salitang madaling maghanap. Kung nagre-record ako ng meeting, tumutuon ako sa mga desisyon at aksyon. Kung nagsusulat ako ng mga personal na tala, gumagamit ako ng mga maiikling paalala na may katuturan kapag binalikan ko sila mamaya. Ang mga magagandang tala ay dapat mabawasan ang trabaho, hindi lumikha ng isa pang gawain upang pamahalaan. Ang isang simpleng istraktura, malinaw na espasyo, at mga partikular na pagkilos ay maaaring gawing praktikal na tool sa trabaho ang nakakalat na impormasyon. Makipag-ugnayan sa amin ngayon para matuto pa Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen — 2015 — Paggawa ng mga Bagay: Ang Sining ng Walang Stress na Produktibidad Tiago Forte — 2022 — Pagbuo ng Ikalawang Utak: Isang Subok na Paraan para Ayusin ang Iyong Digital na Buhay at I-unlock ang Iyong Malikhaing Potensyal Sönke Ahrens — 2022 — Paano Kumuha ng Matalinong Mga Tala: Isang Simpleng Teknik para Palakasin ang Pagsusulat, Pag-aaral at Pag-iisip ng Malalim na Pag-aaral: Pagtuon ng Malalim na Pag-aaral para sa Paggawa in a Distracted World Barbara Minto — 2008 — The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking Peter Drucker — 2007 — The Essential Drucker: In One Volume the Essential Principles of Management from the Father of Modern Management