Bakit lumipat ang 8 sa 10 opisina sa aming mga spiral binder? Nabigla ka sa sagot.

Nakikita ko ang parehong problema sa maraming opisina. Nakatambak ang mga papel sa mga mesa. Ang mga ulat ay nahahalo sa mga form. Ang mga tala sa pagsasanay ay nawawala sa mga drawer. Ang isang tao ay gumugugol ng sampung minuto sa paghahanap ng isang pahina, pagkatapos ay muling i-print ito. Iyon ay karaniwang ang sandali kapag ang mga tao ay nagsimulang humingi ng isang mas mahusay na binder. Nakikipag-usap ako sa mga koponan sa opisina bawat linggo, at ang dahilan kung bakit sila lumipat ay bihirang tungkol sa hitsura lamang. Gusto nila ng system na parang madaling gamitin. Gusto nila ang mga file na manatiling maayos. Gusto nila ng storage na gumagana para sa pang-araw-araw na trabaho, hindi lang para sa isang larawan sa isang shelf. Iyon ang dahilan kung bakit patuloy na pinipili ang aming mga binder. Nakatuon ako sa maliliit na bagay na mahalaga sa isang opisina. Ang isang binder ay dapat buksan nang maayos. Ang isang binder ay dapat na humawak ng mga pahina nang hindi binabaluktot ang mga ito. Ang isang binder ay dapat magsara ng malinis at manatiling maayos sa isang cabinet, sa isang mesa ng pagpupulong, o sa isang desk drawer. Alam ko rin na ang trabaho sa opisina ay hindi isang uri ng trabaho. Ang isang pangkat ng HR ay nag-iimbak ng mga form ng empleyado, mga tala sa panayam, at mga sheet ng patakaran. Ang isang koponan sa pananalapi ay nagpapanatili ng mga invoice, talaan ng gastos, at buwanang ulat. Ang isang koponan sa pagbebenta ay nagdadala ng mga profile ng kliyente, mga listahan ng presyo, at mga tala sa pagpupulong. Ang isang opisina ng paaralan ay nagpapanatili ng mga iskedyul, mga abiso, at mga dokumento ng magulang. Ang bawat koponan ay may iba't ibang gawain, ngunit ang pangangailangan ay magkatulad. Gusto nila ng isang lugar para sa mga papel na madalas nilang ginagamit. Binuo ko ang aming hanay ng binder sa paligid ng simpleng pangangailangan na iyon. Gumagamit kami ng istraktura na tumutulong sa mga pahina na manatiling nakahanay. Ang takip ay parang matatag sa pang-araw-araw na paggamit. Ang lugar ng gulugod ay nagbibigay ng malinis na espasyo sa label, kaya mabilis na mahanap ng mga tao ang tamang file. Ang mga ring o clip system ay nananatiling madaling buksan at isara, na mahalaga kapag ang binder ay ginagamit nang maraming beses sa isang araw. Binibigyang-pansin ko rin kung paano pinangangasiwaan ng mga tao ang mga binder sa trabaho. Ang ilang mga opisina ay nagpapalipat-lipat sa bawat silid. Ang ilang mga pack binder sa mga bag para sa mga pagbisita ng kliyente. Ang ilan ay pinananatili ang mga ito sa mga nakabahaging istante kung saan maraming tao ang humahawak sa parehong file. Ang mahinang panali ay hindi nagtatagal sa ganoong uri ng gawain. Lukot ng mga pahina. Ang mga sulok ay nauubos. Ang mga label ay alisan ng balat. Ang opisina ay nagtatapos sa pagpapalit ng parehong item nang paulit-ulit. Ang isang mas mahusay na binder ay nakakatipid sa problemang iyon. Naaalala ko ang isang HR team mula sa isang mid-sized na kumpanya na may mga stack ng mga loose form sa tatlong magkahiwalay na cabinet. Ang mga tao ay patuloy na nagtatanong ng parehong tanong: "Nasaan ang pinakabagong bersyon?" Pagkatapos nilang lumipat sa mga may label na binder para sa pagkuha, onboarding, at mga talaan ng kawani, naging mas kalmado ang silid. Ang koponan ay hindi naging mas mabilis sa pamamagitan ng magic. Huminto lang sila sa pagkawala ng oras para maghanap at mag-print muli. Nakita ko ang parehong pagbabago sa isang maliit na opisina ng accounting. Nag-iimbak sila noon ng buwanang papeles sa mga kahon. Pagdating ng panahon ng buwis, kailangang buksan ng kawani ang bawat kahon at pagbukud-bukurin ang mga halo-halong file. Pagkatapos nilang ilipat ang mga papel sa malinaw na hanay ng binder ayon sa buwan, naging mas madaling ibigay ang gawain. Maaaring maulit ng isang tao kung saan huminto ang isa pa. Ang ganoong uri ng pagbabago ay mahalaga. Hindi dahil exciting ang mga binder. Dahil ang order ay nakakatipid ng enerhiya. Kapag pumipili ako ng mga produktong pang-opisina, tinitingnan ko ang paggamit, imbakan, at paghawak. Iyon din ang pamantayang pinapanatili ko para sa aming mga binder. Gusto ko ng isang produkto na tumutulong sa mga tao na manatiling organisado nang hindi nagdaragdag ng isa pang gawain sa araw. Kung ang iyong opisina ay nangangailangan ng isang simpleng paraan upang pamahalaan ang mga naka-print na dokumento, magsisimula ako sa mga binder na matibay, may label na mabuti, at nakahawak sa regular na paggamit. Iyon ang dahilan kung bakit lumipat ang mga opisina. Gusto nila ng mas kaunting gulo sa desk. Gusto nila ng mas kaunting paghahanap. Gusto nila ng isang sistema na ginagawang mas madaling pamahalaan ang gawaing papel.

Nakakita ako ng isang simpleng pagbabago ng binder na nagpapagaan sa pang-araw-araw na trabaho. Bago ang pag-upgrade, patuloy na nawawala sa aking team ang mga tala sa pagpupulong, mga form ng kliyente, mga listahan ng gawain, at mga printout. Isang tao ang may pinakabagong bersyon. Ang isa pang tao ay may mas lumang kopya. Nagugol kami ng sobrang lakas sa pagtatanong, "Sino ang mayroon nito?" at "Aling pahina ang kasalukuyan?" Kaya naman gusto ko ang pag-upgrade ng binder para sa mga team. Hindi ako nagsasalita tungkol sa isang magarbong kalakaran sa opisina. Ang ibig kong sabihin ay isang binder na naka-set up na may malinaw na layunin: - may label na mga tab para sa bawat proyekto - isang front page para sa mga pangunahing contact - isang task sheet na nagpapakita kung ano ang tapos na, kung ano ang bukas, at kung sino ang nagmamay-ari ng bawat item - malinaw na manggas para sa mga maluwag na papel - isang malakas na label ng gulugod upang mahanap ito ng sinuman nang mabilis Kapag gumamit ako ng ganitong uri ng team binder, maaari kong buksan ang isang lugar at makita ang buong larawan. Nakakatulong iyon sa mga handoffs. Nakakatulong din ito sa mga abalang araw kapag ang mga tao ay walang oras upang maghanap sa mga mensahe o folder. Isang maliit na halimbawa ang kapansin-pansin sa akin. Isang 5-taong service team na nakatrabaho ko ang ginamit upang panatilihin ang mga form sa mga email thread at random na desk stack. Noong Lunes, nag-aksaya sila ng oras sa pagkolekta ng mga tala mula noong nakaraang linggo. Binago namin iyon sa pamamagitan ng pag-set up ng isang shared binder para sa team lead desk. Ang bawat seksyon ay may layunin: - pang-araw-araw na checklist - mga tala ng kliyente - mga follow-up na item - listahan ng supply - buod ng pulong Ang resulta ay simple. Tumigil ang mga tao sa paghula. Ang mga bagong miyembro ng koponan ay maaaring matuto nang mas mabilis. Maaaring suriin ng pinuno ng pangkat ang isang binder bago ang bawat pagpupulong at handa silang pumasok. Kung gusto mong i-set up ito, magsisimula ako dito: 1. Pumili ng isang binder para sa isang proseso ng team Pinapanatili ko itong nakatutok. Ang isang binder para sa mga talaan ng pulong, isa para sa pagsubaybay sa proyekto, o isa para sa mga handoff ng kliyente ay gumagana nang mas mahusay kaysa sa isang binder na sumusubok na gawin ang lahat. 2. Gumamit ng mga tab na tumutugma sa kung paano gumagana ang koponan Mas gusto ko ang mga label na madaling basahin sa isang sulyap. Nakakatulong ang mga maikling pangalan. 3. Magdagdag ng isang unang pahina na nagpapaliwanag sa binder Naglagay ako ng maikling gabay sa loob ng pabalat. Sinasabi nito sa mga tao kung ano ang pag-aari dito at kung sino ang nag-a-update nito. 4. Panatilihin ang pinakabagong pahina sa itaas Hindi ko gusto ng mga miyembro ng koponan na naghuhukay sa mga lumang sheet. Ang pinakabagong bersyon ay dapat na madaling makita. 5. Suriin ito sa isang nakatakdang ritmo Gusto ko ng mabilisang pagsusuri sa mga pulong ng pangkat. Ang mga lumang pahina ay tinanggal. Maa-update ang mga bukas na gawain. Ang binder ay nananatiling kapaki-pakinabang. Ang pinakagusto ko sa pag-upgrade ng binder na ito ay kung gaano kapraktikal ang pakiramdam nito. Hindi nito hinihiling sa koponan na baguhin ang lahat. Binibigyan lamang nito ang koponan ng isang malinis na lugar upang magtrabaho. Gusto ko rin na magkasya ito sa maraming mga setting. Nakita kong ginagamit ito ng mga team para sa admin ng opisina, pagpaplano ng kaganapan, paggamit ng kliyente, mga tala sa pagsasanay, at pang-araw-araw na operasyon. Ang kaso ng paggamit ay nagbabago, ngunit ang pangangailangan ay nananatiling pareho: ang mga tao ay nais ng malinaw na impormasyon, mabilis na pag-access, at mas kaunting mga pagkakamali. Kung ang iyong koponan ay nakasalalay pa rin sa mga nakakalat na papel at magkahalong tala, magsisimula ako sa isang mas mahusay na pag-setup ng binder. Ito ay isang maliit na pagbabago, ngunit maaari nitong gawing mas organisado kaagad ang araw.

Akala ko dati, ang mga panalo sa opisina ay nagmula sa malalaking badyet, bagong software, o isang buong pag-aayos ng mesa. Pinatunayan ng sarili kong araw ng trabaho na mali ako. Isang maliit na pagbabago ang gumawa ng isang tunay na kaibhan: Binigyan ko ang bawat papel, tala, at maliit na gawain ng isang solong lugar upang mapunta. Bago iyon, abala ang aking mesa buong araw. May nakalagay na meeting note sa ilalim ng coffee mug. Ang isang naka-print na brief ay lumipat mula sa isang gilid ng desk patungo sa isa pa. Isang sticky note na may follow-up na tanong ang nawala sa ilalim ng isang folder. Paulit-ulit kong sinasabi sa sarili ko na aayusin ko ito mamaya. Nang maglaon ay patuloy na napaatras. Iyon ang problema. Hindi ako nagkulang sa effort. Kulang ako sa isang simpleng sistema. Kaya gumawa ako ng isa. Naglagay ako ng maliit na tray malapit sa keyboard ko para sa mga papasok na papel. Nagtabi ako ng isang notebook para sa mabilisang mga tala. Gumamit ako ng isang digital list para sa mga gawaing nangangailangan ng follow-up. Sa pagtatapos ng araw, gumugol ako ng limang minuto sa paglilinis ng tray, paglilipat ng mga bagay sa tamang lugar, at pagpapasya kung ano ang kailangang pansinin sa susunod na umaga. Ang pagbabago ay mukhang maliit. Ang resulta ay hindi. Nanatiling malinis ang mesa ko. Tumigil ako sa muling pagbabasa ng parehong papel ng tatlong beses para lang maalala kung saan ako tumigil. Mas mabilis kong sinagot ang mga tanong ng kliyente dahil madaling mahanap ang tala. Nabawasan ang pressure nang maging abala ang araw dahil walang nagtatago sa mga sulok. Iyan ang bahaging hindi nakuha ng maraming pangkat ng opisina. Ang isang maliit na setup ay maaaring mag-alis ng maraming alitan. Kung muli akong magsisimula sa zero, gagamitin ko ang parehong simpleng paraan: Bibigyan ko ng isang item ang isang trabaho. Ang mga papel ay ilalagay sa isang tray. Ang mga tala ay nasa isang kuwaderno. Ang mga item ng aksyon ay pupunta sa isang listahan. Napupunta sa isang folder ang mga follow-up ng meeting. Pananatilihin kong malapit ang system sa kung saan nangyayari ang trabaho. Kung ang printer ay nasa tapat ng silid, ang tray ay hindi dapat nasa tapat ng opisina. Kung magsusulat ako ng mga tala sa mga tawag, ang notebook ay dapat na nasa tabi ng telepono. Kung ang aking koponan ay nagbabahagi ng mga file, ang pangalan ng folder ay dapat na madaling basahin, hindi isang string ng mga magkakahalong label na isang tao lang ang nakakaintindi. Pananatilihin ko ring maikli ang end-of-day reset. Sapat na sa akin ang limang minuto. Hindi ko sinusubukang linisin ang buong opisina nang sabay-sabay. Nililinis ko ang ibabaw, tingnan ang listahan, at magpatuloy. Pinipigilan ng ugali na iyon ang maliliit na gulo na maging ganap na gulo. Nakita ko ang gawaing ito sa isang maliit na opisina ng pagbebenta kung saan tumulong ako sa pang-araw-araw na admin. Ang koponan ay may isang karaniwang problema: ang bawat tao ay nag-imbak ng mga tala ng kliyente sa ibang paraan. Ang isa ay gumamit ng maluwag na mga sheet. Isang ginamit na desk drawer. Itinago ng isa ang lahat sa mga mensahe sa chat. Kapag may lumabas, kailangan naming maghanap. Isang bagay lang ang binago namin. Gumawa kami ng nakabahaging format ng tala na may parehong mga field sa bawat oras: pangalan ng kliyente, susunod na hakbang, petsa, may-ari. Walang magarbong setup. Walang mahabang pagsasanay. Pagkalipas ng ilang araw, mas naging maayos ang mga handoff. Nawala ang mga napalampas na follow-up. Ang mga tao ay gumugol ng mas kaunting oras sa paghahanap at mas maraming oras sa pagtatrabaho. Iyon ay isang tunay na panalo sa opisina, at ito ay nagmula sa isang maliit na pagbabago. Gusto ko ang mga pagbabagong tulad nito dahil nirerespeto nila ang normal na buhay sa trabaho. Karamihan sa mga opisina ay hindi nangangailangan ng isang perpektong sistema. Kailangan nila ng sistema na talagang gagamitin ng mga tao. Ang isang malinis na tuntunin sa desk na walang sinusunod ay hindi nakakatulong. Ang isang simpleng ugali na angkop sa araw ay kadalasang nakakatulong nang higit pa. Kung pakiramdam ng iyong opisina ay masikip, sisimulan ko sa maliit: I-clear ang isang ibabaw. Pumili ng isang lugar para sa papasok na trabaho. Gumamit ng isang listahan para sa mga gawaing nangangailangan ng aksyon. Panatilihin ang isang nakabahaging format para sa mga tala ng koponan. I-reset ng ilang minuto bago umalis. Iyon ay sapat na upang lumikha ng mas maraming espasyo para sa pagtuon. Naniniwala pa rin ako na ang tagumpay sa opisina ay maaaring magmukhang simple mula sa labas. Isang tray, isang notebook, isang maikling pag-reset, isang nakabahaging format. Walang dramatic. Ngunit kapag ginamit ko nang maayos ang mga tool na ito, nagiging mas maayos ang aking araw, mas madaling masubaybayan ang aking trabaho, at mas kaunting enerhiya ang nasasayang ng aking koponan sa maliit na kalituhan. Maliit na pagbabago. Malaking panalo sa opisina. Totoo iyon sa sarili kong gawain, at pinagkakatiwalaan ko ito dahil nabuhay ako.

Akala ko dati ay normal lang ang maliliit na abala sa araw-araw. Mabagal na gawain. Magulong tala. Ulitin ang parehong mga hakbang nang paulit-ulit. Sinabi ko sa sarili ko na kaya kong mabuhay kasama nito. Pagkatapos ay sinubukan ko ang isang mas simpleng paraan. Napansin ko ang pagbabago sa isang regular na araw, hindi isang malaking sandali. Mas gumaan ang pakiramdam ng desk ko. Mas bumilis ang takbo ng trabaho ko. Hindi ko na kailangang huminto at ayusin muli ang parehong mga problema. Yun yung part na pinakanagustuhan ko. Ang pinaka gusto ko ay hindi isang magarbong pangako. Gusto ko ng isang bagay na nakakatipid sa pagsisikap at akma sa aking araw. Iyon ang dahilan kung bakit patuloy akong bumabalik sa mga produkto at serbisyo na parang madali sa simula. Kung kailangan ko ng mahabang gabay para lang magsimula, nawawalan ako ng interes. Kung magagamit ko agad, pansin ko. Para sa akin, ang tunay na halaga ay lumalabas sa maliliit na sandali. Binuksan ko ito. ginagamit ko ito. Nagpapatuloy ako sa aking araw. Sinabi ng isang kaibigan ko ang parehong bagay pagkatapos lumipat mula sa isang pangunahing setup patungo sa isang mas malinis. Nagpapatakbo siya ng isang maliit na online shop, at dati ay nag-aaksaya siya ng maraming oras sa mga paulit-ulit na gawain. Matapos niyang baguhin ang kanyang workflow, tumigil siya sa paghabol sa bawat maliliit na problema. Mas marami siyang puwang para tumutok sa mga customer. Ang ganitong uri ng pagbabago ay parang totoo dahil ito ay nagpapakita sa pang-araw-araw na buhay, hindi lamang sa isang pahina. May pakialam din ako sa trust. Hindi ko gusto ang matapang na usapan na hindi makakatagal. Gusto ko ng malinaw na paggamit, matatag na mga resulta, at isang simpleng paraan upang makita kung akma ito sa aking mga pangangailangan. Sapat na sa akin iyon. Ang isang mahusay na pagpipilian ay dapat gawing mas madali ang buhay nang hindi hinihiling sa akin na labanan ito. Kung kailangan kong ipaliwanag kung ano ang pumipigil sa akin na bumalik, ito ay ito: Mas kaunting alitan. Mas kaunting basura. Mas kaunting stress. Mas maraming puwang para makahinga. Iyan ang uri ng paglilipat na napapansin ko. Maaaring maliit ito sa labas, ngunit sa aking panahon, ito ay mahalaga. Kaya kapag sinabi kong "subukan mo ito minsan," ang ibig kong sabihin ay bigyan ang iyong sarili ng patas na pagsubok. Gamitin ito sa isang normal na araw. Hayaang patunayan nito ang sarili sa pamamagitan ng nararamdaman nito, ang paraan ng paggawa nito, at ang paraan ng pagtitipid nito sa iyong pagsisikap. Hindi ko kailangan ng malalakas na salita. Kailangan ko ng bagay na akma. At kapag nahanap ko na iyon, bihira na akong bumalik sa dating daan. Gusto mo bang matuto pa? Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan kay Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Miller, A. 2022. Practical Binder Systems para sa Modern Office Teams Chen, L. 2023. Paano Napapabuti ng Organised Paper Files ang Pang-araw-araw na Episyente sa Lugar ng Trabaho Roberts, K. 2021. Mga Simpleng Gawi sa Pamamahala ng Dokumento para sa Mga Abalang Opisina Patel, S. 2024. Pagbawas sa Kalat ng Mesa sa Pamamagitan ng Mas Matalinong Pag-iimbak ng Opisina ng Binder2 Binder, T. Mga Setting ng Administratibo