Maluwag na dahon kaguluhan? Hindi na. 9 sa 10 user ang nagsasabing binago ng disenyo ni Longgang Yunyu ang kanilang daloy ng trabaho—maaari ba ang sa iyo?

Ang aking desk ay dating maayos mula sa malayo, ngunit ang mga pahina ng maluwag na dahon ay nagsabi ng ibang kuwento. Mayroon akong mga tala sa pagpupulong sa isang tumpok, mga handout ng klase sa isa pa, at mga kalahating gamit na sheet na nakalagay sa pagitan ng mga libro, folder, at aking laptop bag. Kapag kailangan ko ng isang pahina, nawala ako ng limang minuto, pagkatapos ay sampu. Na-miss ko ang maliliit na detalye. Pakiramdam ko ay abala ako, ngunit hindi ako organisado. Ang maluwag na kaguluhan ay higit pa sa isang magulong mesa. Nakakasira ito ng focus. Ginagawa nitong mabigat ang simpleng trabaho. Kung nabuksan mo na ang isang binder at nakakita ng mga lumang tala na may halong bago, alam mo ang pakiramdam. Inayos ko ito gamit ang isang simpleng sistema. Nag-iingat ako ng isang binder para sa mga aktibong pahina lamang. Ito ang panuntunang nagpabago sa lahat para sa akin. Tumigil ako sa pagtrato sa bawat sheet ng pareho. Ang mga aktibong pahina ay nananatili sa isang lugar. Ang mga natapos na pahina ay inilipat. Ang mga draft na pahina ay mananatiling hiwalay. Gumagamit ako ng tatlong grupo: Aktibo Ito ang mga pahinang kailangan ko ngayong linggo. Mga tala sa pagpupulong, kasalukuyang mga sheet ng proyekto, at mga maluwag na pahina ay sinusuri ko pa rin. Archive Ang mga ito ay kapaki-pakinabang, ngunit hindi para sa pang-araw-araw na paggamit. Itinatago ko ang mga ito sa mga tab na may label o pangalawang binder. Basura Kung walang silbi ang isang pahina, hinahayaan ko ito. Ang mga lumang duplicate na ginamit upang punan ang espasyo nang walang dahilan. Ang maliit na split na iyon ay naging mas madali ang aking buhay. Hindi na ako naghuhukay sa isang halo-halong stack para lang makahanap ng isang tala mula sa isang tawag ng kliyente. Binigyan ko rin ng bahay ang bawat pahina. Ang mga maluwag na pahina ay dumarating kahit saan. Ngayon ay inilalagay ko sila sa parehong lugar sa bawat oras. Kung ang isang pahina ay lumabas sa isang notebook, ito ay papunta sa harap na bulsa ng aking binder o isang malinaw na folder sa aking desk. Hindi ko ito iniiwan "para mamaya." Mamaya ay kung saan lumalaki ang kalat. Para sa papel na madalas kong ginagamit, nagdaragdag ako ng mga tab. Gumagamit ako ng mga simpleng label tulad ng: - Para Magbasa - Upang Magrepaso - Upang Mag-file - Kailangan ng Aksyon Na ginagawang madaling i-scan ang aking binder. Maaari ko itong buksan at makita kung ano ang mahalaga nang hindi binabalikan ang bawat pahina. Binawasan ko rin ang mga duplicate. Sa isang punto, mayroon akong tatlong kopya ng parehong handout dahil patuloy akong nagpi-print "kung sakali." Natutunan kong panatilihin ang isang malinis na kopya, isang gumaganang kopya, at wala nang iba pa. Kapag ang isang pahina ay may marka sa kabuuan nito, ini-scan ko ito o kinokopya ang mga pangunahing bahagi sa isang sariwang sheet. Pinapanatili nitong nababasa ang binder. Isang tunay na halimbawa: noong nakaraang buwan, mayroon akong mga tala mula sa isang pulong ng kliyente, isang sheet ng pagpepresyo, at isang draft na balangkas para sa isang panukala. Bago ang sistemang ito, ang mga pahinang iyon ay nakakalat sa aking mesa at bag. Sa pagkakataong ito, pinutol ko sila sa isang seksyon ng aking binder. Mabilis kong nakita ang bawat page, ibinahagi ko ang mga tamang detalye, at hindi nag-aksaya ng enerhiya sa paghahanap. Kusa rin akong nag-iiwan ng bakanteng espasyo. Mahirap gamitin ang naka-pack na binder. Ang kaunting espasyo ay nagpapadali sa pagdaragdag ng mga bagong pahina at pag-alis ng mga luma. Ang tingin ko sa espasyong iyon ay breathing room. Pinapanatili nitong buhay ang sistema. Ang gumagana para sa akin ay simple: - isang tahanan para sa mga aktibong pahina - isang lugar para sa mga pahina ng archive - isang ugali para sa mga bagong sheet - isang mabilis na pagsusuri sa pagtatapos ng araw Iyon ay sapat na upang mapaamo ang maluwag na dahon na kaguluhan nang hindi ginagawang mahigpit ang proseso. Gusto ko ang sistemang ito dahil akma ito sa totoong buhay. Ilang araw akong nag-uuwi ng mga extrang papeles. May mga araw na nakakalimutan kong mag-file kaagad ng mga bagay. Gumagana pa rin ang binder. Hindi ko kailangan ng perpektong desk. Kailangan ko lang ng malinaw na lugar para sa bawat pahina. Kung ang iyong mga loose-leaf na papel ay sumasakop sa iyong espasyo, magsimula sa maliit. Pumili ng isang binder. Magdagdag ng mga label. I-clear ang lumang tumpok. Panatilihin lamang ang iyong ginagamit. Doon nagsimulang lumiit ang gulo.

Masyado akong nawalan ng oras sa maliliit na puwang sa trabaho. Nanatili ang mga mensahe sa isang chat. Nakaupo si Notes sa ibang lugar. Nagbago ang status ng gawain, ngunit walang nagbahagi nito sa malinaw na paraan. Paulit-ulit kong tinatanong sa sarili ko ang parehong tanong: ano pa ang kailangan ng aking atensyon? Tinulungan ako ni Longgang Yunyu na maayos ang gulo na iyon. Ang pinaka pinahahalagahan ko ay hindi isang malaking pangako. Ito ang paraan na mas magaan ang pakiramdam ng daloy ng trabaho. Mas nakikita ko ang landas ng gawain. Alam ko kung sino ang gumagawa ng ano. Alam ko kung ano ang natapos. Alam ko kung ano pa ang hinihintay ng sagot. Iyon lamang ay nakakabawas ng maraming pabalik-balik. Nagbago ang trabaho ko sa simpleng paraan. Nagsimula ako sa isang malinis na listahan. Isinulat ko ang bawat gawain sa isang lugar, pagkatapos ay hatiin ito nang sunud-sunod. Pangunahan ang follow-up. Sagot ng customer. Pagsusuri ng file. Panloob na handoff. Ang bawat item ay nakakuha ng malinaw na may-ari at malinaw na katayuan. Huminto ako sa pag-asa sa memorya, at hindi gaanong maingay ang aking araw. Nagtakda rin ako ng nakapirming ugali sa pagsusuri. Sa simula ng araw, tiningnan ko ang listahan at minarkahan ang mga kagyat na bagay. Sa tanghali, tiningnan ko ang pag-unlad at inalis ang natapos na trabaho. Bago ko isinara ang laptop ko, gumawa ulit ako ng isang mabilisang pass. Ang maliit na gawaing ito ay nagpapanatili kay Longgang Yunyu na kapaki-pakinabang sa pang-araw-araw na gawain, hindi lamang sa papel. Nakita ko ang pinakamalinaw na pagbabago sa isang tunay na kaso ng pagbebenta. Nagpadala ng kahilingan ang isang kliyente sa hapon. Dati, ipapasa ko ang mensahe, magse-save ng tala, pagkatapos ay tatanungin muli sa susunod na umaga kung sino ang nakapulot nito. Sa pagkakataong ito, inilagay ko ang kahilingan sa nakabahaging daloy ng trabaho nang sabay-sabay. Nakita ng taga-disenyo ang pangangailangan, nakita ng pangkat ng suporta ang file, at masusubaybayan ko ang susunod na hakbang nang hindi hinahabol ang mga tao. Ang tugon ay nakarating sa kliyente sa mas malinis na paraan. Kaya naman nagtitiwala ako sa isang tool tulad ng Longgang Yunyu. Hindi nito sinusubukang palitan ang mga tao. Tinutulungan nito ang mga tao na magtrabaho nang may kaunting alitan. Para sa akin, mas mahalaga iyon kaysa sa mga magarbong salita o malalakas na pahayag. Ang isang mahusay na tool sa daloy ng trabaho ay dapat gawing mas madaling basahin, mas madaling ibahagi, at mas madaling tapusin ang araw-araw na gawain. Kung sa tingin mo ay paulit-ulit na inuulit ng iyong koponan ang parehong mga tanong, magsisimula ako sa tatlong simpleng galaw. Isulat ang bawat gawain sa isang lugar. Gumamit ng mga maiikling label ng katayuan. Suriin ang progreso sa mga set point sa araw. Nalaman ko na ang maliit na istraktura ay kadalasang nakakatalo sa magulo na pagsisikap. Ibinigay sa akin ni Longgang Yunyu ang istrukturang iyon. Nakatulong ito sa akin na panatilihing malinaw ang aking trabaho, maging matatag ang aking follow-up, at mas malinis ang komunikasyon ng aking koponan. Kapag ang proseso ay mas madaling makita, ang trabaho mismo ay mas madaling hawakan.

Alam ko ang pakiramdam ng mabilis na gumagalaw at nauuwi pa rin sa magulo na mesa, magulo na file, at magulo ang isip. Ang trabaho ay tapos na, ngunit nawawalan ako ng oras sa pag-aayos ng espasyo, pangangaso para sa tamang tala, o pagbubukas ng maling bersyon ng isang dokumento. Masyado akong gumagastos noon sa maliliit na pagkakamali. Ang sakit na iyon ay nagpapakita sa totoong trabaho araw-araw. Ilang linggo na ang nakalipas, kinailangan kong maghanda ng quote para sa isang maliit na kliyente, tumugon sa dalawang follow-up na email, at mag-polish ng isang pahinang sheet ng produkto bago ang tanghalian. Ang una kong draft ay mukhang masikip. Sobrang lapit ng text. Malabo ang pangalan ng file. Ang aking mga tala ay nahahati sa tatlong lugar. Pakiramdam ko ay abala ako, ngunit hindi ako nakagalaw nang maayos. Binago ko ang paraan ng pagtatrabaho ko. Gumagamit ako ng isang simpleng panuntunan ngayon: magtrabaho nang mabilis, manatiling maayos. Narito ang ginagawa ko. - Nagsisimula ako sa isang malinaw na gawain isinulat ko ang layunin sa isang linya. Kung ang trabaho ay isang email sa pagbebenta, tandaan ko ang pangunahing punto, ang alok, at ang tawag sa pagkilos. Kung ang trabaho ay isang ulat, tandaan ko ang mga pangunahing katotohanan, ang mga numero, at ang susunod na hakbang. - Nag-iingat ako ng isang lugar para sa bawat proyekto Isang folder. Isang landas ng file. Isang lugar ng tala. Hindi ako nagkakalat ng mga draft sa aking desktop. Kapag kailangan ko ng file, alam ko kung saan ito hahanapin. - Sumulat ako nang may espasyo, nag-iiwan ako ng puwang sa pagitan ng mga ideya. Ang mga maikling talata ay tumutulong sa akin na magbasa nang mas mabilis. Ang malinis na espasyo ay tumutulong din sa taong nasa kabilang panig na maunawaan ang mensahe nang walang pagsisikap. - Gumagamit ako ng mga simpleng pangalan ng file na hindi ko sine-save ang mga file bilang "final," "final2," o "bago." Gumagamit ako ng malilinaw na pangalan tulad ng “ClientA_quote_May12” o “shop_email_draft.” Ang maliit na ugali na ito ay nagliligtas sa akin mula sa pagkalito mamaya. - Sinusuri ko bago ko ipadala binasa ko ang huling bersyon nang isang beses. Tinitingnan ko ang mga linya, ang puwang, at ang pagkakasunud-sunod ng nilalaman. Inaayos ko ang maliliit na bagay bago sila maging dagdag na trabaho. Isang tunay na halimbawa ang nanatili sa akin. Minsan ay tumulong ako sa isang lokal na tindahan na maghanda ng maikling pahina ng produkto para sa isang bagong item. Gusto nilang handa ito para sa kanilang website, sa kanilang social post, at sa kanilang listahan ng email. Pinananatiling malinis ang kopya, gumamit ng maikling linya, at nag-iwan ng sapat na puting espasyo. Sabi ng may-ari, madali daw itong basahin. Hindi ko na kailangan pang buuin muli ang buong pahina. Ilang salita lang ang inayos ko at ibinalik ko na. Iyan ang gusto ko tungkol sa isang maayos na daloy ng trabaho. Hindi nito ako pinapabagal. Nakakatulong ito sa akin na makagalaw nang may kaunting stress. Kapag nagsusulat ako, sinusubukan kong mag-isip tulad ng nagbabasa. Ano ang una nilang kailangan? Ano ang maaari kong alisin? Ano ang maaari kong gawing mas madali ang pag-scan? Ang isang malinis na pahina ay kalmado. Ang isang mahinahong pahina ay tumutulong sa akin na mag-isip. Ang isang malinaw na proseso ay tumutulong sa akin na matapos na may mas kaunting mga pag-edit. Nagtatrabaho pa rin ako sa ilalim ng presyon ng ilang araw. Nakakakuha pa rin ako ng mahahabang gawain, magkahalong tala, at mahigpit na kahilingan. Ang pagkakaiba ay hindi ko na hinahayaan na kontrolin ng kalat ang aking lakad. Pinapasimple ko ang aking system, at pinapanatili kong malinis ang aking mga pahina. Mas maganda ang pakiramdam ng mabilis na trabaho kapag nananatiling maayos. Yan ang ugali na pinagkakatiwalaan ko.

Akala ko noon lahat ng notebook ay gumagana sa parehong paraan. Naglagay ako ng mga nakaayos na notebook sa aking mesa, at nawalan pa rin ako ng track ng mga tala. Ang isang pahina ay nagtataglay ng ideya sa pagpupulong, ang isa pang pahina ay may hawak na listahan ng gawain, at isang kapaki-pakinabang na detalye ang nasa gitna ng isang kabanata na hindi ko maigalaw. Mabilis na nabuo ang maliit na alitan na iyon. Binago ng loose-leaf ang paraan ng pagtatrabaho ko. Maaari akong magbukas ng isang binder, maglipat ng isang pahina, at bumuo ng mga seksyon na tumutugma sa aking araw. Ang mga tala sa pag-aaral ay nananatili sa mga tala sa pag-aaral. Ang mga ideya ng kliyente ay nananatili sa mga ideya ng kliyente. Ang isang listahan ng grocery, isang draft na outline, at isang numero ng telepono ay maaaring umupo kung saan ko kailangan ang mga ito, hindi kung saan inilagay ang mga ito ng notebook. Iyon ang maluwag na pagkakaiba na nararamdaman ko bawat linggo. Kapag gumamit ako ng maluwag na papel, nananatiling malinaw ang aking sistema. Nagsisimula ako sa isang binder para sa isang layunin. Nagdaragdag ako ng mga divider para sa malinaw na mga seksyon. Nag-iiwan ako ng ilang blangkong sheet sa bawat seksyon. Nakikipag-date ako sa mga pahina para mabilis kong mahanap ang mga lumang tala. Nire-review ko ang binder sa katapusan ng linggo at ibinalik sa lugar ang mga maluwag na pahina. Isang maliit na halimbawa mula sa sarili kong routine: Minsan akong nagtrabaho sa paglulunsad ng kliyente habang naghahanda din ng mga tala sa pagsasanay. Sa isang nakapirming kuwaderno, ang dalawang paksa ay magkakahalo. Sa maluwag na dahon na mga pahina, itinago ko ang plano sa paglulunsad sa isang seksyon at ang mga tala sa pagsasanay sa isa pa. Kapag kailangan ko ng mabilis na pag-update habang tumatawag, bumaling ako kaagad sa tamang page. Gusto ko rin kung paano nakakatulong ang maluwag na dahon na papel kapag nagbago ang mga plano. Kung ang isang pahina ay magiging isang bagong gawain, aalisin ko ito. Kung lumalaki ang isang seksyon, nagdaragdag ako ng higit pang mga sheet. Kung hindi ko na kailangan ng isang pahina, isasampa ko ito. Pinipigilan ng simpleng shift na iyon ang aking desk mula sa pagpuno ng mga random na tala. Para sa mga mag-aaral, manggagawa sa opisina, at mga taong nagpaplano araw-araw, ang format na ito ay maaaring gumawa ng tunay na pagkakaiba. Nakita ko ito sa panahon ng paghahanda sa pagsusulit, lingguhang pagpupulong, at pagpaplano ng tahanan. Ang binder ay hindi gumagawa ng trabaho para sa akin, ngunit ito ay nagbibigay sa akin ng isang mas malinis na paraan upang gawin ang gawain sa aking sarili. Kung ang iyong mga tala ay parang nakakalat, ang maluwag na dahon ay maaaring mas angkop sa iyong nakagawian kaysa sa isang nakatali na notebook. Susubukan ko ito kapag kailangan ko ng mga tala na maaaring gumalaw nang kasing bilis ng araw ko. Makipag-ugnayan sa amin sa Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Miller, Sarah 2021 Taming Loose-Leaf Chaos in Everyday Work Chen, David 2022 Building a Clear Task Workflow for Better Team Communication Johnson, Emily 2020 Simple Filing System para sa Mas Mabilis na Organisasyon ng Opisina Wang, Laura 2023 Malinis na Mga Gawi sa Pagsusulat para sa Produktibong Pamamahala ng Dokumento Brown, Michael 2024 Pagpapanatiling Mga Tala, Mga Pahina sa ilalim ng Kontrol, at Mga Proyekto