Hindi lang papel—ito ay isang productivity revolution. Handa nang mag-upgrade?

Akala ko noon, ang pagsusumikap ay nangangahulugan ng higit pang mga pahina, higit pang mga tala, at higit pang mga form. Ang paniniwalang iyon ay ginugol ko ng maraming oras. Isusulat ko ang parehong mga detalye ng customer nang tatlong beses. Magdadala ako ng mga maluwag na papel mula sa isang pulong patungo sa susunod. Gugugulin ko ang huling bahagi ng araw na sinusubukang alalahanin kung ano ang ipinangako ko na, kung ano ang naipadala ko na, at kung ano pa ang kailangan ng aksyon. Mukhang busy ang trabaho ko. Ang aking mga resulta ay hindi tumugma sa pagsisikap. Iyon ang problema. Nagtatrabaho ako sa papel, hindi sa pag-unlad. Simple lang ang nagbago sa akin. Huminto ako sa pagtrato sa papel bilang ang lugar kung saan natapos ang trabaho, at sinimulan ko itong ituring bilang isang tool na sumusuporta sa trabaho. Nag-iingat ako ngayon ng isang malinaw na tala para sa bawat kliyente. Sinusulat ko ang mga pangunahing punto mula sa pulong, ang susunod na hakbang, at ang deadline. Hindi ko sinusubukan na panatilihin ang lahat sa aking ulo. Hindi ko muling sinusulat ang parehong bagay nang paulit-ulit. Ang maliit na ugali na ito ay nagliligtas sa akin mula sa kalituhan. Inuuri ko rin ang aking mga gawain ayon sa halaga, hindi sa dami. Ang isang mahabang listahan ay maaaring maging produktibo, ngunit maaari rin itong itago ang tunay na gawain. Tinatanong ko sa sarili ko ang isang direktang tanong: aling gawain ang nagpapasulong sa kliyente ngayon? Kung ang isang gawain ay hindi makakatulong sa isang deal, malutas ang isang problema, o mag-save ng isang pagkakamali sa hinaharap, iiwan ko ito para sa ibang pagkakataon o alisin ito. Nakatulong sa akin ang pagbabagong iyon sa totoong kaso. Minsan ay nakilala ko ang isang customer na gusto ng isang quote ng produkto, isang sample na follow-up, at isang malinaw na plano sa paghahatid. Noong nakaraan, pupunan ko sana ang mga papel na tala, maghintay hanggang makabalik ako sa opisina, at pagkatapos ay sisimulan lahat. Sa pagkakataong ito, isinulat ko ang mga pangunahing bagay sa aking telepono pagkatapos ng pulong. Pinadalhan ko ang sarili ko ng maikling voice memo, pagkatapos ay ginawa itong malinis na follow-up message nang bumalik ako. Mas mabilis na nakatanggap ng tugon ang customer, at mas kaunting mga error ang nagawa ko. Natutunan ko ang isa pang aral mula sa parehong kaso. Mahalaga ang bilis, ngunit mas mahalaga ang kalinawan. Ang isang mabilis na tugon na nakakaligtaan sa punto ay maaaring lumikha ng higit pang trabaho sa ibang pagkakataon. Kaya pinapanatili kong maikli at direkta ang aking mga tala. Gumagamit ako ng mga simpleng label: Kailangan ng kliyente Susunod na aksyon Ang aking huling araw Panganib o alalahanin Ang istrukturang iyon ay nakakatulong sa akin na manatiling kalmado kapag puno na ang araw. Gumagamit din ako ng isang panuntunan para sa paulit-ulit na gawain: kung isusulat ko ang parehong mensahe nang higit sa isang beses, ise-save ko ito bilang isang template. Ang isang simpleng follow-up na tala, isang buod ng pulong, o isang magalang na paalala ay hindi kailangang muling isulat sa bawat oras. Ang isang magandang template ay nagpapanatili sa aking tono na hindi nagbabago at ang aking mensahe ay malinaw. Nakakatulong din ito sa akin na maiwasan ang maliliit na pagkakamali na makakasira sa tiwala. May puwang pa rin ang papel sa aking trabaho. Ginagamit ko ito kapag kailangan ko ng mabilisang sketch, maikling listahan, o harapang tala sa isang pulong. Ngunit hindi ko ito hinahayaang maging pangunahing imbakan para sa aking trabaho. Kapaki-pakinabang ang papel kapag sinusuportahan nito ang pagkilos. Ito ay mahina kapag hawak nito ang buong proseso. Ang sarili kong panuntunan ay simple na ngayon. Kung ang isang tala ay makakatulong sa akin na kumilos, itinatago ko ito. Kung inuulit lang ng isang form ang lumang gawain, pinapasimple ko ito. Kung ang isang gawain ay maaaring gawin nang isang beses at muling magamit, gagawin ko itong isang sistema. Iyan ay kung paano ako nagtatrabaho nang mas matalino. Hindi sa pagmumukhang buo ang araw. Hindi sa pamamagitan ng pagsasalansan ng mga papel na mas mataas. Ginagawa ko ito sa pamamagitan ng pagpapanatiling malinaw sa gawain, mas mabilis na paglipat sa mga gawaing mahalaga, at paggamit ng mas kaunting mga hakbang upang maabot ang parehong resulta.

Tinatapos ko noon ang aking araw sa isang mahabang listahan ng gawain at isang maikling pakiramdam ng pag-unlad. Nagkalat ang mga notes ko. Ang aking mga tab ay bukas sa lahat ng dako. Nagpalipat-lipat ako sa pagitan ng mga mensahe, draft, at maliliit na gawain na mukhang simple ngunit kinain ang aking pagtuon. Pagsapit ng hapon, abala ako, ngunit ang gawain na talagang mahalaga ay nakaupo pa rin doon. Iyon ang punto kung saan huminto ako sa paghahanap ng mas maraming pagsisikap at nagsimulang maghanap ng isang mas mahusay na sistema. Ang aking susunod na pag-upgrade sa pagiging produktibo ay hindi isang magarbong tool. Ito ay isang mas malinis na paraan upang magtrabaho. Nagsimula ako sa isang panuntunan: Tatlong pangunahing gawain lang ang nasa harapan ko bawat araw. Maliit lang iyon, ngunit mabilis nitong binago ang daloy ng trabaho ko. Tumigil ako sa pagtrato sa bawat gawain bilang pantay. Ang isang mabilis na tugon ay hindi katulad ng pagsulat ng isang panukala. Ang isang maliit na pag-aayos ay hindi katulad ng pagpaplano ng isang kampanya. Kapag inilagay ko ang lahat sa isang mahabang listahan, ang aking isip ay kailangang ayusin ang listahan nang paulit-ulit. Kapag pinutol ko ito, mas mabilis akong nakagalaw. Binago ko rin kung paano ko sisimulan ang umaga ko. Hindi ako agad nagbukas ng email. Hindi ko muna tinitingnan ang chat. Binuksan ko ang isang tala at sumulat: - ang isang gawain na magpapasulong sa araw - ang dalawang gawain na mahalaga sa susunod - ang gawain na maaari kong balewalain sa ngayon. Pinipigilan ako nito mula sa pag-anod. Natutunan ko na ang pagiging produktibo ay hindi lamang tungkol sa bilis. Ito ay tungkol sa kontrol. Maraming tao ang nag-iisip na kailangan nila ng higit na disiplina. Sa tingin ko maraming tao ang nangangailangan ng mas kaunting ingay. Ang aking telepono ay isang malaking bahagi ng problema. Paulit-ulit kong pinupulot ito ng "isang minuto lang," pagkatapos ay nawala ang dalawampung minuto. Kaya inilipat ko ang mga hindi-kagyat na app mula sa aking home screen. Pinatay ko rin ang mga alerto na hindi nangangailangan ng aking pansin. Ang isang pagbabagong iyon ay nagbigay sa akin ng mas tahimik na espasyo sa aking araw. Gumagamit pa rin ako ng mga simpleng tool, ngunit ginagamit ko ang mga ito nang may malinaw na trabaho. - Isang app para sa mga tala - Isang kalendaryo para sa mga pagpupulong - Isang lugar para sa pagsubaybay sa gawain - Isang folder para sa mga aktibong file Hindi ako nagtatago ng limang lugar para sa parehong bagay. Lumilikha lamang iyon ng mas maraming trabaho para sa akin mamaya. Narito ang bahaging higit na nakatulong sa akin. Sinimulan kong pagsama-samahin ang trabaho ayon sa enerhiya, hindi lamang ayon sa paksa. Ang ilang mga gawain ay nangangailangan ng malalim na pagtuon. Ang iba ay nangangailangan ng mas kaunting lakas ng utak. Inilalagay ko ang pagsusulat, pagpaplano, at pagsusuri sa aking pinakamagagandang oras. Nagse-save ako ng admin work, pag-file, at maiikling tugon para sa mga block na mas mababa ang enerhiya. Dahil sa tugmang ito sa pagitan ng gawain at enerhiya, naging mas maayos ang aking araw. Isang maliit na halimbawa mula sa sarili kong gawain: Isang araw akong napuno ng mga follow-up ng kliyente, mga pag-edit ng ulat, at mga draft ng nilalaman. Dati akong tumalon sa pagitan nilang tatlo. Ang resulta ay mahinang pokus at mabagal na pag-unlad. Ngayon hinahawakan ko muna ang draft, habang sariwa ang isip ko. Iniiwan ko ang mga mabilisang follow-up para sa ibang pagkakataon. Ang mga pag-edit ng ulat ay darating pagkatapos nito. Ang trabaho ay nangangailangan pa rin ng pagsisikap, ngunit hindi na ito nararamdaman na magulo. Pinapanatili ko rin ang isang maikling ugali sa pag-shutdown sa pagtatapos ng araw. Nire-review ko ang natapos ko. Inilipat ko ang hindi natapos na trabaho sa listahan bukas. Sinusulat ko ang unang gawain para sa susunod na umaga. Tapos huminto ako. Ang simpleng ugali na iyon ay nakakatulong sa akin na maiwasan ang pagdadala ng stress sa trabaho sa susunod na araw. Kung kailangan kong ibuod ang sarili kong pag-upgrade sa pagiging produktibo, sasabihin ko ito: Hindi ko sinusubukang gumawa ng higit pa nang sabay-sabay. Sinusubukan kong tanggalin ang mga bahagi na nag-aaksaya ng aking pagtuon. Ang shift na iyon ay nakatulong sa akin na magtrabaho nang mas mahinahon, mas mabilis, at mas kaunting pagkalito. Ginawa rin nitong mas madaling maulit ang aking mga araw, na higit pa sa isang araw na pagsabog ng pagsisikap. Kung gusto mo ang iyong susunod na pag-upgrade sa pagiging produktibo, magsisimula ako sa maliit. Pumili ng isang listahan ng gawain. Alisin ang isang pinagmumulan ng ingay. Protektahan ang isang focus block. Panatilihin itong simple upang maaari mong ulitin ito bukas. Doon magsisimula ang matatag na pag-unlad.

Dati akong nagbabasa ng marami at kaunti lang ang nananatili. Tatapusin ko ang isang kabanata, isasara ang libro, at magiging abala. Pagkaraan ng isang araw, ang karamihan sa mga kapaki-pakinabang na bahagi ay nawala. Inabala ako ng gap na iyon. Hindi ko na kailangan ng higit pang mga pahina. Kailangan ko ng karagdagang pag-unlad. Iyan ang ideya sa likod ng tunay na paglago ng pagbasa. Ang isang libro ay hindi lamang dapat manatili sa istante. Dapat itong lumipat sa aking trabaho, sa aking mga gawi, at sa aking mga pagpipilian. Natutunan ko na ang pag-unlad ay nagsisimula kapag huminto ako sa pagbabasa para sa bilis at nagsimulang magbasa para magamit. Isang simpleng panuntunan ang itinatago ko ngayon: ang bawat pahina ay dapat mag-iwan ng isang bagay. Ang "isang bagay" na iyon ay maaaring isang maliit na tala, isang bagong salita, isang malinaw na ideya, o isang aksyon na maaari kong subukan sa parehong araw. Kapag nagbasa ako ng isang artikulo sa negosyo tungkol sa pangangalaga sa customer, hindi lang ako tumatango at nagpatuloy. Sumulat ako ng isang linya sa aking notebook: "Tumugon nang mas mabilis sa mga bagong lead." Parang maliit ang linyang iyon. Ito ay maliit. Ngunit ang maliliit na hakbang ay nagbabago kung paano ako nagtatrabaho. Naaalala ko ang isang may-ari ng lokal na tindahan na nakausap ko noong nakaraang taon. Nagbasa siya ng maikling gabay tungkol sa pagpapakita ng produkto. Ang kanyang tindahan ay may malinis na stock, ngunit ang harap na mesa ay mukhang simple. Inilipat niya ang pinakamagagandang item niya malapit sa entrance, nagdagdag ng simpleng price card, at pinalitan ang ilaw. Hindi siya bumili ng bagong sistema. Gumamit siya ng isang pahina, pagkatapos ay gumawa ng isang pagbabago. Medyo bumuti ang benta, at higit sa lahat, nadama niya ang higit na kontrol sa kanyang tindahan. Iyan ang ibig kong sabihin sa paggawa ng mga pahina sa pag-unlad. Hindi ko kailangan ng mabigat na plano para magsimula. Kailangan ko ng malinaw na landas. Ito ang paraan na sinusunod ko: Pumili ako ng isang libro, isang paksa, isang layunin. Kung gusto ko ng mas mahusay na pagsusulat, nagbabasa ako ng mga libro tungkol sa malinaw na mga salita at maikling istraktura. Kung gusto ko ng mas magandang benta, nagbabasa ako ng tungkol sa pagtitiwala, pakikinig, at follow-up. Kung gusto ko ng mas mahusay na focus, nagbabasa ako tungkol sa mga gawi at pang-araw-araw na gawain. Iniiwasan kong maghalo ng napakaraming paksa nang sabay-sabay. Ang isang masikip na listahan ng pagbabasa ay mukhang aktibo, ngunit maaari itong ikalat ang aking isip. Minarkahan ko ang mga kapaki-pakinabang na linya habang nagbabasa ako. Hindi ko binibigyang-diin ang bawat magandang pangungusap. Ginagawa lang nitong abala ang page. Nagmarka ako ng mga linyang magagamit ko. Ang isang magandang linya ay dapat makatulong sa akin na malutas ang isang problema, sagutin ang isang tanong, o baguhin ang isang ugali. Ginagawa kong aksyon ang mga tala. Ang hakbang na ito ay pinakamahalaga. Ang isang tala na walang aksyon ay tinta lamang. Kung sinabi ng isang libro na dapat kong isulat ang aking mga layunin tuwing umaga, susubukan ko ito sa loob ng isang linggo. Kung sinabi ng isang artikulo na dapat akong tumugon sa mga mensahe ng kliyente nang may mainit na tono, susubukan ko iyon sa susunod kong tugon. Kung sinabi ng isang gabay na dapat kong hatiin ang trabaho sa mas maliliit na bahagi, ginagamit ko ang paraang iyon sa parehong araw. Sinusuri ko kung ano ang gumana. Sa pagtatapos ng linggo, tinitingnan ko ang aking mga tala. Aling ideya ang nakatulong sa akin? Alin ang nakaramdam ng hirap? Alin ang hindi ko pinansin? Ang ugali na ito ay nagpapanatili sa akin ng tapat. Pinipigilan din ako nito sa pagkolekta ng mga ideya na hindi nakakaantig sa totoong buhay. Marami na akong nakitang mga tao na nagbabasa at natigilan pa rin ako. Ako mismo ang gumawa niyan. Ang dahilan ay hindi kawalan ng pagsisikap. Ang dahilan ay isang nawawalang tulay sa pagitan ng pagbabasa at paggawa. Simple lang ang tulay na iyon. Magbasa nang may isang malinaw na pangangailangan sa isip. Isulat kung ano ang mahalaga. Gumamit kaagad ng isang ideya. Suriin ang resulta. Isang estudyanteng kilala ko ang gumamit ng paraang ito sa paghahanda ng pagsusulit. Hindi siya nagbasa ng limang gabay nang sabay-sabay. Pumili siya ng isang paksa bawat linggo. Sumulat siya ng mga maikling tala pagkatapos ng bawat kabanata at sinubukan ang kanyang sarili sa mga tanong sa pagsasanay. Ang kanyang mga marka ay bumuti dahil tumigil siya sa pagtrato sa pagbabasa na parang isang karera. Ginamit niya ito na parang kasangkapan. Sa tingin ko, iyon ang bahaging nakakaligtaan ng maraming tao. Maaaring magturo ang mga pahina. Maaaring gabayan ng mga pahina. Ang mga pahina ay maaari ding umupo doon at walang gagawin kung hindi ko sila kikilos. Kaya sinusubukan kong magbasa tulad ng isang taong gusto ng pagbabago, hindi lamang nilalaman. Mas mabagal ang pagbabasa ko kapag mahalaga ang paksa. Huminto ako kapag naramdaman kong kapaki-pakinabang ang isang pangungusap. Tanong ko, "Paano ko ito magagamit ngayon?" Ang isang tanong na iyon ay ginagawang aktibong paglago ang passive reading. Kung kailangan kong ilagay ang buong ideya sa isang linya, ito ay: Huwag maghabol ng higit pang mga pahina. Habulin ang mas maraming gamit. Ang mindset na iyon ay nakatulong sa akin nang higit pa sa magagawa ng anumang listahan ng pagbabasa. Pinapanatili nitong simple ang aking trabaho, kapaki-pakinabang ang aking mga tala, at ang aking pagsisikap ay konektado sa totoong buhay.

Akala ko noon, ang isang mas mahusay na daloy ng trabaho ay nangangailangan ng isang malaking sistema, isang mahabang setup, o isang buong pag-reset ng koponan. Ang aking araw ay mukhang abala, ngunit ang trabaho ay patuloy na nadulas. Nakatambak ang mga mensahe. Ang mga tala ay nanatiling nakakalat. Ang mga maliliit na gawain ay patuloy na sumisira sa aking pagtuon. Tatapusin ko ang isang buong araw na may pagod na katawan at mahabang listahan na parang hindi pa tapos. Pagkatapos ay gumawa ako ng isang maliit na pagbabago: Inilipat ko ang bawat gawain sa isang simpleng pang-araw-araw na listahan, at sinuri ko ito sa mga set point sa araw. Binago ng maliit na shift na iyon kung paano ako nagtrabaho. Hindi nito naayos ang bawat problema. Mas maganda ang ginawa nito. Binigyan ako nito ng kontrol. 1. Huminto ako sa pag-iingat ng mga gawain sa aking isipan Bago ang pagbabagong iyon, umasa ako sa memorya. Iyon ang problema. Naaalala ko ang isang tawag habang nagsusulat ng isang email. Mag-iisip ako ng report habang sumasagot sa chat. Tumalon tuloy ang isip ko. Ang trabaho mismo ay hindi mahirap, ngunit ang patuloy na paglipat ay pinatuyo ako. Ngayon isinusulat ko ang bawat gawain sa isang lugar. Pinaikli ko ito. Kasama ko ang: - kung ano ang kailangang gawin - kung ano ang maaaring maghintay - kung ano ang dapat tapusin ngayon. Nakatulong ito sa akin na makita ang aking araw nang mas malinaw. Gumastos ako ng mas kaunting pagsisikap sa pagsisikap na alalahanin ang mga bagay, at mas maraming pagsisikap sa paggawa ng gawain. Isang maliit na halimbawa: ang isang marketing assistant na nakatrabaho ko ay nakaligtaan ang mga follow-up na mensahe pagkatapos ng mga pagpupulong. Sinimulan niyang isulat ang bawat follow-up sa isang pahina pagkatapos ng bawat tawag. Mabilis na bumaba ang mga missed messages. Ang pag-aayos ay simple. Ang epekto ay totoo. 2. Binawasan ko ang bilang ng mga tool na binuksan ko na ginamit ko upang lumipat sa pagitan ng mga app sa buong araw. Isang app para sa chat. Isang app para sa mga tala. Isang app para sa pagsubaybay sa gawain. Isang app para sa mga file. Bawat switch ay naalis ako sa focus. Binago ko iyon sa pamamagitan ng pagpili ng isang pangunahing lugar para sa pang-araw-araw na trabaho. Gumamit pa rin ako ng iba pang mga tool kung kinakailangan, ngunit hindi ko sila hinayaang manguna sa aking araw. Ang isang pagbabagong iyon ay nakatipid ng enerhiya. Ang mas kaunting paglipat ay nangangahulugan ng mas kaunting mga pag-pause. Ang mas kaunting mga pag-pause ay nangangahulugan ng mas maayos na trabaho. Maaari akong manatili sa isang gawain nang sapat upang matapos ito ng maayos. May napansin din akong iba. Bumaba ang stress level ko. Ang isang magulo na stack ng tool ay maaaring maging mabigat sa isang normal na araw. Mas magaan ang pakiramdam ng malinis na setup. 3. Gumamit ako ng mga maiikling punto ng pagsusuri sa araw na hindi ako naghihintay hanggang sa katapusan ng araw upang suriin ang aking pag-unlad. Tinitingnan ko ang aking listahan sa maghapon at nagtatanong ng tatlong simpleng tanong: - Ano ang natapos ko? - Ano pa ang kailangan ng aking pansin? - Ano ang maaari kong ilipat bukas? Nangangailangan ito ng napakaikling pagtutok, ngunit nakakatulong ito sa akin na maiwasan ang sorpresang gawain sa ibang pagkakataon. Nakita kong kapaki-pakinabang ito sa isang maliit na koponan sa pagbebenta na sinusuportahan ko. Nagdagdag sila ng maikling pagsusuri sa kalagitnaan ng araw bago ang pagmamadali sa hapon. Nahuli ng mga tao ang mga napalampas na follow-up nang mas maaga, at mas kaunting mga gawain ang nawala. Walang malaking pagbabago sa software. Walang mabigat na proseso. Mas magandang ugali lang. Iyon ang gusto ko tungkol sa ganitong uri ng pagpapalakas ng daloy ng trabaho. Hindi ito humihingi ng ganap na muling pagtatayo. Humihingi ito ng mas magandang ritmo. 4. Ginawa kong madaling simulan ang susunod na hakbang Maraming tao ang hindi nahihirapan sa pagsisikap. Nahihirapan sila sa pagsisimula. Ang isang gawain ay maaaring magmukhang simple, ngunit kung ang susunod na hakbang ay hindi malinaw, ito ay nakaupo doon. Sinimulan kong isulat ang susunod na aksyon sa tabi ng bawat gawain. Hindi isang mahabang plano. Next move na lang. Mga halimbawa: - ipadala ang draft - kumpirmahin ang tala ng kliyente - suriin ang pangalan ng file - tawagan ang lead pabalik Nakatulong ito sa akin na makakilos nang mas mabilis dahil hindi ako nag-aksaya ng lakas ng kaisipan sa pag-iisip kung saan magsisimula. Sa tingin ko ito ay isa sa mga pinakakapaki-pakinabang na gawi para sa daloy ng trabaho. Ang malinaw na mga susunod na hakbang ay nagpapaliit sa trabaho. Mas maliit na gawain ang nagagawa. Simple lang ang pananaw ko. Ang isang mas mahusay na daloy ng trabaho ay hindi palaging nagmumula sa isang malaking sistema. Malaki ang magagawa ng maliit na pagbabago kapag inalis nito ang alitan sa araw. Isang listahan. Isang punto ng pagsusuri. Isang malinaw na susunod na hakbang. Madalas sapat na iyon para ilipat ang trabaho mula sa masikip at magulo tungo sa kalmado at mapapamahalaan. Kung ang iyong araw ay buo ngunit ang iyong mga resulta ay tila manipis, doon ako magsisimula. Huwag muling itayo ang lahat nang sabay-sabay. Pumili ng isang maliit na ugali at panatilihin itong matatag. Iyan ay kung paano ko nakita ang tunay na pagbabago sa sarili kong trabaho, at ito ang dahilan kung bakit nagtitiwala pa rin ako sa maliliit na pag-aayos kaysa sa malalaking pangako.

Ang aking araw ay kadalasang naliligaw sa maliliit na paraan. Mabilis kong binuksan ang phone ko. Tinitingnan ko ang mga mensahe bago ako magkaroon ng plano. Umupo ako na may kasamang mahabang listahan ng gagawin, pagkatapos ay gumugol ako ng dalawampung minuto sa pagtitig dito. Pagsapit ng tanghali, pagod, nasa likod, at inis sa sarili ko. Alam kong hindi lang ako. Maraming tao ang hindi nangangailangan ng buong buhay na pag-reset. Kailangan nila ng mas magandang araw. Kailangan nila ng higit na pokus, kaunting ingay, at isang simpleng ritmo na maaari nilang talagang panatilihin. Yan ang gamit ko ngayon. Pinapanatili kong malinaw ang aking routine. Pinananatili kong maliit ang aking mga layunin upang matapos. Huminto ako sa pagsisikap na ayusin ang lahat nang sabay-sabay. Narito kung paano ko i-level up ang aking araw nang hindi mabigat. Magsisimula ako sa isang malinaw na panalo. Hindi ko hinihiling sa aking sarili na lutasin ang buong linggo bago mag-almusal. Nagtatanong ako ng mas maliit na tanong: Ano ang isang gawain na magpaparamdam sa ngayon na kapaki-pakinabang? Ilang araw itong tumutugon sa isang email ng kliyente. Ilang araw itong naglilinis ng aking mesa. Ilang araw ay sumusulat ito ng 300 salita bago ang iba pa. Kapag pumili ako ng isang malinaw na panalo, ang isip ko ay naaayos. Huminto ako sa pagtalbog sa pagitan ng mga gawain. Tumigil ako sa pagiging abala nang hindi umuusad. Pinoprotektahan ko ang unang oras. Ang unang oras na iyon ay humuhubog sa natitirang bahagi ng aking araw kaysa sa iniisip ng mga tao. Kung gagastusin ko ito sa social media, random na mensahe, at kalahating tapos na mga pag-iisip, ang aking focus ay nagiging manipis. Kung gagastusin ko ito sa isang kalmadong bloke ng trabaho, ang araw ay magiging mas maayos. Inilayo ko ang phone ko. Binuksan ko lang ang kailangan ko. Sinusulat ko ang unang gawain sa papel upang hindi ako mag-aksaya ng enerhiya sa pagpapasya kung ano ang susunod na gagawin. Ito ay mukhang simple dahil ito ay simple. Ginagalaw ko ang katawan ko, kahit konti. Hindi ko kailangan ng mahabang gym session para gumaan ang pakiramdam ko. Ang isang maikling lakad ay gumagana. Gumagana ang pag-stretching. Gumagana ang sampung push-up. Ang ilang minuto sa labas ay mabilis na makapagpabago ng aking kalooban. Naalala ko ang isang hapon na natigilan ako pagkatapos ng mahabang tawag. Naramdaman kong masikip ang aking ulo, at patuloy kong binubuksan muli ang parehong mga file nang hindi binabasa ang mga ito. Umalis ako sa upuan, naglakad sa paligid ng bloke, at bumalik na may malinaw na susunod na hakbang. Ang gawain ay hindi nagbago. Ang aking isip ay nagkaroon. Maraming nangyayari. Kumakain at umiinom ako na parang nirerespeto ko ang lakas ko. Kapag lumalampas ako ng tubig, matamlay ako. Kapag umaasa ako sa asukal at random na meryenda, bumababa ang atensyon ko. Hindi ko sinusubukan na maging perpekto. Panatilihin ko lang itong steady. Ang isang bote ng tubig sa aking mesa ay nakakatulong nang higit pa kaysa sa inaasahan ko. Ganoon din ang simpleng tanghalian. Bigas, itlog, manok, gulay, prutas. Walang magarbong. Mas gumagana ang utak ko kapag regular at madali ang mga pagkain ko. Tumigil ako sa pagpapanggap na kaya kong gawin ang lahat nang sabay-sabay. Ito ang isa sa pinakamalaking pagbabagong ginawa ko. Gumawa ako noon ng napakalaking listahan at pagkatapos ay sinisisi ko ang aking sarili kapag hindi ko ito natapos. Ngayon ay pinag-uuri ko ang aking trabaho sa tatlong bahagi: - dapat gawin ngayon - magandang gawin ngayon - makapaghintay Ang maliit na pagbabagong iyon ay nakakatipid sa akin ng maraming stress. Hindi ko na tinatrato ang bawat gawain na parang pareho ang bigat nito. Hindi ito. Kung bigyan ko ng pantay na espasyo ang lahat, mawawala ang thread. Kung pipiliin ko ang tamang gawain, gumagawa ako ng tunay na pag-unlad. Gumagamit ako ng mga maikling pahinga sa layunin. Ang pahinga ay hindi isang gantimpala pagkatapos lamang ng isang mahirap na araw. Ito ay bahagi ng araw. Bumangon ako pagkatapos ng isang bloke ng trabaho. Umiwas ako ng tingin sa screen. huminga ako. Iniunat ko ang aking likod at balikat. Hinayaan kong ipahinga ang mata ko. Kung patuloy akong magtutulak nang walang tigil, maingay ang aking trabaho. Binasa ko ulit ang parehong linya. Gumagawa ako ng maliliit na pagkakamali. Nadidismaya ako sa walang magandang dahilan. Ang mga maikling pahinga ay tumutulong sa akin na manatiling matatag. Pinipigilan nilang maging magulo ang araw. Tinatapos ko ang araw sa isang mabilis na pagsusuri. Ayokong magsimula ang bukas sa kalituhan, kaya gumugol ako ng dalawang minuto sa pagtatanong sa aking sarili: Ano ang natapos ko? Ano ang kailangan pang pansinin? Ano ang susunod kong sisimulan? Tama na yan. Hindi ako nagsusulat ng mahabang ulat sa aking sarili. Nag-iiwan lang ako ng malinaw na landas. Kapag umupo ako kinabukasan, alam ko kung saan magsisimula. Nakakatipid iyon ng enerhiya bago pa man magsimula ang umaga. Binibigyan ko rin ng kredito ang aking sarili para sa tunay na pag-unlad. Ang bahaging ito ay mahalaga. Napapansin lang ng maraming tao kung ano ang na-miss nila. Ginawa ko din yan dati. Tatapusin ko ang isang malakas na araw at nakatuon pa rin sa isang gawain na hindi ko ginalaw. Ngayon ay tinitingnan ko kung ano ang natapos ko. Isang tawag ang bumalik. Isang pahinang nakasulat. Isang silid na nilinis. Isang mahirap na mensahe ang ipinadala. Ang mga iyon ay hindi maliliit na bagay kapag sila ay bumuo ng isang mas mahusay na ritmo. Ang isang magandang araw ay hindi kailangang magmukhang perpekto. Kailangan nito ng malinis na simula, isang malinaw na target, at isang bilis na maaari kong panatilihin. Yan ang pananaw ko ngayon. Hindi ako naghahabol ng walang kamali-mali na iskedyul. Bumubuo ako ng isang araw na sa tingin ko ay sapat na upang ulitin. Kung hindi maganda ang aking umaga, nire-reset ko ang isang gawain. Kung dumulas ang focus ko, maglalakad ako ng konti. Kung masyadong lumaki ang listahan ko, binabawasan ko ito. Kung bumababa ang aking enerhiya, bumalik ako sa mga simpleng gawi. Ganyan ako nag-level up ng araw ko. Hindi sa pressure. Hindi sa ingay. Sa maliliit na pagpipilian na makakatulong sa akin na manatiling malinaw, mahinahon, at handang lumipat.

Akala ko noon, ang mahirap na trabaho ay kailangang makaramdam ng hirap. Ang aking desk ay mapupuno ng mga tala, tab, mensahe, at kalahating tapos na mga plano. Tinitingnan ko ang lahat nang sabay-sabay at pakiramdam ko ay hindi pa ako nagsimula. Ang gawain ay hindi palaging malaki. Ang pressure noon. Simple lang ang nagbago sa akin. Huminto ako sa pagtatanong, "Paano ko ito gagawin nang mabilis?" Nagsimula akong magtanong, "Paano ko ito gagawing mas madaling magsimula?" Binago ng shift na iyon ang paraan ng pagtatrabaho ko. Hinahati ko ang gawain sa maliliit na piraso Ang isang gawain ay parang mabigat kapag mukhang napakalaki. Hindi ako nagsusulat ng "finish project." Sinusulat ko ang susunod na hakbang. Mga halimbawa: - tumugon sa tatlong email ng kliyente - buksan ang ulat at isulat ang unang dalawang linya - pagbukud-bukurin ang mga larawan bago i-edit - ilista ang mga punto para sa pagpupulong Dahil dito ang gawain ay mukhang tao. Kaya kong harapin. pwede na akong magsimula. Tinatanggal ko ang maliliit na blocker bago ako magsimula Maraming stress ang nagmumula sa maliliit na pagkaantala. Nawawala ang charger ko. Ang file ay nakabaon sa mga folder. Ang mga tala ay nasa isip ko pa rin. Ang aking desk ay sapat na magulo upang ma-distract ako. Inaayos ko muna yung maliliit na bagay. Kung kailangan kong magsulat, binubuksan ko ang dokumento at inilalagay ang pananaliksik sa tabi nito. Kung kailangan kong tumawag, pinapanatili kong naka-charge ang telepono at nakahanda ang listahan ng contact. Kung kailangan kong maglinis, nagtatabi ako ng isang bag para sa basura at isang kahon para sa mga bagay na itatago. Wala sa mga ito ang nararamdamang dramatiko. Ginagawa lang nitong mas madali ang susunod na hakbang. Gumagamit ako ng isang mahirap na gawain at isang magaan na gawain Kapag ang bawat gawain ay mabigat, nag-freeze ako. Natuto akong maghalo ng load. Madalas ganito ang aking araw: - isang gawain na nangangailangan ng pagtuon - isang gawain na simple at mabilis - isang gawain na nagdudulot ng maliit na panalo Isang tunay na halimbawa: Minsan ay nagkaroon ako ng ulat sa pagbebenta, isang stack ng mga tugon ng customer, at isang magulo na inbox. Nagsimula ako sa outline ng ulat, sumagot ng limang email, pagkatapos ay ni-clear ko ang inbox ng isang folder sa isang pagkakataon. Ang trabaho ay nangangailangan pa rin ng pagsisikap, ngunit ito ay tumigil sa pakiramdam na parang isang pader. Binibigyan ko ang aking sarili ng malinaw na simula Ang isang blangkong pahina ay maaaring maging mas mahirap kaysa sa gawain mismo. Gumagamit ako ng panimulang linya. Sinasabi ko sa aking sarili: - magsulat ng sampung minuto - linisin ang isang istante - basahin ang isang pahina - gumawa ng isang tawag Ang maikling pagsisimula ay nagpapababa ng presyon. Kadalasan, nagpapatuloy ako pagkatapos kong magsimula. Kung hindi, inilipat ko pa rin ang gawain. Binibigyan ko ng puwang ang mga pagkakamaling dati kong hinihintay hanggang sa maramdaman kong handa na ako. Naging mas mabagal ang lahat. Ngayon hinahayaan kong umiral ang isang magaspang na unang draft. Hinayaan kong maging malinaw ang unang bersyon. Hinayaan kong maging magulo ang unang pagtatangka. Hindi ibig sabihin na gumagawa ako ng walang ingat na trabaho. Nangangahulugan ito na nag-iiwan ako ng puwang para sa pagpapabuti. Maaaring i-edit ang isang mensahe. Maaaring ayusin ang isang plano. Maaaring muling isulat ang isang draft. Ang isang gawain ay hindi kailangang magmukhang perpekto sa simula. Isaisip ko ang isang simpleng tuntunin Kung mahirap ang isang gawain, nagtatanong ako ng isang tanong: "Ano ang maaari kong gawing mas maliit?" Ang tanong na iyon ay nakakatulong sa akin sa trabaho, mga gawain sa bahay, pag-aaral, at mga gawain ng kliyente. Ito ay gumagana tulad nito: - masyadong maraming mga email → tumugon sa pinaka-kagyat na tatlo - masyadong maraming paglilinis → i-clear ang isang sulok - masyadong maraming pagsulat → isulat ang pambungad na talata - masyadong maraming mga pagpipilian → piliin ang susunod na pinakamahusay na hakbang Maliit na hakbang ay hindi alisin ang trabaho. Ginagawa nilang mas madaling dalhin. Nalaman ko na ang mas madaling gawain ay hindi mahinang gawain. Ang mga ito ay mga gawaing may kaunting alitan, kaunting ingay, at kaunting takot sa kanilang paligid. Iyan ang sinusubukan kong itayo araw-araw. Hindi ko hinihintay na maging madali ang trabaho sa sarili ko. Ginagawa kong madali ang magsimula, madaling makita, at madaling tapusin ang isang bahagi sa isang pagkakataon. Mayroon kaming malawak na karanasan sa Larangan ng Industriya. Makipag-ugnayan sa amin para sa propesyonal na payo:Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Peter F. Drucker 2008 The Effective Executive Cal Newport 2016 Deep Work James Clear 2018 Atomic Habits David Allen 2001 Getting Things Done Charles Duhigg 2012 The Power of Habit Leo Babauta 2013 The Power of less