Hinahayaan ko noon ang mga papel na nakatambak sa mesa ko. Mga singil, mga form ng paaralan, mga resibo, mga tala, mga slip ng warranty, mga medikal na papeles. Sinabi ko sa sarili ko na aayusin ko sila mamaya. Nang maglaon ay patuloy na naging gulo sa mesa, sa isang drawer, at sa loob ng mga random na folder na hindi tumugma sa kailangan ko. Kapag kailangan kong makahanap ng isang form, ginugol ko ang labis na linggo sa paghahanap sa halip na magtrabaho. Binago ng binder na ito para sa akin. Nag-iingat ako ng isang seksyon para sa mga bayarin, isa para sa mga papeles sa bahay, isa para sa mga resibo, isa para sa mahahalagang talaan, at isa para sa mga papel na kailangan kong hawakan sa lalong madaling panahon. I-slide ko ang bawat bagong sheet sa tamang lugar sa sandaling ito ay pumasok. Hindi ako gumagawa ng isang pile. Hindi ko iniiwan ang mga papel na maluwag. Hindi ko na kailangang hulaan kung saan ako naglagay ng kahit ano. Ang higit na nakakatulong sa akin ay kung gaano kadali ang pakiramdam ng system. - Inaayos ko ang mga papel sa araw na makuha ko ang mga ito. - Pinagsasama-sama ko ang mga katulad na papel. - Gumagamit ako ng malinaw na mga label. - Tinatanggal ko ang mga lumang pahina kapag hindi na kailangan. - Sinusuri ko ang binder isang beses bawat linggo. Isang maliit na halimbawa ang naging malinaw para sa akin. Kailangan ko ng school form habang nagluluto ako ng hapunan. Dati, bubuksan ko sana ang mga drawer, magchecheck ng mga bag, at maglilipat ng mga papel sa counter. Sa pagkakataong ito ay binuksan ko ang binder at nakita ko kaagad ang form. Iyon ay nagligtas sa akin ng stress, at pinigilan nito ang aking kusina na maging isang tambak ng papel. May iba din akong napansin. Nang nasa isang lugar ang mga papel ko, mas naging kalmado ang pakiramdam ko. Huminto ako sa muling pagbabasa ng parehong stack. Huminto ako sa pagbili ng mga karagdagang folder na hindi ko kailangan. Huminto ako sa pagkawala ng maliliit na bagay na tila laging nawawala sa pinakamasamang sandali. Kung ang iyong mesa ay parang sa akin dati, magsisimula ako sa maliit. Maglagay ng isang binder malapit sa iyong mail spot. Bigyan ang bawat seksyon ng isang malinaw na paggamit. Panatilihing malinaw ang system. Iyon ang nagtrabaho para sa akin, at ginawa nitong mas madaling pangasiwaan ang pang-araw-araw na gawaing papel. Kumuha pa ako ng mga papel. Hindi nagbago ang bahaging iyon. Ang nagbago ay ang paraan ng pakikitungo ko sa kanila.
Dati nawawalan ako ng track sa mga papeles sa lahat ng oras. Ang isang resibo ay dumulas sa ilalim ng aking notebook. Ang isang client form ay uupo sa aking mesa. Ang isang tala mula sa isang pulong ay magtatago sa loob ng isa pang folder. Sa pagtatapos ng araw, mayroon akong isang stack ng mga maluwag na sheet, at hindi ko pa rin mahanap ang kailangan ko nang mabilis. Ang ganitong uri ng gulo ay nagpapabagal sa trabaho. Nakakadagdag din ng stress. Umupo ako roon, binubuksan ang isang drawer pagkatapos ng isa, sinusubukang alalahanin kung saan ko inilagay ang bawat pahina. Kung nagtatrabaho ka sa mga file, mga tala, mga invoice, mga papeles sa paaralan, o mga sheet ng proyekto, malamang na alam mo ang pakiramdam na iyon. Binago ng binder na ito ang paraan ng paghawak ko ng papel. Gusto ko ito dahil kaya kong itago ang lahat sa isang lugar. Hindi ko kailangang ikalat ang mga dokumento sa mesa. Hindi ko na kailangang hulaan kung saan ako nag-iwan ng form. Binuksan ko ang binder, lumiko sa kanang bahagi, at patuloy na gumagalaw. Ang higit na nakakatulong sa akin ay ang malinaw na layout. Maaari kong hatiin ang binder ayon sa gawain, kliyente, buwan, o proyekto. Malaki ang pagkakaiba niyan kapag naging abala ang araw ko. Gumagamit ako ng mga tab divider, plastic sleeve, at simpleng label. Ang bawat bahagi ay may trabaho. Walang nararamdamang random. Narito kung paano ko ito ginagamit: - Naglalagay ako ng mga aktibong papel sa harap - Naglalagay ako ng mga lumang tala sa likod na seksyon - Nag-iimbak ako ng mga invoice sa isang divider - Naglalagay ako ng mga tala sa pagpupulong sa isa pang divider - Nagdaragdag ako ng maliit na pahina ng checklist sa harap. Gusto ko rin kung gaano kadali mag-update. Kung kukuha ako ng bagong papel, hindi ko kailangan ng bagong folder o bagong sistema. Ilalagay ko lang ito sa tamang seksyon. Kung matatapos ang isang proyekto, ililipat ko ang mga pahinang iyon sa likod. Ang aking mesa ay nananatiling mas malinis, at ang aking isip ay hindi gaanong masikip. Naaalala ko ang isang linggo nang kailangan kong maghanda ng mga dokumento para sa pagbisita ng kliyente. Bago ako gumamit ng binder, matagal na sana akong naghanap. Isang papel ang nasa bag ko. Isa pa ang nasa mesa ko. Ang ikatlo ay nasa loob ng isang random na folder. Sa linggong iyon, inipon ko ang lahat sa binder noong nakaraang gabi. Inilagay ko ang quote sheet, mga tala, at follow-up na pahina sa isang seksyon. Kinaumagahan, nakita ko kaagad ang bawat papel. Pumasok ako sa pulong nang may kaunting stress at higit na kontrol. Iyan ang gusto ko mula sa isang tool sa pag-file. Hindi ko kailangan ng dagdag na ingay. Hindi ko kailangan ng isang sistema na mukhang maganda ngunit nagpapabagal sa akin. Gusto ko ng malinaw, simple, at madaling gamitin araw-araw. Binibigyan ako ng binder na ito. Ito ay mahusay na gumagana para sa maraming uri ng trabaho: - Mga gawain sa opisina - Mga tala sa bahay - Mga papeles sa paaralan - Mga file ng maliliit na negosyo - Mga tala ng proyekto Sa tingin ko ang tunay na halaga ay hindi lamang imbakan. Ito ang ugali na nabubuo nito. Kapag mayroon akong isang lugar para sa aking mga papeles, nananatili akong mas organisado nang hindi nagsusumikap. Mas maganda ang mesa ko. Mas makinis ang pakiramdam ko. Gumugugol ako ng mas kaunting oras sa paghahanap at mas maraming oras sa paggawa ng mga bagay. Kung patuloy na magtambak ang iyong mga papel, magsisimula ako sa isang binder at ilang divider. Panatilihin itong basic. Bigyan ng malinaw na trabaho ang bawat seksyon. Gamitin ito araw-araw, kahit na para sa maliliit na papel. Iyon ang bahaging higit na nakakatulong. Nakita ko kung paano magagawa ng isang simpleng binder ang isang magulo na stack sa isang sistemang mapagkakatiwalaan ko. Hindi kailangang maging magarbo. Kailangan lang itong gumana kapag naabot ko ito.
Nawawalan ako ng oras bawat linggo sa pangangaso para sa mga form sa paaralan, mga bayarin, mga resibo, at mga tala. Mukhang abala ang aking mesa, ngunit ang aking trabaho ay mabagal. Dalawang beses kong na-print ang parehong file. Nakaligtaan ko ang maliliit na deadline. Ginugol ko ang mga gabi sa paghuhukay sa mga tambak na papel, at iyon ang nagpapagod sa akin nang higit pa kaysa sa trabaho mismo. Pagkatapos ay nagsimula akong gumamit ng isang panali bilang aking hub ng papel. Itinago ko ito sa aking mesa at binigyan ito ng malinaw na mga seksyon: mga bayarin, mga gawain sa bahay, mga tala sa trabaho, mga resibo, at mga papeles na nangangailangan pa ng aksyon. Nagdagdag ako ng front page para sa mga gawain na kailangan kong suriin sa ibang pagkakataon. Ang maliit na pagbabagong iyon ay nagpagaan sa aking gawain. Tumigil ako sa pagtatanong, "Saan ko inilagay iyon?" Ang aking panuntunan ay napaka-simple. Kung ang isang papel ay nangangailangan ng pansin, inilalagay ko ito sa binder sa parehong araw. Kung tapos na ito, ililipat ko ito sa isang bulsa ng archive. Kung kailangan kong mag-follow up, magsusulat ako ng isang maikling tala sa tabi nito. Ang aking utility bill, ang form sa paaralan ng aking anak, at ang aking mga paalala sa invoice ay nananatili na sa isang lugar. Gumugugol ako ng mas kaunting oras sa paghahanap at mas maraming oras sa paggawa ng totoong trabaho. Ang isang kaibigan ko ay nagpapatakbo ng isang maliit na online na tindahan mula sa kanyang mesa sa kusina. Dati niyang itinatago ang mga resibo ng supplier sa mga drawer, bag, at random na folder sa kanyang laptop. Sa panahon ng buwis, nagpuyat siya sa pagsisikap na pagsama-samahin ang lahat. Pagkatapos niyang magsimulang gumamit ng binder na may label na mga tab, nakakita siya ng mga resibo sa mga segundo sa halip na mga minuto. Sinabi niya sa akin na ang pinakamalaking pagbabago ay hindi ang stack ng papel. Iyon ang kalmadong naramdaman niya kapag may lugar ang lahat. Gusto ko ang sistemang ito dahil akma ito sa totoong buhay. Nakakatulong ito sa mga magulang na subaybayan ang mga abiso sa paaralan. Tinutulungan nito ang mga mag-aaral na panatilihing magkasama ang mga papel ng klase. Nakakatulong ito sa sinumang nagnanais ng mas malinis na mesa at mas kaunting nawawalang mga item. Ang isang binder ay hindi gumagawa ng trabaho para sa akin. Ginagawa nitong madaling makita ang susunod na hakbang. Mahalaga iyon sa isang buong araw. Sa sarili kong gawain, nabawi ko ang halos limang oras sa isang linggo na dati kong natatalo sa paghahanap, pag-uuri, at pag-uulit ng mga gawain. Hindi iyon magic. Ito ay nagmula sa mas kaunting alitan at mas kaunting mga abala. Kapag mabilis kong nahanap ang tamang pahina, nananatili ang aking pagtuon sa gawain, hindi sa tambak. Tinatanggap namin ang iyong mga katanungan: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
Emily Carter 2021 Pag-streamline ng Mga Sistema sa Pag-file ng Bahay gamit ang mga Binder Michael Turner 2022 Pagbabawas ng Kalat sa Mesa sa Pamamagitan ng Simpleng Organisasyon ng Papel Sarah Bennett 2023 Mga Praktikal na Paraan para sa Pamamahala ng Mga Resibo ng Mga Bill at Form ng Paaralan David Collins 2020 Pagpapahusay ng Efficiency sa Lugar ng Trabaho gamit ang Mga Sistema sa Pag-file ng Papel Laura Mitchell na Nag-organisa ng Opisina ng Calm24 at James Anderson na Nag-organisa ng Tahanan ng Calm24 2021 Time Saving Strategy para sa Pang-araw-araw na Pamamahala ng Dokumento
